De Zigeuner
Reisorganisatie De Zigeuner schakelde EuroSys in voor het vernieuwen van de server en pc’s en het installeren van Wifi. De infrastructuur is nu betrouwbaarder, stabieler en sneller, terwijl het draadloze netwerk en de nieuwe schermen voor werknemers en klanten een aangename, professionele kantooromgeving scheppen.
EuroSys is al bijna 10 jaar de vaste IT-partner van De Zigeuner. De reisorganisatie heeft zelf geen informatici in dienst en rekent dus op EuroSys voor alle IT-ondersteuning, van advies en installatie tot onderhoud. Toen de server aan vervanging toe was, waren het ook de vertrouwde experts van EuroSys die De Zigeuner begeleiden naar een nieuwe, meer krachtige en tegelijk flexibele oplossing. Dat was belangrijk, want de organisatie groeide op 20 jaar tijd van 7 naar 17 kantoormedewerkers en de oude server werd traag en onstabiel.
“De oude server begon te haperen”, vertelt Monique Verlinden, financieel directeur en HR manager bij De Zigeuner. “Het systeem heeft zelfs twee keer 24 uur stilgelegen en dat was een groot probleem: we kunnen dan op kantoor ons werk niet doen en de klanten kunnen niet online reserveren. Dat willen we dus nooit meer meemaken. EuroSys heeft ons heel goed geadviseerd en de verschillende mogelijkheden uitgelegd.”
Een betrouwbare, snelle server
De verouderde server werd door EuroSys vervangen door een grotendeels redundante oplossing. Wanneer het ene systeem uitvalt, neemt het andere over. Zo hoeft De Zigeuner niet langer te vrezen voor een complete uitval door serverproblemen. Bovendien is de nieuwe server krachtiger, en dat merken de gebruikers: “Alles functioneert duidelijk sneller zodat we beter en productiever kunnen werken”, zegt Monique Verlinden. “De nieuwe infrastructuur kan de komende jaren nog flexibel meegroeien met onze organisatie, want de opslagcapaciteit en rekenkracht zijn eenvoudig uit te breiden.”
EuroSys zorgde voor maximale beschikbaarheid binnen het budget. De systemen draaien bij De Zigeuner zelf en de operationele omgeving is redundant opgesteld, met back-up op een andere locatie. Het systeem zelf is ook veiliger, sneller en stabieler, alsook makkelijk uit te breiden met extra opslagschijven of processor units wanneer er meer opslagruimte of rekenkracht nodig is.
Nieuwe kantoren met mooie pc’s en snelle Wifi
EuroSys vernieuwde niet alleen de server bij De Zigeuner, maar installeerde ook nieuwe pc’s en een Wifi-netwerk. Dat gebeurde in het kader van de vernieuwde kantoren en bijgebouwde ruimtes.
Monique Verlinden: “De logge pc’s waar we vroeger mee werkten, heeft EuroSys vervangen door zeer compacte toestellen en mooi ogende schermen die beter passen in de nieuwe kantoren. We kozen voor een ergonomische oplossing met twee schermen en een dubbele monitorvoet die we individueel makkelijk kunnen aanpassen. Dat is niet alleen voor ons aangenamer maar het geeft ook een betere en meer professionele uitstraling naar de klanten. Dit is immers een verkoopkantoor waar klanten een reis komen boeken. Het is dus belangrijk om een goede en professionele indruk te maken wanneer de klanten binnenkomen. Ook hier heeft EuroSys ons geadviseerd over de mogelijkheden en voordelen van de verschillende opties.”
Nieuwe mogelijkheid: thuiswerken
Dankzij de opstelling met een terminal server kunnen medewerkers nu ook zonder problemen veilig van thuis werken, al is dat voorlopig niet iets wat systematisch gebeurt. “We moeten normaal gezien op kantoor zijn voor onze klanten”, legt Monique Verlinden uit. “Maar het is wel erg handig dat we van thuis uit kunnen inloggen op het systeem – iets wat vroeger niet mogelijk was. Dat komt van pas als we bijvoorbeeld ’s avonds of in het weekend een dringende vraag krijgen van een chauffeur. Vroeger moesten we daarvoor naar het kantoor gaan.”
Wifi voor kantoormedewerkers, chauffeurs en klanten
Ook de Wifi stond hoog op het verlanglijstje. Voordien was er een budgetoplossing met twee aparte zenders, maar nu installeerde EuroSys al vijf Wifi-toegangspunten en dat aantal wordt nog uitgebreid. EuroSys kan het volledige Wifi-netwerk centraal beheren op afstand. Bovendien zorgde EuroSys voor een apart netwerk voor de buschauffeurs, zodat de veiligheid niet in het gedrang komt. Ook klanten die dat willen, kunnen veilig gebruikmaken van het gastennetwerk. Het nieuwe gebouw bevat een vertrekhal voor de bussen en een wachtruimte voor reizigers, en boven is er een polyvalente zaal voor lezingen of infosessies. Ook die zaal werd ingericht met Wifi en een infoscherm. In de wachtruimte komt er een infoscherm waarop de reizigers zien wanneer de bus zal komen.
“We willen ook infoschermen ophangen in de nieuwe wachtruimte voor onze chauffeurs”, zegt Monique Verlinden. “Daarop kunnen we dan de planning voor de komende dagen laten zien. Nu gebeurt dat nog op papier, dus dat zal een grote verbetering zijn: sneller, eenvoudiger, centraal te beheren en makkelijk aan te passen.”
De zekerheid van een serviceplan
De Zigeuner kan nu rekenen op een heel betrouwbare en toekomstgerichte IT-omgeving. “Dat was wat we wilden, want IT is cruciaal voor onze activiteiten”, verklaart Monique Verlinden. “We zijn voortdurend bezig met planningen op te stellen en aan te passen en we moeten alles constant kunnen opvolgen. Het is niet omdat ons doelpubliek doorgaans wat ouder is, dat onze organisatie niet mee moet zijn op IT-vlak.”
Een deel van de zekerheid dat de IT goed blijft draaien, komt door het serviceplan dat De Zigeuner afsloot met EuroSys. “Ze zorgen voor de permanente monitoring van onze servers, pc’s, software, backup en netwerk”, aldus Monique Verlinden. “Daarnaast komt er elke twee weken iemand langs – altijd dezelfde persoon zodat die onze omgeving intussen door en door kent. Minder dringende vragen sparen we op tot hij komt, maar als er dringende problemen zijn, staat EuroSys garant voor een snelle oplossing. Bovendien blijven ze ons technisch advies geven. De service is prima en ze hebben alle IT-kennis in huis. Een dergelijk niveau van ondersteuning zouden we nooit halen als we een eigen IT-verantwoordelijke aanwerven. We leggen ons liever toe op onze kernactiviteiten: het organiseren van busreizen. Onze samenwerking met EuroSys blijft dus zeker op lange termijn verderlopen.”
Over De Zigeuner
De Zigeuner is een reisorganisatie uit Diepenbeek die begeleide autocarvakanties organiseert. Zo kunnen de klanten op winter- of zonvakantie, citytrip, dagtrip of meerdaagse rondreis. De organisatie telt ongeveer 100 medewerkers, van wie 17 kantoormedewerkers en daarnaast vooral buschauffeurs en technici.