Cloud Collaboration & Communication
Document Solutions
Maak jouw printpark nog efficiënter en rendabeler
Printen is de dag van vandaag heel wat meer dan gewoon een document op de printer afdrukken, het daar gaan ophalen en er het nodige mee doen. Afgelopen decennia zijn eenvoudige printers geëvalueerd naar intelligente MFP’s (multifunctionele toestellen) met, bovenop printen, ook een hele reeks van scan- en archiveringsmogelijkheden.
Omdat dit vaak gepaard gaat met veiligheid van documenten, productiviteit en kostenbesparing zijn er een hele reeks “op maat van jouw bedrijf” mogelijkheden binnen deze oplossingen. Laat je op voorhand zeker adviseren & informeren door onze consultants. Door een korte vraagstelling kunnen wij jouw behoeften snel in kaart brengen en jou voorzien van de meest efficiënte oplossingen.
Hieronder sommen we enkele verschillen en mogelijkheden op als we spreken over Print- of Document Solutions.
Print Solutions
(Van toepassing op uw printverkeer)
- Beveiligd printen via een “secured” printer.
- Kosten optimaliserend en efficiënt gericht printen.
- Data bewaard op de printer/MFP wordt volledig geëncrypteerd waardoor document info enkel door de betreffende machine kan gelezen en uitgevoerd worden. “Lekken” worden hierdoor gedicht.
- Mogelijkheid om documenten (bv. gevoelige data zoals loonbrieven, boekhoudkundige info, …) af te halen na ingave van een code of aanmelding via een badge of via de ‘gratis’ App op je Smartphone.
- Follow-me print waarbij de printjob tijdelijk on-hold op de printserver wordt geplaatst en op éénder welk toestel binnen uw organisatie kan afgehaald worden via een code of badge.
- Een voorbeeld van een print solution is PaperCut Hive.
Document (scan) Solutions
(Van toepassing op het digitaliseren/scannen van documenten)
- Scannen naar mail, mappen, cloud, Sharepoint, one-drive, Google Drive, FTP, …..
- Aanbieden van documenten aan Fileserver, Database, DMS (Document management systeem), ERP en/of CRM pakket, watch folders, …..
- OCR-ing of scannen naar bewerkbare/doorzoekbare tekst.
- Herkenning van barcodes, QR-codes, zonale tekstherkenning en hieraan een flow toekennen.
- Toevoeging van metadata (info), XML, … om snelle verwerking mogelijk te maken.
- Een voorbeeld van een scan solution is Umango.
PaperCut MF
Jouw printerpark rendabel maken? Met PaperCut MF™ wordt het kinderspel!
PaperCut MF is een oplossing om gemakkelijk en automatisch de kopieer- en printactiviteiten in jouw organisatie te controleren en beheren. Het programma analyseert afdrukopdrachten op de printserver en past de regels van jouw printbeleid toe. Zo heb je de volledige controle over de kosten en jouw impact op het milieu. Bovendien kan je vertrouwelijke documenten beter beschermen doordat gebruikers hun printopdracht moeten claimen aan het toestel voordat de printer de documenten afdrukt.
Wat zijn de voordelen van PaperCut MF?
- Eenduidig printbeleid binnen de hele organisatie
- Afdrukken via internet, zonder stuurprogramma
- Minder afval en een beter CO2-profiel
- Find-Me/Secure Print Release
- Controle en rapportage van gebruik
- Eenvoudige installatie
- Centrale administratie, eenvoudig beheer
- Integratie met jouw intranet en andere systemen
- Moeiteloos uitbreiden
- Optimale gebruikstijd en beschikbaarheid
Umango
DOCUMENTVERWERKING WORDT HEEL EENVOUDIG
Ze zijn wereldleider in de ontwikkeling van software voor het scannen van documenten, omzetten van bestanden en imaging.
Ze ontwikkelen krachtige toepassingen die gemakkelijk te implementeren, te configureren en te gebruiken zijn. Dankzij naadloze connectiviteit met producten als Microsoft SharePointTM, FileBoundTM, AlfrescoTM en een breed scala aan andere oplossingen, bieden zij een krachtig platform. Door de snelheid en nauwkeurigheid waarmee deze producten documenten verwerken, kan jouw onderneming snel en eenvoudig informatie oproepen.
Data ophalen
Professionele batchscanning voor middelgrote tot grote organisaties die documenten snel en eenvoudig moeten scannen, indexeren en opslaan. Documenten kunnen gecontroleerd worden op de computer, op een ondersteund multifunctioneel apparaat of op jouw tablet/mobiel apparaat
Indelingen converteren
Automatische conversie van een groot aantal bestandsindelingen in een uniforme bestandsnaam en -indeling zonder interventie van de gebruiker. Nadat ze zijn geconverteerd, gescheiden en opgeschoond, kunnen documenten gelijktijdig naar meerdere bestemmingen worden geleid.
