Hoe kies ik de beste zakelijke printer voor mijn bedrijf?

Met deze gids willen we u wegwijs maken in de vele opties bij de aanschaf van een zakelijke printer. Hoewel we een evolutie zien naar het beperken van inkt- en papierverbruik, blijft de printer namelijk een centrale rol spelen in de bedrijfsvoering. Afhankelijk van de grootte van uw onderneming, het aantal gebruikers, uw activiteiten en het aantal toestellen, is de ene printer beter geschikt dan de andere. Hieronder vindt u een handige leidraad die u zal helpen bij het maken van de beste keuze. Zo haalt u het grootste rendement en de beste resultaten. Nog vragen? We geven u graag alle antwoorden en begeleiding op maat.

---

Inhoud

Een printer kiezen

• Waarmee moet ik rekening houden?
• Uit welke opties kan ik kiezen?
• Hoeveel verbruikt de printer?
• Welke impact heeft dit op uw ecologische voetafdruk?
• Moet ik veilig kunnen printen?

De aanschaf: kosten en mogelijkheden  

• ​Kopen of kosten spreiden? 
• Wat zijn de voordelen van een all-in servicecontract? 
• Wat kost een afdruk voor mijn bedrijf?

Aftersales

• Wat als de printer stuk is of niet goed meer werkt?
• Hoe vaak moet ik de inkt of de toner vervangen?
• Hoe vaak moet het papier bijgevuld worden?
• Krijg ik een melding als de inkt/toner op is?

Hoe kan EuroSys helpen?

• Welke meerwaarde biedt EuroSys?

---

Een zakelijke printer kiezen

Waarmee moet ik rekening houden?

U bent op zoek naar een printer voor professioneel gebruik maar u weet niet waarop u uw selectie moet baseren? Om uw keuze optimaal af te stemmen op de situatie in uw bedrijf, houdt u best rekening met een aantal factoren

Waarvoor wordt de printer gebruikt?

Wat voor documenten zal de printer (vooral) moeten afdrukken? Misschien hebt u niet alle kleuren, papiersoorten en -formaten nodig en volstaat een eenvoudig zwart-wit toestel. Door vooraf goed te overwegen op welke manier u de printer zult gebruiken, kunt u bepalen welk toestel financieel het meest voordelig is.

Hoeveel afdrukken maak ik gemiddeld per maand?

Een zakelijke printer kiest u niet alleen in functie van het gebruik – het soort documenten – maar ook op basis van uw verbruik: het aantal afdrukken. U wilt uiteraard niet dat de gebruikers elke dag tijd verliezen doordat ze voortdurend de papierlade moeten bijvullen. 

Eén toestel of meerdere?

Een grote, snelle printer met veel opties is ook veel zuiniger in verbruik en onderhoud. Voor bedrijven ligt het dus voor de hand om altijd te kiezen voor een degelijk professioneel toestel. Soms plaatsen ondernemingen daarnaast ook kleinere basistoestellen, bijvoorbeeld voor lokaal gebruik op de boekhoudafdeling. Die keuze heeft doorgaans te maken met gebruiksgemak. De kost per afdruk en de onderhoudskosten liggen voor die kleinere toestellen hoger, doordat de toners kleiner zijn en de onderdelen minder lang meegaan. 

Moet ik bepaalde documenten veilig afdrukken?

Sommige documenten zoals de personeelsadministratie of financiële rapporten liggen beter niet afgedrukt in een centrale printer tot ze worden afgehaald. Door de GDPR-regelgeving bent u overigens verplicht om documenten waarin persoonlijke gegevens staan, bijvoorbeeld van werknemers of sollicitanten, af te schermen voor niet-geautoriseerde gebruikers. Verder in deze gids vindt u meer informatie over oplossingen voor beveiligd afdrukken.

Welke opties heb ik echt nodig?

Tussen de basistoestellen en de topmodellen zit een waaier aan mogelijkheden. Wat moet uw printer echt kunnen, wat verwacht u van uw nieuwe toestel? Bedenk goed welke functies werkelijk een ‘must have’ zijn en welke een ‘nice to have’. Vaak blijkt dat uw eerste idee niet overeenstemt met de best mogelijke oplossing. Hieronder leest u meer over de verschillende opties.

