Terug naar overzicht
JBC

Toegepaste oplossingen

Maak een afspraak

JBC

Gekozen voor proven technology in de cloud!

JBC schakelt met steun van EuroSys succesvol over naar Google Apps for Business 

Dankzij de ondersteuning van EuroSys schakelde kledingketen JBC met succes over van hun oude mailsysteem naar Gmail van Google Apps for Business. 
“Eén van de belangrijkste beslissingsfactoren voor de nieuwe mailoplossing was het toenemend gebruik van mobiele mail” stelt IT-manager Geert Schouteden. “We zochten naar een betrouwbaar systeem, liefst in de cloud dat in vergelijkbare bedrijven zijn deugdelijkheid al had bewezen.” 

Kledingketen JBC met hoofdvestiging in Houthalen werkte tot voor kort met Lotus Notes als mailsysteem. Geert Schouteden: “In afwachting van een nieuwe mailomgeving werd niet meer geïnvesteerd in de bestaande omgeving, waardoor dit platform ons regelmatig kopzorgen baarde bij extern gebruik. Zo konden externe gebruikers pas mails raadplegen na login op ons extranet en enkel indien er een kleine applicatie op de client geïnstalleerd was. De maildiensten draaide intern op een eigen server. Ook deze had zijn beste dagen achter de rug.” 

Belang van mobiel mailen 
De afgelopen jaren won mobiel mailen binnen JBC fors aan belang. Een groot deel van de productie gebeurt in het Midden- Oosten. De kledingketen beschikt ter plaatse over een eigen kantoor waarmee intensief wordt gecommuniceerd. “Onze aankopers reizen regelmatig de wereld rond. Voor hen is het essentieel dat ze overal eenvoudig hun mails bij de hand hebben. We hebben vrijwel elk soort mobiel toestel in huis: iPad, iPhone, Android, BlackBerry,… Dat vraagt van onze mailsoftware veel flexibiliteit. Dit was dus ook één van de bepalende criteria voor de keuze van het toekomstige mailsysteem”, zo stelt Geert Schouteden. 

Objectief vergelijken 
Binnen het IT-team kreeg medewerker Ben Van Aerde de opdracht om een voorstel uit te werken. Ben Van Aerde: “Ik zette zowel functioneel als cijfermatig de voor- en nadelen van alternatieve oplossingen op een rijtje. Zo nam ik de mogelijkheden van zowel Microsoft Exchange, Office 365 als Google Apps for Business onder de loep. De mobiele mogelijkheden en of het al dan niet om proven technology ging, waren de belangrijkste criteria.Op beide vlakken blonk Google Apps for Business uit. Met deze oplossing werken we volledig in de cloud en moeten we dus geen eigen server meer onderhouden. Voor ons als IT-afdeling betekent dit een welgekomen verlichting van de taken.” 

Tien testgebruikers 
JBC wilde zich niet blind in een avontuur storten en selecteerde EuroSys als implementatiepartner. Geert Schouteden: “Het feit dat ook EuroSys zelf met Google Apps for Business werkt, vormde een belangrijk argument. We beslisten om samen met EuroSys een proof of concept op te zetten. Daarbij zouden we tien testgebruikers een half jaar laten proefdraaien met de mails en de kalender. Elke soort client was in de testgroep vertegenwoordigd. Dit moest ons absolute zekerheid geven over een goede keuze. Na de vooropgestelde testperiode bleek dat we op het ingeslagen pad zouden verdergaan.” 

Conversie 
Begin 2012 stond de volledige overschakeling op het programma.Ben Van Aerde: “Tijdens de testperiode onderhielden we een intensief contact met EuroSys. Samen hebben we de conversie grondig voorbereid. EuroSys dacht in elke stap mee. Naast de steun bij het overzetten van alle historische gegevens en het overschakelen zelf, deden we tijdens de cruciale dagen beroep op de consultants van EuroSys om samen met hen de opstart in goede banen te leiden. Zelfs met de nodige communicatie vooraf roept zo’n belangrijke overgang onvermijdelijk vragen op bij de gebruikers. Mede dankzij de extra ondersteuning van EuroSys hebben we op een relatief korte periode iedereen operationeel gekregen.” 

Praktijkgerichte opleiding 
Om de gebruikers meteen met de mail- en kalendermogelijkheden van Google Apps for Business te laten kennismaken, organiseerde EuroSys praktijkgerichte trainingen in zijn eigen opleidingscentrum. “We verdeelden de medewerkers in groepjes van tien à dertien personen. Deze kregen telkens een training van een halve dag. We spraken met EuroSys af om de basisfuncties van de mail en de kalender te presenteren waarna iedereen zelf de uitgebreide mogelijkheden kon ontdekken. Na een onvermijdelijke gewenningsperiode vinden de meeste medewerkers het een toegevoegde waarde dat de mails in conversatievorm worden gepresenteerd.” Voor anderen is er altijd nog de meer traditionele weergave mogelijk. 

Andere mogelijkheden 
Ook de andere mogelijkheden van Google Apps for Business worden binnen JBC ontdekt en steeds meer gebruikt. Ben Van Aerde: “Zo zien we bijvoorbeeld het gebruik van Google Docs en de chatfunctie spontaan toenemen. Verder voerden een aantal afdelingen een groepskalender in en gebruiken we deze tool voor het reserveren van vergaderzalen. Tenslotte willen we Google Sites gebruiken om een nieuw intranet uit te bouwen. EuroSys zette hiervoor een basisset-up klaar zodat we dit zelf kunnen uitbouwen.

Klantgetuigenis JBC