Varel Alarm schakelt over naar “The cloud” voor mail en documentenbeheer.

Na advies en onder begeleiding van EuroSys schakelde Varel Alarm afgelopen zomer over op Google Apps for Business voor het volledige mailverkeer en gedeeld documentenbeheer. Zaakvoerder Victor Lekanne blikt na enkele maanden werken ‘in the cloud’ tevreden terug op de ommezwaai. “De snelheid ligt boven verwachting hoog, ook over de beveiliging maak ik me geen zorgen. Alle nodige connecties verlopen perfect. En dit alles met dank aan EuroSys.”Al veertig jaar specialiseert Varel Alarm zich in elektronische beveiliging. Zaakvoerder Victor Lekanne: “Van een gewone woning tot een volledige industriesite, wij ontwikkelen, installeren en onderhouden alle alarm- en camerasystemen, branddetectie en toegangscontrole. Vanuit onze vestigingen in Hasselt, Leuven, Geel, Luik en Overpelt bedienen we heel Limburg, Vlaams-Brabant en de Kempen.”

“Google Apps for Business is 100% bedrijfszeker én volledig dummy proof”.

Technici op de baan
Dagelijks heeft Varel Alarm zeventien gespecialiseerde field engineers op de baan. “Zij moeten vanuit hun voertuig vlot de nodige bedrijfsdocumenten of technische fiches kunnen opvragen, ook mobiel mailen is voor hen onmisbaar.” Tot voor kort beschikte Varel Alarm over een eigen mailserver. “Via een VPN-verbinding stelden onze buitenmensen zich in verbinding met onze server. Deze voorbijgestreefde werkwijze vroeg veel onderhoud, verliep traag en gaf weinig flexibiliteit. Dat moest beter kunnen.”

Mails in the cloud
Varel Alarm schakelde EuroSys in voor advies. “Zij stelden Google Apps for Business voor, waarbij het volledige mailgebeuren in the cloud zou komen te staan.” Met de intrede van Gmail verdween meteen de interne mailserver, alvast één zorg minder voor het bedrijf. Victor Lekanne: “Elke individuele mailbox behield z’n originele naam en kreeg een capaciteit van 25GB. Bovendien bewaart Google een verwijderde mail nog vele jaren. Omdat je samenwerkt met een wereldbedrijf, vertrouw ik volledig op hun beveiliging. Zij kunnen zich geen risico’s permitteren.” Voor de mensen op kantoor veranderde er niets. “Zij bleven gewoon werken met Outlook, de synchronisatie met Gmail verloopt -dankzij de overschakeling door EuroSys - perfect. Je hebt niet de indruk dat alles verloopt via het internet, het snelheidsverschil met het vroegere mailbeheer via ons eigen netwerk is minimaal.”

Agenda en documenten
Naast mailen zocht Varel Alarm een efficiënte oplossing voor het mobiel delen van documenten. “Met Google Documenten creëerden we een van overval bereikbare verzamelplaats waar de buitenmensen alle nodige technische informatie vinden. Als ze willen, kunnen ze online de ingebouwde tekstverwerker en de rekenbladen gebruiken.” Een volgende Google App die Varel Alarm invoerde, heet Google Agenda. “Ook hier synchroniseerde EuroSys zoals het moet. Bovendien valt het gebruiksgemak meteen op. Alles wat Google uitbrengt, is dummy proof.”

Google Sites
Via Google Sites ontwikkelde Varel Alarm een eigen startpagina voor de verschillende Google Apps for Business. “Alle medewerkers hebben deze ingesteld als homepagina in hun browser. Van hieruit kunnen ze elke Google App eenvoudig bereiken. Op termijn laten we deze pagina uitgroeien tot een echt intranet. Ook voor de nodige opleidingen doen we beroep op EuroSys.” Victor Lekanne ziet nog verdere mogelijkheden in Google Apps for Business. “Met Picasa hebben ze een efficiënte oplossing voor het beheer en delen van foto’s. Google Talk geeft dan weer de mogelijkheid om binnen het bedrijf te chatten. In de toekomst bekijken we rustig welke Google Apps for Business onderdelen we nog kunnen gebruiken. Google verbetert continu de Apps en biedt voortdurend nieuwe dingen aan.”

Vlotte overschakeling
Voor de volledige overschakeling en de basisconfiguratie vertrouwde Varel Alarm op EuroSys. “Voor ons verliep alles vlekkeloos, EuroSys nam het volledige werk op zich”, vertelt Victor Lekanne. “Geen enkele mail ging verloren, na enkele dagen werkte iedereen vlot op het nieuwe systeem. Vooral de complete integratie met Outlook hebben ze prima gedaan. Tussen het eerste advies en de uitvoering lagen slechts enkele weken. EuroSys weet van aanpakken, iets wat ik persoonlijk enorm waardeer!”