Terug naar overzicht
Atrium Architecten

Toegepaste oplossingen

Maak een afspraak

Atrium Architecten

In één oogopslag alle informatie

Atrium Architecten gebruikt Communication Workflow 2009 voor efficiënte projectopvolging 
“In één oogopslag alle informatie op persoonlijk dashboard” 

EuroSys configureerde voor Atrium Architecten uit Peer een centraal werkplatform met Communication Workflow 2009 powered by Windows SharePoint Services. Sinds de zomer van 2009 gebruiken alle medewerkers deze software om de stand van zaken binnen de lopende projecten bij te houden, elkaar of zichzelf taken te geven én een projectkalender te beheren. “Gedaan met de chaos van interne e-mails”, stelt architect-zaakvoerder Danny Eerlingen. “Alle projectinformatie belandt netjes op één plaats waar iedereen deze raadpleegt en aanvult.” 

De eindeloze stroom aan interne e-mails binnen Atrium Architecten stond een efficiënte projectopvolging in de weg. “We hadden geen centrale archivering op projectniveau”, vertelt Danny Eerlingen. “Voor elk project zat belangrijke informatie ongestructureerd verspreid over verschillende individuele mailboxen. Zo’n situatie verhindert een vlotte kennisdeling, wat voor ons – medewerkers werken vaak nauw samen aan één project - van groot belang is. Als tijdrovende voorbereiding op een klantenvergadering moest je doorheen heel de organisatie op zoek naar de juiste informatie.” 

Op maat geconfigureerd 
Al zoekend naar een oplossing experimenteerde Atrium Architecten binnen hun Small Business Server met de gratis mogelijkheden van SharePoint Services. “We hebben een tijdje gezocht naar een bestaand projectbeheerprogramma”, vertelt Eerlingen. “Ofwel voldeed het niet aan onze verwachtingen, ofwel was het overkill. We wilden in de eerste plaats eenvoudig beginnen, om onze medewerkers niet meteen af te schrikken.” Overtuigd van de mogelijkheden van SharePoint schakelde Atrium Architecten de expertise van EuroSys in om een verdere optimalisatie uit te voeren. “In de eerste gezamenlijke vergadering schetsten we in grote lijnen onze verwachtingen. Vanuit de door EuroSys ontwikkelde Communication Workflow 2009, als add-on op Sharepoint Services, ging EuroSys aan de slag. De volgende meeting diende om alles verder te verfijnen. Niet veel later waren we vertrokken. Het duurde amper 1,5 uur om onze medewerkers het opgeleverde programma te demonstreren en aan te leren. Dankzij het intuïtieve karakter – de software draait gewoon in de webbrowser - was iedereen er meteen weg mee.” 

Centraal opgeslagen, netjes gearchiveerd 
De structuur van Communication Workflow 2009 voor Atrium Architecten bestaat uit drie niveaus. Het hoogste niveau bevat een overzicht van de klanten met de bijhorende informatie. Hieronder zitten per opdrachtgever de specifieke projectdossiers. Aan elk dossier kunnen één of meerdere taken hangen, telkens met een bepaalde deadline toegewezen aan een medewerker. Ook informatie en afspraken uit vergaderingen, klantenontmoetingen of telefoongesprekken voegen de medewerkers probleemloos toe aan het project. De belangrijkste mijlpalen van de lopende ontwerp- en bouwdossiers staan overzichtelijk in de projectkalender. “Dankzij het systeem krijgt iedereen - in alle transparantie - een volledig overzicht van de stand van zaken van elk dossier. Projectinformatie gaat niet meer verloren, maar staat centraal opgeslagen en wordt betrouwbaar gearchiveerd.” 

Persoonlijk ‘dashboard’ 
Wanneer de medewerkers ’s ochtends hun computer opstarten, belanden ze meteen op hun persoonlijke ‘dashboard’. Dit scherm geeft in één oogopslag een lijstje van de taken die hij of zij voor een bepaalde project moet uitvoeren. Voor de rood aangeduide taken passeerde de deadline al, oranje taken vragen een dringende opvolging. “Vanuit deze taken klikken we moeiteloos door naar het specifieke project of de andere projecten van deze klant”, licht Eerlingen toe. 

Uitbreidingsmogelijkheden 
De zaakvoerder ziet voor de toekomst heel wat uitbreidingsmogelijkheden in de Communication Workflow 2009. “Voorlopig bevat het platform nog niet de projectdocumenten zelf, maar gaat het enkel om de taken die moeten gebeuren. We lopen niet te hard van stapel om de organisatie niet te bruuskeren. Langzaam maar zeker bouwen we aan de ultieme methode voor dossieropvolging en databeheer. De grote openheid en flexibiliteit van de Communication Workflow 2009 powered by Sharepoint Services laten toe om het op onze maat en tempo verder te ontwikkelen. Als vaste ontwikkelingspartner kijken we hiervoor uiteraard naar Eurosys.”