Wat is voor mij de beste prijs-kwaliteitverhouding?

Als u een antwoord hebt op alle bovenstaande vragen, dan weet u welk type printer voor uw situatie het meest geschikt is. Daarnaast moet u ook rekening houden met de service die u bij het toestel krijgt. Uw zakelijke printer is nu eenmaal een gebruiksvoorwerp waarmee u zo efficiënt mogelijk wilt werken. Beschouw toestel, opties en service dus samen als een totaaloplossing. Service is daarbij minstens even belangrijk als het toestel op zich. 

Uit welke opties kan ik kiezen?

Laser of inkjet

Een afdruk met inkt heeft een andere look dan een laserprint: inkt is matter, laser glanzender. De klassieke, heel eenvoudige inkjetprinters zijn eerder iets voor particulieren. Als bedrijf hebt u normaal gezien een toestel nodig dat sneller is en een groter printvolume aankan. Zo kunt u, als alternatief voor een laserprinter, ook kiezen voor een inkjetprinter met een paginabrede, vaste printkop. De printkop gaat dan niet heen en weer zodat het afdrukken veel sneller en ook stiller gebeurt. Bovendien is er minder slijtage, minder afval en een lager stroomverbruik. Het enige wat u af en toe moet vervangen, zijn de inktpatronen. 

Laserprinters drukken uw documenten niet alleen glanzender maar ook scherper af dan inkjets. Ze zijn gemiddeld ook sneller – alleen de paginabrede inkjets halen nog hogere snelheden. Daarnaast drukken ze foto’s mooi af op gewoon of iets glanzender papier, terwijl u met een inkjetprinter bij voorkeur geschikt fotopapier moet gebruiken voor een fotoafdruk van goede kwaliteit. Twijfelt u tussen inkt en laser? Vraag dan een proefafdruk aan uw leverancier. 

      

Single function of Multifunction

Een ‘single function’ printer kan alleen afdrukken, terwijl een multifunctioneel toestel ook kan scannen, kopiëren en soms faxen. Faxen is tegenwoordig geen standaardoptie meer bij een multifunctionele printer, aangezien er nog amper faxen worden verstuurd. Wie toch nog wil faxen, kan dat ook digitaal doen. De scanfunctie wordt doorgaans het meest gebruikt, om documenten te digitaliseren.

De meeste ondernemingen hebben op een centrale plaats in het kantoor of op een bepaalde afdeling een multifunctionele printer staan, terwijl ze daarnaast ook één of meer toestellen hebben die alleen documenten afdrukken, bijvoorbeeld voor het printen van pakbonnen in de productie. Niet elk toestel hoeft immers multifunctioneel te zijn, en zo kunt u uw printerkosten drukken.

A4 of A3

Net zoals een multifunctionele printer duurder is dan een single function printer, is ook een printer die kan afdrukken in A3 duurder dan een toestel dat alleen in A4-formaat kan printen. Een toestel dat zowel in A3 als in A4 kan printen, is weliswaar iets duurder in aanschaf maar het is toch financieel voordeliger als het vaker wordt gebruikt door de combinatie van de twee formaten. In veel bedrijven wordt namelijk slechts af en toe geprint in A3. Als er maar één printer is in uw onderneming, dan is het dus nuttig om te kiezen voor een toestel dat beide formaten aankan. Hebt u meerdere zakelijke printers in uw bedrijf en is het zelden nodig om in A3-formaat af te drukken? Dan volstaat het vaak om één toestel te hebben met die mogelijkheid. 

Andere ondernemingen gebruiken het grote formaat intensiever, bijvoorbeeld voor offertes in boekjesvorm, voor het afdrukken van aktes in notariaten en het printen van plannen of ontwerpen in de industrie of bij architecten. In dat geval kiest u best voor een toestel dat daar specifiek voor bestemd is. 

