Orde op zaken met Communication Workflow powered by SharePoint

Binnenkomende en verzonden mails, in- en uitgaande brieven, offertes, handleidingen, bedrijfspresentaties, projectplannen, contactgegevens, telefoontjes, foto’s, klantgegevens,… Vele ondernemingen hebben amper nog vat op de informatiestromen die dagelijks de werkvloer overspoelen. EuroSys ontwikkelde de Communication Workflow powered by MS SharePoint om structuur te brengen in deze informatiechaos.

Een andere koers

De gekende mappenstructuur in Windows Verkenner – doorheen de jaren spontaan gegroeid om documenten te bewaren en te delen - voldoet niet langer. Belangrijke bestanden gaan verloren, zoektochten leiden tot niets, adreslijsten zitten versnipperd, dringende taken ontsnappen aan de aandacht, voorbijgestreefde bestandsversies duiken opnieuw op, voor het netwerk belastende e-mails vliegen overmatig heen en weer,… Een bedrijf dat efficiënt wilt werken, vaart resoluut een andere koers.

Centraal informatieplatform

MS SharePoint – uitgebreid met de Communication Workflow – biedt een centrale informatiebibliotheek waar uw medewerkers informatie uit verschillende kanalen verzamelen, verwerken, gebruiken, delen en archiveren. Dit alles vindt plaats in een eenvoudige en gebruiksvriendelijke intranetomgeving, opgebouwd volgens het principe van webpagina’s en sterk geïntegreerd met MS Office. Aan de hand van de inloggegevens krijgt elke afdeling, dienst of individu een gepersonaliseerd dashboard met de informatie die voor hem of haar relevantie heeft. Persoonlijke taken worden gesynchroniseerd met Outlook. Gebruiksrechten stelt u eenvoudig in tot op documentniveau. Dankzij de extra kenmerkgegevens die uw medewerkers aan de bestanden toevoegen, de handige zoekfunctie en de mogelijkheid om filters te plaatsen, vindt u elk document in een handomdraai terug. Eenmaal weg van kantoor raadpleegt u de informatie beveiligd via internet. Indien gewenst zet u gegevens eenvoudig over op uw offline laptop of PDA.

Vlot samenwerken

Het centrale informatieplatform vormt de solide basis voor een verdere modulaire uitbouw. Zo kan u binnen SharePoint afgeschermde dynamischewerkruimtes opzetten waar een groepje medewerkers – al dan niet aangevuld met leveranciers, klanten,… - samenwerkt voor de realisatie van een project. Het team deelt volgens eigen inzichten werkdocumenten, foto’s, een projectagenda, planningen, mails, taken,… Ook het opstellen van documentwerkstromen behoort tot de vele mogelijkheden. U bepaalt welke weg bepaalde documenten – bijvoorbeeld een offerte - moeten afleggen voor bijvoorbeeld goedkeuring en verzending. Daarnaast staat dit informatieplatform open voor eigen ontwikkelingen, datakoppelingen, integratie met ERP-software,….

Communication Workflow

EuroSys stelt – als eigen aanvulling op SharePoint - Communication Workflow voor. Naast een klare visie op hoe SharePoint de productiviteit in uw onderneming verhoogt, omvat Communication Workflow ook de zelf ontwikkelde plug-ins Send-to-SharePoint en Scan-to-SharePoint. Deze twee tools versterken de kracht van SharePoint door de aanvoer van bestanden drastisch te vereenvoudigen. Send-to-SharePoint laat toe om met één muisklik e-mails of bijlagen vanuit Outlook te verhuizen naar de juiste plaats in de centrale documentbibliotheek van SharePoint. Scan-to-SharePoint biedt dezelfde functionaliteit, maar dan voor scanners en multifunctionals.

Lage instap

SharePoint en Communication Workflow hebben een lage instapkost, wat de toepassing haalbaar maakt voor elke onderneming. Onze ervaren business consultants staan garant voor een feilloze implementatie en opleiding van uw medewerkers. Wij hebben een erkenning als opleiding- en adviesverstrekker voor de KMO-portefeuille, waardoor u maximaal geniet van subsidies.

De functionaliteiten en mogelijkheden met betrekking tot de Communication Workflow in het kort samengevat:

• Centraal beheer van klant en leveranciersgegevens
• Projectmatig samenwerken
• Informatieplatform voor afdelingen
• Eenvoudig toegang verlenen
• Informatie offline beschikbaar
• Document werkstroom
• Gepersonaliseerde (e-)mailings
• Informatie archiveren
• Efficiënte lead opvolging
• Opleiding & Consultancy

Lees meer in de volledige brochure van Communication Workflow 2012 powered by Sharepoint