Zaakvoerder Erwin Schreurs vertelt wat de aanleiding was van de overstap naar de cloud: “Onze on-premises servers waren weer end-of-life. Dat gebeurde om de 5 à 6 jaar en elke keer vroegen we ons af of we nog wel zouden investeren in nieuwe servers. Tot voor kort kozen we er altijd voor om dat te doen. Maar deze keer vroegen we advies aan VanRoey. Zo zijn we naar Microsoft 365 gaan kijken. Voor onze e-mails werkten we al via Office 365, dus we kenden het product al wel. En dan heeft VanRoey 2 voorstellen uitgewerkt. Eén zoals we gewoon zijn, een re-invest van onze servers en één wat het zou betekenen als we alles naar de cloud zouden brengen via Microsoft 365.”

Voordelen cloud

De overstap naar de cloud had veel voordelen voor Buromas. Erwin Schreurs somt ze op: “Het is een toekomstgerichte technologie die weinig onderhoud vergt. Bovendien was de kost van Microsoft 365 lager dan de investering en het onderhoud van de servers hier on-premises. En de kost is ook voorspelbaar. Het is een maandelijks bedrag dat in principe hetzelfde blijft. En we hebben geen fluctuerende investeringskost. Wat ook een belangrijke factor voor ons was, was het voordeel naar de beveiliging van systemen en data toe. Het wordt steeds moeilijker en duurder als je dat telkens zelf moet doen en daar zelf in moet investeren. Nu profiteren wij van de kennis van Microsoft zelf en van VanRoey, die nu ook gemakkelijker ons systeem in het oog kan houden.

Als bijkomend voordeel hebben we een beter overzicht van onze ongestructureerde data. Na 30 jaar was het aantal bestanden wat op onze file servers stond enorm gegroeid. Nu we daarmee ook naar de Cloud zijn gegaan, was het een stuk gemakkelijker om die terug te vinden en te gebruiken. Zeker nu in coronatijden is het een voordeel geweest dat we op verplaatsing konden werken en toch aan onze ongestructureerde data konden.” Dankzij de overstap naar Microsoft 365 kreeg Buromas er ook een aantal communicatiemiddelen bij. De keuze was dus snel gemaakt.

Vlotte migratie door straffe engineer

De migratie naar de cloud verliep vlot. Dat had Erwin Schreurs niet verwacht: “We waren wel een beetje ongerust over die migratie. Naar ons aanvoelen was dat een grote technologische stap. We vreesden voor een leercurve bij de medewerkers en onbeschikbaarheden tijdens de migratie. Maar dat is allemaal prima meegevallen. Onze medewerkers hebben continu kunnen doorwerken. En er was nauwelijks een leercurve. Achteraf bleek het systeem ook te doen wat beloofd was. Dus dat is quasi perfect verlopen.”

“Bovendien waren we onder de indruk van de engineer die de migratie kwam uitvoeren. Hij had enorm veel kennis over de cloud van Microsoft, maar ook over het proces om een migratie uit te voeren. Er is op geen enkel moment iets misgelopen of iets gebeurd wat niet hoorde te gebeuren. En kleine ad hoc issues bij zaken waar wij op voorhand niet aan gedacht hadden, werden onmiddellijk opgelost. Niet alleen zijn kennisniveau lag enorm hoog, ook de manier van communiceren met ons en met alle medewerkers was top. Dat viel me echt in positieve zin op. Hoe rustig en kalm en beheerst hij dat aanpakte. Dat was echt een succesverhaal”, vertelt Erwin nog.

Handige functionaliteiten in deze vreemde tijden

Nu de migratie achter de rug is, kunnen Erwin en zijn medewerkers volop aan de slag met Microsoft 365. “Het leuke aan de migratie is dat wat vroeger werkte, nu nog werkt. Alleen een stuk makkelijker. En er is veel potentiële functionaliteit bijgekomen die wij nu op ons eigen ritme kunnen ontdekken. Ik denk dan bijvoorbeeld aan SharePoint. Teams is ondertussen al wel goed ingeburgerd.

Nu, sinds die coronacrisis gebruiken we het zelfs als we met elkaar communiceren terwijl we in dezelfde ruimte zitten. Vroeger gingen we naast elkaar zitten om op hetzelfde scherm te kijken. Nu blijft iedereen achter zijn eigen bureau zitten, ook al zitten we fysiek soms maar 3 meter van elkaar af. Ook met externen gebruiken we Teams. En zelfs met partners die zelf geen Teams hebben, maar die via onze Teams kunnen communiceren met ons.”

Jarenlange samenwerking met VanRoey

Buromas rekent al 15 jaar op VanRoey voor hun systeemonderhoud. Daarvoor waren ze ook al klant, maar meer in de aankoop van hardware en software. Erwin legt uit waarom ze voor ons kozen: “VanRoey is een lokaal bedrijf, net zoals wij. Balen valt net in de provincie Antwerpen, maar eigenlijk zijn wij ook Limburgers. En dat gaf een verbondenheid. Wij hebben VanRoey een kans gegeven en dat is altijd goed verlopen. Er is nooit een aanleiding geweest om op zoek te gaan naar een andere partner. Wij hebben in die periode van 15 jaar slechts 3 techniekers gehad. Eén daarvan is nu trouwens onze account manager. Hij kent Buromas door en door.

Wat mij ook opvalt, met mijn achtergrond in de IT-wereld, is dat ze bij VanRoey niet alleen techneuten zijn, maar ook meedenken met de onderneming. Met wat Buromas is en hoe wij werken. In de IT-wereld is het niet gebruikelijk dat mensen én goeie IT’ers zijn én zich ook nog kunnen inleven in de business zelf en in de noden die wij als ondernemers hebben. VanRoey doet die combinatie slagen.”

“We zijn een kleiner bedrijf en we hebben niet de mogelijkheden om een IT-dienst uit te bouwen met alle competenties die wij nodig hebben. Dat is simpelweg niet haalbaar voor ons. In dat opzicht is VanRoey een goede partner omwille van die makkelijke bereikbaarheid en communicatie. VanRoey is een professioneel bedrijf, maar zij zijn geen mastodont waar wij een nummertje zijn. Als ik bel, dan weten ze wie wij zijn. Ik merk dat ze de technologie en de evoluties goed volgen. De producten die ze verkopen, gebruiken ze ook zelf intern in het bedrijf. Ze zijn meer een partner voor ons dan een leverancier van hardware of software,” besluit de zaakvoerder.