Het aantal papierlades en papiersoorten

Maken uw gebruikers afdrukken op verschillende soorten papier, zoals voorgedrukt papier (bijvoorbeeld met uw logo en bedrijfsgegevens), gekleurd papier of fotopapier? Dan is het heel eenvoudig: het aantal papierlades moet idealiter gelijk zijn aan het aantal verschillende papiersoorten waarop in uw onderneming wordt geprint. Als dat niet zo is, moeten uw medewerkers telkens manueel het papier in de lade gaan vervangen. Dat is uiteraard allesbehalve praktisch en efficiënt, zeker in een omgeving waar veel wordt geprint. Vaak wordt dan ook afgedrukt op het verkeerde papier waardoor niet alleen tijd, maar ook (speciaal) papier en inkt worden verspild.
 
Naast het aantal papiersoorten speelt ook het printvolume een rol bij het ideale aantal papierlades. Een groter volume vraagt een groter aantal lades, zodat u het papier minder vaak moet bijvullen. Het standaard aantal papierlades is twee of vier, wat meestal genoeg is voor een gewoon verbruik. Voor een groter verbruik zijn er ook (multifunctionele) printers met vijf of zelfs zes lades. 
 
Wordt in uw onderneming heel veel geprint, zo’n 15.000 tot 20.000 pagina’s per maand en/of ook grotere oplages in één keer, dan kiest u best voor een zakelijke printer met bulklades waarin een hele doos papier past. Zo vallen uw printopdrachten niet telkens stil tot de lade is bijgevuld. Dergelijke volumes vragen ook om een sneller toestel om efficiënt te kunnen werken. Dat kan bijvoorbeeld nodig zijn in boekhoudkantoren of transportbedrijven, waar veel documenten worden afgedrukt die snel beschikbaar moeten zijn. 
 
Kleur of Mono
 
Het is nuttig om minstens één kleurenprinter in uw onderneming te hebben. Als er meerdere toestellen zijn, kunt u overwegen om daarvoor ‘mono’-printers te kiezen, die alleen zwart afdrukken. Zo kunt u heel wat kosten besparen, want een kleurenprinter is een stuk duurder in aanschaf en onderhoud. Mono-printers zijn onder meer perfect geschikt voor in de productie of voor het afdrukken van standaarddocumenten. Bedenk vooraf voor welk gebruik het noodzakelijk is om in kleur af te drukken. 

Enkelzijdig of recto-verso

Zo goed als alle professionele zakelijke printers kunnen automatisch recto-verso (dubbelzijdig) afdrukken. Manuele ingrepen - waarbij u zelf het blad moet omdraaien - zijn typisch iets voor de particuliere toestellen. Uiteraard is dat niet de gewenste aanpak voor bedrijven aangezien het niet efficiënt is en het in de praktijk ook vaak fout gaat doordat de gebruikers het blad in de verkeerde richting draaien.

Printen via het bekabeld netwerk of via Wifi

Bij printen via de Wifi kunt u de printer op gelijk welke plaats neerzetten. Er is geen kabel of aansluiting nodig. Daarom is draadloos printen heel algemeen voor thuisgebruik: het is esthetisch en er hoeft geen printer in de woonkamer te staan.

In een bedrijfsomgeving is dat meestal geen probleem. Voor ondernemingen is het dan ook beter om te kiezen voor een bekabelde printerverbinding. Die is namelijk stabieler en sneller. Wilt u toch via Wifi printen? Dan moet u zeker kunnen rekenen op een betrouwbaar Wifi-netwerk met voldoende bandbreedte, zeker als u veel print. A3-printers en zwaardere toestellen hebben standaard geen Wifi-connectie, dus als u dat wenst, check dan of het toestel van uw keuze geschikt is voor Wifi of er optioneel mee uit te rusten is. 

Snelheid

De snelheid van uw ideale zakelijke printer heeft ook te maken met de vraag hoe vaak u print. Hoe vaker of hoe meer u print, hoe hoger de snelheid moet zijn. Voor grote oplages (een groot aantal pagina’s per printopdracht) is de continue snelheid belangrijk. Als u wel vaak print maar telkens slechts enkele pagina’s, dan is de continue snelheid minder belangrijk dan de snelheid van de eerste pagina-afdruk. 