Mobiel en tablet
Maak een foto van een document, barcode, jouw omgeving of een situatie, en profileer de foto voor export naar een geïntegreerde bestemming. Werk op locatie en synchroniseer vervolgens wanneer je weer op kantoor bent. Een snelle, effectieve manier om alle foto's op jouw mobiele apparaat te gebruiken.
Aan het MFP apparaat
Kies jouw taak, scan jouw documenten, haal de bijbehorende data op en ken de details toe. Dit alles kan op een ondersteund multifunctioneel apparaat. Stel niveaus van automatisering in zodat alleen jij de nodige informatie moet bekijken. Snel, eenvoudig en efficiënt!
Documenten scannen en direct de juiste kenmerken toekennen op een multifunctioneel apparaat kan de efficiëntie en productiviteit in jouw kantooromgeving aanzienlijk verhogen!
Bekijk ook zeker de Umango brochure.
KYOCERA MyQ printoplossing
“Beveilig en beheer(s) jouw gevoelige documenten en druk op de printkosten.”
MyQ is een applicatie die jouw documentbeheer stroomlijnt en beveiligt. Dankzij de Print&Follow™-applicatie kan je de efficiëntie van de printer verhogen en kan je het afdrukproces versnellen. Je beperkt niet alleen de wachtrijen aan de toestellen, maar je kan de documenten ook beter beveiligen. Het toestel geeft het document namelijk pas vrij nadat de verzender zich heeft aangemeld en het heeft geselecteerd om af te drukken. Bovendien houdt MyQ gedetailleerde statistieken bij over de printkosten per project, gebruiker of afdeling. Al deze functionaliteiten herinneren de gebruikers aan het belang van een efficiënt afdrukbeheer en helpen op die manier de kosten drukken.
HP Acces Controle Software
Meer inzicht, minder printen, meer besparen
Herken je deze typische ergernissen op kantoor?
- Iemand stuurt een document met privacygevoelige gegevens naar een netwerkprinter. Meteen daarna krijgt hij een telefoontje: dringende vergadering! Hij vergeet het document op te halen bij de printer, waar iedereen het kan lezen.
- Uit facturen blijkt dat er op een van de netwerkprinters een ongewoon aantal kleurenprints werd gemaakt. Maar niemand kan je vertellen wie daarvoor verantwoordelijk is.
- Je hebt al vaak geprobeerd om jouw collega’s te overtuigen om milieubewuster te gaan printen (dubbelzijdig, op gerecycleerd papier…). Iedereen knikt altijd begrijpend, maar in de praktijk verandert er niets.
- Als flexwerkers het hoofdkantoor bezoeken, moeten ze collega’s met een vaste werkplek lastigvallen om voor hen een document te printen.
- Om kosten te besparen, wil je het aantal printers verminderen. Maar je weet niet welke printers je kunt verwijderen of verplaatsen zonder de productiviteit te schaden.
Met de HP Access Controle Software zijn deze ergernissen verleden tijd. Dankzij de software kan je gemakkelijk gegevens controleren per toestel en per gebruiker. Je kan ook de printkosten bijhouden en het gedrag van de gebruikers bijsturen om zo de kosten te drukken. Bescherm gevoelige informatie door de toegang tot de printer te beheren. Je kan de software ook gebruiken om het papierverbruik te verlagen. Zo creëer je een efficiëntere en veiligere printomgeving.
Secure printing
Bij het ontwikkelen van de nieuwe HP A3 MFP’s stond de printveiligheid voorop. Klanten willen hun intellectuele eigendom en vertrouwelijke informatie beschermen. De HP toestellen en LaserJet Enterprise bieden toonaangevende ingebouwde beveiligingsfuncties, waaronder Sure Start, run-time intrusion detection en whitelisting, waardoor ze ’s werelds meest veilige printers zijn. De HP -apparaten beschikken over beveiligingsfuncties als secure boot en firmware integrity checking.
De nieuwe HP toestellen en LaserJets kunnen gebruikt worden in combinatie met HP security services en het JetAdvantage portfolio van management en security software – zoals HP JetAdvantage Security Manager – de enige oplossing in de markt voor geautomatiseerde print security compliance monitoring waardoor partners geen omkijken hebben naar het beveiligen en beheren van deze apparaten.
Contacteer ons printing team voor meer informatie over deze oplossingen.
Danny Willekens