Oudsbergen bereikt grotere beschikbaarheid en efficiëntie

De gemeente Oudsbergen zocht een partner die mee wou denken over de ICT-architectuur, de visie samen kon uitwerken en het beheer van de servers wou overnemen. Daarom besliste de gemeente om samen te werken met VanRoey. Zo kunnen de medewerkers van de gemeentediensten nu rekenen op een optimaal beheerde, goed beveiligde en maximaal beschikbare infrastructuur. Op die manier krijgen ook de burgers een betere, meer efficiënte dienstverlening.

Ook openbare instellingen naar een maximale efficiëntie en beschikbaarheid. Dat is zeker zo naarmate de dienstverlening voor de burgers meer en meer online verloopt. Maar ook achter de schermen en aan de loketten mogen de systemen absoluut niet haperen. De IT-infrastructuur mag het dus niet laten afweten.

Beter problemen voorkomen dan genezen
Bij de gemeente Oudsbergen zijn er twee medewerkers die de dagelijkse operationele ICT voor hun rekening nemen, ondersteuning bieden aan de pc-gebruikers en instaan voor het applicatiebeheer. Voor het beheer van de infrastructuur was er versterking nodig door externe specialisten. De kleine omvang van de IT-afdeling was ook een probleem tijdens vakantieperiodes. Daarom besliste de gemeente om VanRoey in te schakelen als IT-partner. De interne systeembeheerder van Oudsbergen zoekt nu telkens samen met VanRoey naar de beste oplossingen voor de organisatie.

Maandelijkse bezoeken en online monitoring
VanRoey beheert nu de volledige serveromgeving van de gemeente Oudsbergen en staat in voor de complexe aspecten van het systeembeheer. De dienstverlening gebeurt volgens de afspraken van een serviceplan. Dat omvat onder meer ook een maandelijkse bezoek van een vaste VanRoey-expert.

Alle niet-dringende vragen en problemen die we zelf niet kunnen oplossen, verzamelen we en leggen we voor aan onze contactpersoon van VanRoey voor tijdens zijn maandelijks bezoek”, zegt Marc Willems, systeembeheerder bij de gemeente Oudsbergen. “Maar over het algemeen zijn er erg weinig problemen dankzij de proactieve monitoring van onze netwerk- en serveromgeving door VanRoey via hun cloudsysteem ivITa. Ze installeren op die manier ook alle updates en antivirussoftware, controleren of er voldoende schijfruimte is en staan in voor de back-up en de beveiliging. Een degelijke beveiliging is uiteraard belangrijk voor een gemeente omdat we werken met privé-gegevens van burgers.”

Beveiliging en beschikbaarheid
De serveromgeving van Oudsbergen werd enige tijd geleden door VanRoey geïnstalleerd en omvat nu tien virtuele servers die draaien op drie fysieke servers. Wanneer een van de fysieke systemen zou uitvallen, kunnen de andere het meteen overnemen. Daarnaast worden alle gegevens ook nog eens gekopieerd naar een externe locatie. Zo beschikt de gemeente over een goed beveiligde en redundante infrastructuur waarop alle softwaretoepassingen draaien van de gemeente en van het OCMW. “Stabiliteit is voor ons essentieel. We moeten er altijd op kunnen rekenen dat alles goed werkt. Daarom is het zo belangrijk dat we samenwerken met een partner die alles up-to-date houdt en onze omgeving goed kent”, aldus Marc Willems.

Betere dienstverlening aan de burgers
De zestigtal medewerkers die van de ICT-infrastructuur gebruikmaakt, merkt heel weinig van de dienstverlening door VanRoey. “En dat is prima”, stelt Karla Louis. “Hoe onzichtbaarder VanRoey is voor onze eindgebruikers hoe beter, want dat betekent dat er weinig problemen zijn.”

Wanneer de computergebruikers een probleem hebben, contacteren ze eerst onze eigen ICT-dienst en wij schakelen VanRoey in wanneer we het zelf niet kunnen oplossen. Dat loopt voor iedereen prima. De finale doelstelling van de service door VanRoey is natuurlijk dat we de burger beter kunnen bedienen door intern efficiënter te werken. Als de loketmedewerkers geen toegang krijgen tot hun applicaties door netwerkproblemen, kan die bijvoorbeeld een burger die een nieuw identiteitsbewijs nodig heeft, niet helpen. Ook in de backoffice kunnen we onze diensten voor de burgers niet efficiënt uitvoeren wanneer er problemen zijn met de ICT-infrastructuur.”

Online loket
De zekerheid van een externe dienstverlener als VanRoey blijkt voor Oudsbergen een goede keuze. Het serviceplan blijft dan ook op lange termijn lopen. “Op termijn denken we aan het uitbouwen van een digitaal loket en ook daarvoor zijn beveiliging en beschikbaarheid heel belangrijk.”