Print u bijvoorbeeld vaak 500 tot 1000 pagina’s per keer dan kunt u kiezen voor een printer met een hoge continue snelheid. We spreken dan over snelheden tot 80 pagina’s per minuut. Print u wel 500 pagina’s per dag maar telkens een klein aantal pagina’s per keer, dan volstaat een lagere snelheid van 25 tot 40 pagina’s per minuut. 

Elke soort printer bestaat in verschillende snelheden. Laserprinters zijn sneller dan gewone inkjetprinters, maar paginabrede inkjetprinters zijn nog sneller. Een instapmodel haalt al 40 pagina’s per minuut, terwijl een instapmodel laserprinter zo’n 22 pagina’s per minuut haalt. 

Het is dus nodig om uw budget af te wegen tegen uw printergebruik en het printvolume zodat u de beste keuze maakt. Een printer die bijvoorbeeld voortdurend pakbonnen of transportnota’s moet afdrukken, moet zeker voldoende snel zijn zodat de documenten altijd meteen beschikbaar zijn. U kunt dan kiezen voor een ‘single function’ toestel (alleen printen, geen andere functies) dat alleen zwart print, maar wel 50-60 pagina’s per minuut afdrukt. Laat u adviseren door uw leverancier over de beste printer voor uw specifieke situatie.

Tafel- of torenmodel

Zoals de namen het zeggen: een tafelmodel is kleiner en staat op een tafel, terwijl een torenmodel groter is en op de grond staat. Hebt u een centrale printer nodig die een groot volume aankan, kies dan een torenmodel. Dat is bij aankoop iets duurder maar het toestel heeft wel meer lades, wat noodzakelijk is voor een groot printvolume. 

Soms spelen er ook andere factoren mee en is er gewoonweg geen plaats voor een torenmodel. Als u een nieuw kantoor gaat (her)inrichten, houd dan zeker rekening met de ruimte die de printer zal innemen. Interieurarchitecten voorzien niet altijd dat u een groot toestel nodig hebt, maar een torenmodel valt nu eenmaal niet weg te stoppen in een kleine bureaukast. 

Documentafwerking: boekjes, nieten, perforeren

Functies zoals nieten en perforeren zijn typisch iets voor grotere A3-printers. Die investering is alleen aan te raden als u dit vaak nodig hebt, anders kunt u het ook manueel doen. Sommige zakelijke printers kunnen boekjes volledig automatisch afwerken. Bij intensief gebruik kunt u er dus heel wat tijd mee besparen, bijvoorbeeld als u vaak projectboekjes maakt, of boekjes voor de verkoop, voor offertes of prijslijsten.

Print en scan software

Los van uw toestel zelf kunt u ook software gebruiken die het hele print- en/of scanverkeer regelt. U kunt er dan regels of beperkingen instellen voor het gebruik van de printer, zodat bepaalde gebruikers bijvoorbeeld alleen in zwart-wit kunnen afdrukken, of standaard recto-verso printen.

Met de scansoftware kunt u documenten digitaliseren of een geautomatiseerde flow instellen, bijvoorbeeld op basis van barcodeherkenning. Na het scannen van de barcode zal de software het document op een andere manier behandelen, zoals het onderbrengen in uw ERP-systeem of in uw boekhoudsysteem. 

Dergelijke softwareoplossingen zijn specifiek bestemd voor grotere ondernemingen. Het is wel een manier om meer te halen uit uw printer en om uw documenten systematisch te digitaliseren. Uiteindelijk kunt u uit die investering dus wel grote voordelen halen, zoals meer automatisering en een grotere efficiëntie.

Hoeveel verbruikt de zakelijke printer?

Bij de keuze voor een zakelijke printer speelt zeker de prijs van het toestel mee, maar daarbij houdt u ook rekening met de kosten die bij het verbruik komen kijken. Zo kunnen goedkopere toestellen duur zijn in verbruik terwijl een duurder toestel misschien zuiniger is. Maak dus uw keuze vooral in functie van het voorziene printvolume en het type documenten. 

