Connect Solutions

Toen Connect Solutions bouwde aan de Belgische primeur van juridisch gekwalificeerde aangetekende e-mail, had de onderneming ook een strikt beveiligde IT-infrastructuur nodig. Daarvoor werkte Connect Solutions samen met EuroSys, zodat de deadline voor de lancering van de nieuwe dienst mooi werd gehaald.

“Connect Solutions is sinds februari 2018 de eerste door de Belgische overheid gecertificeerde aanbieder van aangetekende e-mails in België”, vertelt Eddy Mommen, zaakvoerder van Connect Solutions. “Die certificatie krijg je niet zomaar: er gaat een uitgebreide audit aan vooraf waarbij wordt gecheckt of je voldoet aan de heel strenge eisen op het vlak van beveiliging. Een van die eisen is een compleet afgeschermde IT-infrastructuur voor het hosten van de applicatie.”

Connect Solutions werkte tot dan toe met een extern datacenter maar om de kwalificatie voor aangetekende e-mails te krijgen, moesten alle servers intern staan. “Als het datacenter in handen is van een externe dienstverlener, hebben zijn medewerkers namelijk ook toegang tot de fysieke systemen en dat is niet toegestaan”, legt Eddy Mommen uit.

Dubbele beveiliging

Connect Solutions deed een beroep op EuroSys voor het inrichten van de eigen serverruimte. EuroSys gaf eerst advies over de meest geschikte aanpak en technologieën. Zo hielden ze rekening met het feit dat de applicaties van Connect Solutions geschreven zijn in .Net. Er werd gekozen voor een dubbele toegangsbeveiliging: beveiligingssoftware geïntegreerd met een firewall. Ook die is bovendien dubbel uitgevoerd: als de ene uitvalt, neemt de andere het over.

Het volledige netwerk is afgeschermd zodat er geen externe toegang mogelijk is zonder SSL (Secure Sockets Layer), het beveiligingsprotocol dat online communicatie versleutelt. Die versleuteling wordt ook nog gecombineerd met een ‘two factor authenticatie’ of authenticatie in twee stappen: de gebruiker meldt zich niet alleen aan met een gebruikersnaam en wachtwoord, maar moet ook nog een code invullen. Ook het serverlokaal is niet fysiek toegankelijk zonder de codes van het deurslot, en op het serverrack zelf zit ook een codeslot.

100% uptime noodzakelijk

Online diensten moeten uiteraard altijd beschikbaar zijn voor de klanten. Daarom installeerde EuroSys vijf krachtige Dell servers, waarvan een is opgedeeld in vier virtuele servers. “EuroSys gaf ons ook advies over de beste verbindingen en de nodige bandbreedte”, aldus Eddy Mommen. “Belangrijk, want onze gebruikers moeten inloggen op ons systeem en het aantal klanten groeit. We moesten er dus voor zorgen dat onze dienstverlening altijd even goed en snel verloopt, en dat er geen vertragingen zijn door haperende technologie of een tekort aan bandbreedte. Om 100% uptime te kunnen garanderen en zeker geen gegevens te verliezen, zorgde EuroSys ook voor een interne en off-site back-up.”

Snelle stijging van aantal nieuwe klanten

EuroSys hevelde alle gegevens van Connect Solutions over naar het nieuwe interne datacenter, dat de audit probleemloos doorstond. Eddy Mommen: “Onze infrastructuur, beveiligingstechnologie en -procedures werden doorgelicht in functie van eIDAS, de Europese verordening voor vertrouwelijke elektronische transacties. Zo is het ons gelukt om de kwalificatie binnen te halen waardoor onze aangetekende mails dezelfde juridische waarde hebben als een aangetekende zending op papier. We verwachten hiermee een nieuwe markt te bereiken, zowel bij bedrijven als particulieren. Na twee maanden hadden we al 3000 gebruikers maar elke dag komen daar nieuwe gebruikers bij.”

24/7 ondersteuning

EuroSys begeleidde Connect Solutions ook bij het afsluiten van een leasingcontract met de bank. Daardoor kan de onderneming de IT-investering afschrijven als lopende operationele kosten. Heel belangrijk is ook de 24/7 ondersteuning van EuroSys. “We monitoren alles zelf maar als we extra hulp of expertise nodig hebben, kunnen we altijd bij EuroSys terecht”, verduidelijkt Eddy Mommen. “Volgens de beveiligingsprocedures hebben ze in principe geen toegang op afstand maar komen ze regelmatig persoonlijk bij ons langs. Ook dan volgen we strikte procedures voor de toegang tot de serverruimte.”

Strakke deadline gehaald

Connect Solutions is erg tevreden over de samenwerking met EuroSys. “We wilden zo snel mogelijk van start gaan met onze aangetekende e-maildienst maar we hadden een strakke deadline om alles in orde te brengen voor de geplande audit”, verklaart Eddy Mommen. “EuroSys heeft dat voor elkaar gekregen en het is mede dankzij hun goede begeleiding en expertise dat we de kwalificatie hebben binnengehaald en de aangetekende e-mail als eerste konden aanbieden in België. Ook in de pers kregen we hiermee heel wat aandacht, waarna we het aantal particuliere klanten snel zagen toenemen.”

Bouwen op externe IT-expertise

EuroSys ging ook flexibel mee in de vereiste aanpak om 24/7 ondersteuning te bieden in combinatie met de beperking op remote support – iets wat niet bij elke IT-partner mogelijk was. Eddy Mommen: “Het was onze eerste samenwerking met EuroSys maar alles is naar wens verlopen. Ze hebben ook actief meegedacht over de manier waarop we konden voldoen aan de strenge eisen op het vlak van beveiliging. Handig is ook dat ze in onze streek gevestigd zijn, zodat het alvast niet onoverkomelijk is om bij ons langs te komen. We zijn op dit moment nog een relatief kleine firma - maar door onze nieuwe dienstverlening zal de groei in aantal medewerkers wellicht toenemen – en we zijn dan wel onderlegd in IT, onze expertise ligt op het vlak van softwaretoepassingen. Daarom werken we voor IT-infrastructuur en beveiliging bewust samen met een externe specialist als EuroSys.”

Connect Solutions is van plan om de dienst van aangetekende e-mails nu ook uit te breiden naar standaard zendingen, zoals juridische documenten die ondertekend moeten worden door verschillende partijen. Momenteel gebeurt dat nog op papier en via de post. “Als we dat doen, zal EuroSys op termijn ook de opslagcapaciteit moeten uitbreiden zodat we een digitaal archief voor lange termijn kunnen aanbieden”, besluit Eddy Mommen. 

Over Connect Solutions

Connect Solutions is een Belgisch-Nederlands bedrijf dat zich toelegt op het digitaliseren, automatiseren en optimaliseren van documentstromen en bedrijfsprocessen zoals factuurverwerking en aangetekende e-mails. Daarvoor heeft Connect Solutions verschillende softwareproducten, best-practice oplossingen en professionele diensten.
www.connect-solutions.be

Neem vrijblijvend contact op voor advies op maat via: T. 011 60 90 10 of [email protected].