Terug naar overzicht

Toegepaste oplossingen

Maak een afspraak

Flexpoint

EuroSys als vaste IT-partner

“Géén voltijdse IT’er aangeworven, wél EuroSys als vaste IT-partner in huis gehaald”

Een tweetal jaar geleden stond Flexpoint door de snelle groei voor een tweesprong: nemen we een voltijdse IT’er in dienst of zoeken we een externe IT-partner voor een langetermijnsrelatie? Het werd de tweede optie. “Na een vergelijkende selectieronde met verschillende kandidaten kwam EuroSys als meest geschikt uit de bus”, vertelt Wendy Daniels, verantwoordelijke communicatie en informatiebeheer bij Flexpoint. “EuroSys beheert nu ons volledige netwerk, biedt onze medewerkers dagelijkse ondersteuning via hun helpdesk en denkt proactief mee met de verdere uitbouw van onze ICT.” 

Wendy Daniels heeft met eigen ogen gezien hoe de groei van Flexpoint de afgelopen jaren een hoge vlucht nam. Het bedrijf richt zich als uitzendkantoor, dienstenchequebedrijf en specialist in werving en selectie op een brede waaier aan dienstverleningen in de HR-sector. “Toen ik een achttal jaar geleden bij Flexpoint begon, waren we met twintig collega’s en enkele kantoren, nu tellen we meer dan 75 medewerkers en breidt ons kantorennetwerk over het hele land voortdurend uit.” 

Uiteraard vraagt zo’n snelle groei ook op het vlak van ICT grote aanpassingen. “ICT valt onder mijn bevoegdheid. Aanvankelijk deden we één dag per week beroep op een externe IT-consultant, de overige dagen rustte het dagelijks beheer op mijn schouders. In die periode verzorgde ik met een collega zelf de interne helpdesk. Dit had als gevolg dat we heel erg ad hoc werkten en vaak te weinig tijd konden maken voor andere belangrijke taken. Daarnaast was onze IT-consultant niet elke dag bereikbaar omdat hij ook voor andere klanten werkte.”

Zelf voltijdse IT’er?
Flexpoint overwoog nog even om een voltijdse IT’er aan te werven. “Uiteindelijk zijn we van dit idee afgestapt. IT verandert razendsnel, deze persoon zou zich dan permanent moeten bijscholen om van alles op de hoogte te blijven. Bovendien, één iemand kan nooit alles weten. Wanneer we een uitgebouwde externe structurele partner zouden aanstellen, dan kwam het beheer op meerdere schouders terecht. Een groot IT-bedrijf heeft voor elk deelfacet wel de juiste specialist in huis, wat met EuroSys later ook bleek.

Vergelijkende selectie
Hoewel Flexpoint al goede ervaringen had met EuroSys, besloot het toch een vergelijkende selectie te houden met verschillende kandidaatbedrijven. Wendy Daniels: “We hadden voor onszelf een criterialijst opgesteld. Eén belangrijk gegeven was dat de IT-partner moest instappen in ons bestaand verhaal. We wilden geen bedrijf dat hier zou binnenwandelen en alles op 1,2,3 wilde veranderen. Onze infrastructuur bestaat uit een mix van open source toepassingen en gekende A-merken. Onze nieuwe partner moest ons voor al het bestaande ondersteunen. Verschillende kandidaten stonden hier niet voor open, EuroSys stelde zich wel flexibel op.”

In de bedrijfsgenen
Koen Hendrikx, accountmanager van EuroSys die Flexpoint als klant begeleidt, beaamt dit. “Wij vertrekken altijd vanuit de noden van de klant en passen ons aan. Voor ons spreekt het voor zich dat je in zo’n structureel verhaal moet vertrekken van de bestaande situatie en de klant hierin moet ondersteunen. Ook al betekent dit dat we zelf nog studiewerk moeten verrichten om de specifieke toepassingen of set-ups van de klant volledig te doorgronden. In een volgende fase kan je dan nauw samenwerken om het toekomstplan uit te tekenen. Proactief meedenken in combinatie met een flexibele opstelling zit in de bedrijfsgenen van EuroSys.”

Gecertificeerde netwerkbeheerders
De samenwerking tussen Flexpoint en EuroSys verloopt op verschillende niveaus. Koen Hendrikx: “Flexpoint heeft een serviceplan waarbij elke maand een van de twee dedicated gecertificeerde netwerkbeheerders twee halve dagen langskomt voor het serveronderhoud. Daarnaast koos Flexpoint ook voor iVITa, onze monitoringtool om vanop afstand 24 uur op 24 de gezondheid van het serverpark te bewaken. Wanneer nodig grijpen we proactief in.” 