Hoe zuinig uw toestel is in gebruik, staat in de specificaties vermeld als de ‘kost per pagina’. Zo kunt u het verbruik van de mogelijke toestellen gemakkelijk vergelijken. Toch twijfels? Uw leverancier kan voor u berekenen hoeveel kosten u kunt besparen door voor een bepaald toestel te kiezen of door te kiezen voor een all-in formule. Daarbij sluit u een servicecontract waarin het onderhoud, inclusief de levering van toners, is inbegrepen. De directe verbruikskosten zijn namelijk de toners en de onderdelen, maar indirect is er ook de tijd die u zelf investeert in het printeronderhoud.

Welke impact heeft dit op uw ecologische voetafdruk?

Als u vooraf het verbruik van uw printer wilt inschatten, kunt u ook de manier van werken in uw onderneming onder de loep nemen. Hoewel al heel lang wordt gepraat over het ‘papierloze kantoor’, is dat nog lang geen realiteit. Er wordt nog heel veel met papier gewerkt en er wordt nog heel veel geprint. Bekijk intern wat de kosten en gewoonten zijn in uw bedrijf. Misschien kunt u uw medewerkers bewust maken van hun printgedrag? Is het echt nodig om alles af te printen en op papier te bewaren? 

U kunt uw papierverbruik ook heel sterk reduceren door systematisch dubbelzijdig af te drukken. Dat kunt u doen via de printerinstellingen. Sommige printerleveranciers zetten tegenwoordig de fabrieksinstellingen standaard op recto-verso. 

Bedenk dat uw ecologische voetafdruk als onderneming steeds belangrijker is, zowel naar de buitenwereld als naar uw eigen medewerkers. Laat u adviseren over welke toestellen het meest ecologisch zijn in functie van uw noden en verbruik. 

Moet ik veilig kunnen printen?

Zoals aangehaald in deel 1.1. bent u door de GDPR-regelgeving verplicht om persoonsgegevens vertrouwelijk te behandelen. Dat betekent dat u bepaalde documenten zoals sollicitatiebrieven of personeelsadministratie niet voor iedereen zichtbaar in de printer mag laten liggen. 

Een mogelijke oplossing is een lokale printer in bepaalde afdelingen, bijvoorbeeld bij de personeelsverantwoordelijke of bij de boekhouding. Hebt u toch liever een centraal toestel, dan kunt u werken met een printer waarop degene die de printopdracht heeft gegeven eerst een code moet intikken waarna het document effectief wordt afgedrukt en meteen kan worden meegenomen. Sommige printers werken daarvoor met een badge in plaats van een code, maar het principe blijft hetzelfde. 

Een andere mogelijkheid is printsoftware, waarbij u via de software kunt vastleggen op welke manier elke gebruiker mag omgaan met verschillende soorten documenten. Het is dan ook mogelijk om rapporten te genereren. Dit is typisch een oplossing voor grotere ondernemingen.

De aanschaf: kosten en mogelijkheden

Kopen of kosten spreiden?

U kunt natuurlijk een zakelijke printer aankopen en meteen betalen, zodat u direct eigenaar wordt van het toestel. Daarnaast kunt u de kosten ook spreiden over een aantal jaar. Dat is mogelijk door uw printer te huren of te leasen.
Opteert u voor huur, dan werkt u daarvoor samen met de financiële partner van uw leverancier of gaat u met uw eigen bank in zee. U gebruikt het toestel voor een periode van vier tot zes jaar. De meest voorkomende huurtermijn is vijf jaar, maar uw leverancier kan u laten weten wanneer het juiste moment is gekomen om uw situatie te herbekijken en zodoende bijkomend te besparen.

Dat is meteen het voordeel van huur: na afloop van de huurtermijn kiest u weer een nieuwe printer. In die tijd zijn er andere toestellen op de markt gekomen die bijvoorbeeld sneller, veiliger en zuiniger zijn, of zijn uw eigen printwensen geëvolueerd. U krijgt dan de kans om opnieuw de optimale keuze te maken uit de nieuwe mogelijkheden in functie van uw situatie op dat moment. 

