“Build Software creëert software specifiek voor de bouw, en dat mag je breed nemen. We ontwikkelen voor bouwondernemers, projectontwikkelaars, wegen- en infrastructuurbouwers, maar ook afwerkingsbedrijven en studiebureaus zijn terug te vinden in onze klantenportefeuille”, vertelt Ines Van Roie, Administratief Medewerker bij Build Software. “Daarnaast spitsen we ons ook toe op het aanbieden van verschillende integraties bovenop die software, zoals boekhoudpakketten en planningstools.”

“Het mag dus duidelijk zijn dat we volop inzetten op all things digital en dat we graag meegroeien met de laatste digitale ontwikkelingen en snufjes. Dat EuroSys ons hierin zou ondersteunen was al snel duidelijk. Ze hielpen ons al eerder met het beheer van de pc’s en servers, maar ook voor de transitie van een analoge telefooncentrale naar de digitale variant via MS Teams Telefonie bleek EuroSys voor ons de ideale partner te zijn. Zij wisten ons bovendien te verzekeren dat deze overschakeling snel zou kunnen gebeuren aangezien we al over een Microsoft licentie beschikten.”

Stroomversnelling door COVID-19

Het voorgaande – traditionele – telefoonnetwerk ondervond wel eens wat problemen, maar sinds COVID-19 is de nood aan verandering bij Build Software écht duidelijk geworden, Ines Van Roie licht toe: “De coronacrisis was ongetwijfeld de katalysator van dit project. Iedereen werkte van thuis uit, daarom schakelden we intern al snel over naar Teams – een gangbaar verhaal bij wel meerdere bedrijven.” Intern liep het dus gesmeerd, maar dat kon niet gezegd worden voor het klantencontact. Na face-to-face afspraken, moest er opeens de switch gemaakt worden naar video- en telefoongesprekken. En dat verliep niet altijd even vlot.

Build Software besefte al snel dat ze creatief moesten zijn om hun klanten het best mogelijke contact aan te kunnen bieden. “En toen stak het idee van een transitie van analoge telefoonlijn naar een digitale weer de kop op. We hadden bovendien drie wensen die gemakkelijk geïmplementeerd konden worden via zo’n digitale lijn: een vlotte interne doorschakeling, een welkomstbericht en een permanent bereikbare lijn mét slim antwoordapparaat”, legt Ines Van Roie uit.

Welkomstbericht en slim antwoordapparaat

“Deze wensen vormden geen probleem voor EuroSys, waardoor ze snel konden starten met het opzetten van die digitale lijn. Het was een leertraject voor ons beiden maar over het algemeen is de installatie goed verlopen zonder grote problemen. Uiteraard kwamen er een paar kinderziektes bij kijken, maar die werden steeds snel en correct opgelost dankzij ons contactpersoon bij EuroSys” vertelt Ines Van Roie.

Nu worden de klanten dus welkom geheten met een boodschap als ze bellen, en als ze dat buiten de kantooruren doen, krijgen ze een daarvoor specifiek ontwikkeld bericht te horen. “Daarnaast beschikken we dankzij MS Teams Telefonie ook over de optie om een voicemail automatisch door te sturen naar iemand of een afdeling die wel vrij is om de klant verder te helpen. Op die manier reduceren we de wachttijd voor onze klanten enorm”, aldus Ines Van Roie. Of het ook goed onthaald werd door de klanten zelf? “Heel zeker”, lacht Ines. “Ze zijn zeer tevreden van hoe het nu verloopt. Vroeger kon het zijn dat onze medewerkers niet beschikbaar waren waardoor ze moesten wachten. Dat is nu niet meer het geval. Nu bekijken we intern wie er beschikbaar is, waardoor er altijd iemand klaar staat voor onze klanten.”

Meer flexibiliteit, minder kosten

“Dat we onze persoonlijke nummers intern konden behouden binnen de MS Teams omgeving was een hele geruststelling. EuroSys heeft dit bovendien ook volledig uit handen genomen en contact gezocht met Destiny om ervoor te zorgen dat deze nummers die oorspronkelijk bij Telenet zaten, geporteerd werden naar onze nieuwe digitale lijn.” Naast de nood aan digitalisering, was dit project voor Build Software eigenlijk ook een mooie kans om niet langer verbonden te zijn aan een traditionele provider, maar wel de voordelen te houden zoals het persoonlijke nummer. “Daarnaast brengt het ook een zekere flexibiliteit met zich mee: je regelt het telefoonverkeer online en je kan telefoneren vanuit je laptop, tablet én smartphone”, vertelt Ines Van Roie.

Verder was er niet alleen vrijheid op vlak van medium, maar kan je via MS Teams Telefonie ook gemakkelijk bepalen wie de telefoon aanneemt. Zo vertelt Ines dat je op “die manier de wachttijd van de klant reduceert en je hem/haar eenvoudig doorschakelt naar een medewerker die zeker beschikbaar is, waardoor we kunnen voorkomen dat telefoontjes on hold blijven staan bij één medewerker.”

Ook de supportmedewerkers beschikken nu over meer flexibiliteit: “De supportmedewerkers zijn in staat om onderling te communiceren om vervolgens een klant mee te laten inbellen, en dat zonder een Teams meeting die eerst opgezet moet worden. Maar daar stoppen de voordelen zeker niet” verzekert Ines Van Roie. “Zo is een ander voordeel het financiële plaatje, want het is heel wat interessanter om te bellen via MS Teams Telefonie dan via een analoge lijn via een telecomprovider. Je belt tenslotte online en die tarieven zijn aanzienlijk lager. De investering die we hiervoor deden, kan niet op tegen de kosten die we besparen dankzij een cloud-gebaseerde (digitale) telefooncentrale.”