Helpdesk bij EuroSys
Naast het netwerkbeheer besteedt Flexpoint zijn volledige helpdesk uit aan EuroSys. Wendy Daniels: “Onze medewerkers bellen rechtstreeks naar EuroSys wanneer ze een probleem met hun computer hebben. Meestal lossen de mensen van EuroSys het euvel telefonisch op. Wanneer een persoonlijke interventie zich opdringt, koppelt EuroSys altijd met mij terug. We zijn enorm tevreden over deze manier van samenwerken. De helpdeskmedewerkers van EuroSys kennen ons netwerk en weten bij een telefoontje meteen waar het over gaat. Bovendien heb ik de handen vrij gekregen voor een meer communicatie- en marketinggerichte invulling van mijn functie.” Koen Hendrikx bevestigt: “Onze helpdesk is zo georganiseerd dat een klant steeds dezelfde medewerkers aan de lijn krijgt. Zo kennen ze de configuratie van de klant steeds beter en groeit er een vertrouwensband.” 

Overstappen naar Citrix
EuroSys zette bij Flexpoint ook verschillende veranderingstrajecten op de rails. Wendy Daniels: “Een belangrijke overstap was deze van terminal server naar Citrix. Onze verschillende kantoren werken dankzij ons Citrixplatform nu op één virtual private netwerk dat veel stabieler en sneller functioneert in vergelijking met de oplossing van vroeger. Toen moesten onze medewerkers, afhankelijk van de toepassing, aanloggen op verschillende servers. Dat is voorgoed verleden tijd, ook voor het onderhoud en het updaten van de servers boeken we nu veel tijdswinst.” 

Nieuwe dataprovider
Ook voor de dataprovider leverde EuroSys een andere oplossing. “Vroeger werkten we samen met een grote gekende firma. Hun oplossing voldeed technisch niet aan onze behoeftes, bovendien botsten we voortdurend tegen de logge structuur van dit bedrijf wanneer we oplossingen eisten.” EuroSys bracht Destiny als nieuwe provider aan. “Alles loopt nu gesmeerd. De dataverbindingen tussen de verschillende kantoren werken zoals het hoort. Bovendien, bij Destiny vinden we altijd een luisterend oor als we vragen hebben. Destiny werkt met zeer korte communicatielijnen, waardoor je altijd snel geholpen bent.” 

Verhuis van hoofdkantoor
Een grote uitdaging – ook op ICT-vlak – was de verhuis van het hoofdkantoor van Flexpoint van Zonhoven naar de prachtige nieuwe kantoorgebouwen langs de Herkenrodesingel in Hasselt. Wendy Daniels: “Alles moest op één weekend in september gebeuren. Een uitzendkantoor kan het zich onmogelijk permitteren om te stoppen met werken. Vrijdag moesten onze medewerkers afloggen in Zonhoven om maandag de knop opnieuw te kunnen indrukken in Hasselt. Dit betekende zowel de verhuis van alle computers maar ook van de servers. Het kantoor in Zonhoven moest bovendien blijven functioneren als een gewoon kantoor.” Zoals voor elk project tekende EuroSys een gedetailleerd projectplan uit.  “Zaterdagavond was de klus al geklaard”, vertelt Wendy Daniels. “Zowel in Hasselt als Zonhoven hebben de medewerkers maandagochtend het werk hervat alsof er niets aan de hand was.”

Overstappen naar Google Apps for Business 
Ook voor de toekomst heeft Flexpoint nog grote plannen. “Onze mailserver die nog werkt op Exchange 2003 is dringend aan vervanging toe. We hebben de rekenen denkoefening gemaakt: opnieuw een eigen mailserver of overstappen naar Gmail binnen Google Apps for Business. Een deel van de organisatie had hier al ervaring mee. Na de nodige opleidingen waarderen ze de extra functionaliteiten en workflows. Bovendien hebben we met Gmail geen nood meer aan een eigen mailserver. Al het onderhoud en de back-ups gebeuren in de cloud. We hebben dan ook beslist om in januari 2014 op Google Apps for Business over te stappen. Zowel voor de overschakeling zelf als de broodnodige opleidingen vertrouwen we uiteraard op onze vaste partner EuroSys.”