Bij lease betaalt u het toestel af tot er op het einde van het contract alleen nog een laatste afkoopsom overblijft. Zo kunt u uw kosten beter spreiden. Net als bij een aankoop, wordt u uiteindelijk eigenaar van de printer. Het nadeel van leasen en kopen is dat u meestal geneigd bent om het toestel zo lang mogelijk te blijven gebruiken, ook nadat het afgeschreven is. Daardoor hebt u op termijn mogelijk niet langer de printer die op dat moment voor u het meest geschikt is.

Wat zijn de voordelen van een all-in servicecontract? 

Een all-in servicecontract is vooral handig omdat u zelf helemaal geen omkijken meer hebt naar uw zakelijke printer(s): de printerfabrikant neemt u alles uit handen. Alleen voor het papier moet u zelf nog zorgen, de printerleverancier volgt onder meer het onderhoud, de tijdige levering van toners en de technische storingen op. 

De ondersteuning via het servicecontract is altijd een samenwerking tussen de  printerleverancier en de printerfabrikant. U kunt altijd contact opnemen met leverancier maar u krijgt in de praktijk technische ondersteuning van de fabrikant via een online helpdesk. Op een persoonlijke pagina voor uw printerpark geeft u in enkele muisklikken uw vraag of probleem door, waarna dat heel snel wordt opgelost. Soms kan dat op afstand, soms belt een helpdeskmedewerker u op en indien nodig sturen ze een technieker met de juiste wisselstukken bij u langs. De hele ondersteuning verloopt zoveel mogelijk geautomatiseerd en zeer efficiënt, zodat u de garantie krijgt dat elk probleem uiterlijk de volgende werkdag is opgelost. Bovendien krijgt u via een servicecontract ook betere prijzen voor toners en onderdelen. Opgelet, niet elke leverancier werkt met servicecontracten. Als u die ondersteuning wenst, moet u dus een leverancier kiezen die zoiets voorziet.

Opteert u toch voor een aankoop zonder servicecontract? Dat kan, maar stel uzelf vooraf de vraag hoe belangrijk de beschikbaarheid van uw printer is voor de werking van uw bedrijf. Kunt u alles zelf opvolgen of herstellen indien nodig? Of weet u waar u snel de nodige service kunt krijgen? Aan een servicecontract hangt uiteraard een prijskaartje, maar als het stilliggen van uw printer(s) uw activiteiten en klantenservice in het gedrang brengt, is de rekening snel gemaakt.

 

Wat kost een afdruk voor mijn bedrijf?

Hoeveel u precies betaalt per afdruk hangt af van uw toestel, uw printvolume en het type documenten,  bijvoorbeeld veel foto’s en weinig of veel bedrukking. Een intensief gebruikte printer zal sneller slijtage vertonen en meer toner verbruiken. Daarmee moet u rekening houden in de kosten per afdruk.

Opteert u voor een all-in servicecontract, dan betaalt u aan de fabrikant – of soms aan de leverancier - elke maand voor het verbruik van uw toestel. Doorgaans betaalt u een vooraf bepaald bedrag per pagina. Dat gebeurt volgens een formule die afgestemd is op elke specifieke situatie en die dus voor elk bedrijf anders is.

Een voorbeeld:

Aftersales

Wat als de zakelijke printer stuk is of niet goed meer werkt?

Gaat uw printer stuk binnen de wettelijke garantieperiode van twee jaar, dan zal de fabrikant het toestel terugnemen en een passende oplossing – zoals een vervangtoestel - bieden. Dat gebeurt echter zo goed als nooit. De huidige toestellen draaien heel ecologisch zodat er zeer weinig onderhoud nodig is en ze niet zomaar stuk gaan. 

Hebt u een servicecontract dan kunt u via de online helpdesk een onderhoud aanvragen wanneer u vindt dat dat nodig is, bijvoorbeeld wanneer de kwaliteit van de afdrukken achteruitgaat. Via het servicecontract krijgt de fabrikant of leverancier standaard ook automatische meldingen wanneer het tijd is voor periodiek onderhoud.

Hoe vaak moet ik de inkt of de toner vervangen?

