De Stap: “Onze samenwerking is een schot in de roos”

De medewerkers van De Stap gaan voortdurend op bezoek bij de gezinnen die ze begeleiden. Voor de administratieve opvolging werkten ze vroeger op kantoor met desktop pc’s waarmee ze inlogden op de centrale server in een extern datacenter. De hele opstelling had dringend een update nodig. “We moesten inloggen op onze server via een internetverbinding, maar die was dikwijls erg traag of viel zelfs weg”, vertelt Adelheid Hoewaer, Directeur van CKG De Stap. “Door die technische problemen konden we absoluut niet efficiënt werken. Bovendien waren er soms e-mails die niet eens aankwamen, wat zorgde voor slechte communicatie met onze partners.”

Een IT-expert die klare taal spreekt
Voor Adelheid Hoewaer is het duidelijk: “IT is ons ding niet en we willen er zelf ook helemaal niet mee bezig zijn. We zochten dus een IT-partner die ons een goede oplossing kon voorstellen. Na gesprekken met meerdere bedrijven is de keuze gevallen op VanRoey. Zij waren de eerste die heel duidelijk alles konden uitleggen zodat we het als niet-IT’ers toch volledig begrepen.”  De Stap heeft intern geen IT-specialisten in huis, dus samenwerken met een externe partner is een must.

Bij het project waren er twee essentiële aspecten waarmee VanRoey rekening moest houden: de beveiliging van vertrouwelijke gegevens en een snelle verbinding. “De gegevens van de gezinnen die we ondersteunen, moeten heel goed afgeschermd zijn”, legt Adelheid Hoewaer uit. “Tegelijk moeten ze wel vlot beschikbaar zijn voor onze medewerkers, wat vroeger een probleem was. In overleg met VanRoey hebben we beslist om weer over te stappen naar een lokale server die hier bij ons staat. VanRoey heeft ons geadviseerd over de meest geschikte technologie en heeft alles overgeheveld en geïnstalleerd.

E-mail in de cloud
Het project verliep in verschillende fasen, wat voor De Stap belangrijk was om het IT-budget, dat bij een vzw vrij beperkt is, onder controle te houden. Aangezien er vooral veel problemen waren e-mails, werd dit probleem als eerste aangepakt. “We zitten met onze e-mail wel in de cloud, met Office 365”, zegt Adelheid Hoewaer. “VanRoey heeft gezocht naar de Office 365-versie die voor ons het meest geschikt en voordelig was. “Die cloud software biedt ook heel wat extra mogelijkheden zoals het delen van agenda’s en online samenwerken aan documenten.

Bovendien is het een zeer gebruiksvriendelijk systeem. We kunnen bijvoorbeeld zelf heel gemakkelijk een nieuwe gebruiker aanmaken. We kregen met twee een opleiding voor Office 365 bij VanRoey, waarna we onze kennis intern hebben doorgegeven.” Voor de medewerkers van De Stap was Office 365 even een aanpassing, maar over het algemeen verliep de overgang vlot. “We zijn vooral heel blij dat er geen technische haperingen meer zijn”, aldus Adelheid Hoewaer. “De gebruikers merken zelf ook dat alles veel beter functioneert dan vroeger, er zijn nu veel minder frustraties over IT. Met Office 365 heeft iedereen nu dezelfde lay-out voor e-mails, met een identieke handtekening en ons logo. Dat geeft meteen een veel meer professionele indruk.”

Interne server voor gevoelige informatie
In een tweede fase schakelde De Stap over naar een eigen, intern opgestelde dataserver voor alles wat met de informatie van gezinnen te maken heeft. VanRoey installeerde de server en blijft ook voor het onderhoud zorgen. “Het is voor ons een behoorlijke investering, maar op die manier zijn we zeker van een goede service en hoeven we zelf minimaal bezig te zijn met de IT”, verklaart Adelheid Hoewaer. “VanRoey komt vier keer per jaar voor een halve dag langs om de server na te kijken, een checklist te doorlopen en onze vragen te beantwoorden. Zo voorkomen we IT-problemen. We kunnen ook altijd bellen naar de helpdesk van VanRoey met dringende vragen.”

Gezien het belang van beveiliging, zorgde VanRoey ook voor de waterdichte beveiliging van de server en van het IT-netwerk. De toegang tot vertrouwelijke informatie is afgeschermd met wachtwoorden per team. Om te vermijden dat er belangrijke gegevens verloren zouden gaan, wordt er elke nacht een automatische back-up gemaakt op een tweede harde schijf in de server. Bovendien is er ook een externe back-up in de cloud, zodat zelfs na een brand alles te recupereren is.

Flexibeler werken met laptops
De derde stap in de vernieuwing van de IT-infrastructuur bij De Stap was de vervanging van de verouderde desktop pc’s door laptops. Alleen de medewerkers die altijd op kantoor zijn, zoals de mensen van de boekhouding, werken nog met een desktop. De anderen kunnen dankzij de nieuwe laptops flexibeler werken op verplaatsing. Na afloop van een huisbezoek kunnen ze bijvoorbeeld snel en veilig van thuis uit of op een andere locatie inloggen op de server om hun verslag te schrijven.

Wifi voor bezoekers
In een laatste fase wil de vzw ook nog wifi voorzien voor bezoekers. “We hebben in onze kantoren regelmatig vergaderingen met externe partners en die mensen vragen dikwijls wifi-toegang”, verduidelijkt Adelheid Hoewaer. “Op dit moment hebben we nog geen wifi in de vergaderzaal, maar dat zouden we dus wel nog willen. Daarbij is het ook weer belangrijk dat het op een veilige manier kan, met een apart gastencircuit zodat bezoekers zeker geen toegang hebben tot onze gegevens. VanRoey kan ons hier zeker bij helpen.”

De samenwerking met VanRoey is voor De Stap duidelijk een schot in de roos. “We wilden een IT-partner met veel kennis, expertise en een professionele maar persoonlijke aanpak. Dat hebben we echt gevonden bij VanRoey”, besluit Adelheid Hoewaer.