Hoe vaak u de inkt of toner moet vervangen, is afhankelijk van het type toestel, het type documenten en het printvolume in uw bedrijf. Door te kiezen voor het juiste toestel in functie van uw situatie, hoeft u de inkt of toner minder vaak te vervangen en werkt u dus efficiënter.

Hoe vaak moet het papier bijgevuld worden?

Net als bij de inkt zorgt u er met het juiste toestel voor dat u lang genoeg kunt printen zonder de papierlades bij te vullen. Stem dus het aantal papierlades en de capaciteit ervan af op uw printvolume.

Krijg ik een melding als de inkt/toner op is?

U moet altijd inkt in voorraad hebben. Op het toestel ziet u een melding wanneer de inkt bijna leeg is, en wanneer die helemaal op is. Dan stopt de printer en moet u de inkt vervangen. Hebt u een servicecontract, dan krijgt uw leverancier op dat moment een automatische melding voor de levering van nieuwe inkt of toner. Zo wordt uw voorraad weer aangevuld en zit u nooit zonder inkt. Hebt u geen servicecontract dan moet u daar natuurlijk zelf aan denken zodat u altijd reserve-inkt bij de hand hebt.

Hoe kan EuroSys helpen?

Welke meerwaarde biedt EuroSys?

Een totaaloplossing, van advies tot service

Hebt u hulp nodig bij het kiezen van de beste printer voor uw bedrijf? Bij EuroSys kunt u terecht voor advies en begeleiding op maat. Bovendien krijgt u bij EuroSys een totaaloplossing, inclusief de service. We zorgen ook voor de automatische levering van toners door de fabrikant. Door het beheer en onderhoud uit te besteden, hoeft u zich nooit zorgen te maken over uw printers: uw toestellen zullen altijd optimaal functioneren zodat de gebruikers zich kunnen concentreren op de taken die echt belangrijk zijn voor uw business. 
 
Betalen voor reëel verbruik
 
Kiest u voor een all-in servicecontract, dan betaalt u per maand voor het verbruik – het aantal afdrukken - van uw printer. Uniek bij EuroSys is dat u niet voor elk document evenveel betaalt. We leggen vooraf een formule vast voor de kosten per afdruk. Die berekening is onder meer afhankelijk van het printvolume, de kleurenafdruk en het soort documenten. We houden daarbij ook rekening met het volume dat elk toestel kan printen, waarbij we staffelprijzen kunnen afspreken voor het verbruik. Zo houden we uw factuur zo laag mogelijk. De printer registreert het aantal afdrukken en geeft het verbruik automatisch aan ons door. Op uw factuur krijgt u een gedetailleerd overzicht van uw verbruik. 
 
Installatie
 
Nadat we u hebben geholpen met uw printerkeuze hoeft u zelf niets meer te doen. De printerfabrikant zorgt voor het transport, de montage en de installatie van de hardware. EuroSys neemt de software kant voor zijn rekening: de afstelling, de installatie van de software en de verbinding met het platform van de fabrikant. U kunt dus meteen aan de slag.

De werkwijze van EuroSys

• Eerst brengen we uw huidige printerpark in kaart. We bekijken uw bestaande contract en we gaan op zoek naar punten die beter kunnen. Daarnaast bespreken we in detail de huidige en toekomstige noden in uw onderneming.
• Op basis daarvan stellen we een lijstje op met de specificaties waaraan uw toestel moet voldoen, zoals het gewenste verbruik in zwart of kleur en het type documenten dat de printer zal afdrukken.
• Zo komen we tot een concreet voorstel met een aantal printers en een totaaloplossing die voor uw bedrijf het meest geschikt zijn.
• Als klant kiest u uiteindelijk de toestellen en het servicecontract uit het voorgestelde aanbod van EuroSys. Na akkoord spreken we de levertermijn af en gaat de samenwerking van start. 

Download deze handleiding in een praktisch pdf formaat.

Heeft u nog vragen of wil u graag weten wat een nieuwe printer voor uw bedrijf zou kosten?
Contacteer ons voor een vrijblijvende afspraak.