Masters in Innovation

Toonaangevende innovatiegroep in integrale productontwikkeling Masters in Innovation - het overkoepelende merk van de Verhaert Groep - zocht een mailsysteem dat kon dienen voor zijn zes innovatiecentra in Europa. Met de hulp van EuroSys schakelden alle gebruikers over naar G Suite van Google, zodat ze nu beter intern kunnen communiceren en veilig online mailen.

Masters in Innovation is een ambitieuze innovatiegroep met vijf bedrijven: Verhaert, Moebius Design, Pegus, Lambda-X en Load. De groep is de voorbije jaren snel gegroeid door een aantal strategische overnames, zodat er nu zes vestigingen zijn in België, Nederland en Portugal. “De overgenomen bedrijven werkten allemaal met een eigen mailsysteem. We hadden uiteindelijk een combinatie van verschillende technologieën – van Office 365, Microsoft Exchange en Lotus Notes tot open source”, vertelt Koen Van Bossche, ICT Manager bij Verhaert, de Kruibeekse hoofdzetel van de groep waar ook de ICT-afdeling zit. “Van hieruit ondersteunen mijn collega en ik alle vestigingen, goed voor een 200-tal gebruikers”, legt Koen Van Bossche uit. “Aangezien we maar met twee zijn, werken we vaak samen met externe IT-partners als we extra expertise nodig hebben. Zo verlopen projecten altijd veel beter en efficiënter dan wanneer we alles zelf doen.”

Een uniform mailsysteem voor alle vestigingen

Ook voor het mailproject ging Masters in Innovation op zoek naar een externe expert die de overstap in goede banen kon leiden. “We wilden een uniform mailsysteem zodat alle vestigingen gemakkelijker met elkaar zouden communiceren”, zegt Koen Van Bossche. “Belangrijk was ook dat de e-mail compatibel zou zijn met onze CRM-software. We hebben de mogelijkheden bekeken en kwamen uit bij G Suite van Google als een van de opties. EuroSys bleek de beste partner voor G Suite, zodat we voor hun aanbod hebben gekozen. Het was voor ons de eerste samenwerking met EuroSys, dus we hebben hen vooraf heel wat vragen gesteld. Die konden ze direct op een onderbouwde manier beantwoorden. Zo hebben ze ons direct overtuigd van hun aanpak en expertise – we zijn zelfs niet verder op zoek gegaan naar andere partners.”

Migratie in eigen handen, geholpen door externe expertise

De migratie naar G Suite verliep erg vlot. EuroSys tekende eerst samen met Masters in Innovation een stappenplan uit voor het migratietraject. Uiteindelijk besliste men dat de eigen IT-afdeling het grootste deel van de uitvoering voor zijn rekening zou nemen. “Dat was mogelijk doordat we eerst van EuroSys een grondige opleiding kregen over de migratiemogelijkheden en het technisch beheer”, verduidelijkt Koen Van Bossche. “EuroSys was sterk betrokken bij de testfase en ook tijdens de migratie zelf konden we altijd bij hen terecht. Daardoor hebben we geen problemen of haperingen gehad, wat toch verbazend is bij zo’n complex migratieproject. Op drie maanden tijd waren alle vestigingen overgeheveld.” Ook na de migratie zijn er geen ‘kinderziektes’ opgedoken. ”We kregen alleen een paar vragen van eindgebruikers naar extra functionaliteiten – ‘nice to haves’ waarmee EuroSys ons heeft geholpen”, aldus Koen Van Bossche. 

Opleidingsmateriaal voorhanden

Daarnaast kregen Koen Van Bossche en zijn collega van de ICT-afdeling ook een ‘train-the-trainer’ opleiding van EuroSys, zodat ze daarna zelf een opleiding konden geven aan de eindgebruikers. Dat gebeurde deels via Google Hangouts Meet, het Google-platform voor videoconferentie, zodat ook de medewerkers vanuit het buitenland online de training konden meevolgen. “Heel handig was dat we voor die opleidingen de presentaties en het trainingsmateriaal van EuroSys mochten gebruiken en personaliseren voor onze eindgebruikers”, zegt Koen Van Bossche.

De migratie zelf gebeurde in het weekend. In de daaropvolgende week organiseerde de ICT-afdeling elke dag een lunchworkshop van een uurtje, waarin mensen konden komen om vragen te stellen over hun nieuwe mailsysteem. “Een idee van EuroSys dat duidelijk aansloeg.” 

Flexibel mobiel werken en beter samenwerken tussen alle vestigingen

De verandering is in de praktijk natuurlijk zeer tastbaar voor de gebruikers bij Masters in Innovation. G Suite draait in de cloud, zodat hun mail nu overal bereikbaar is. “Onze medewerkers kunnen nu dus met elk toestel en op elke plaats mailen, waardoor ze bijvoorbeeld veel makkelijker kunnen werken op verplaatsing of thuis, of mails beantwoorden via hun smartphone. Vroeger gebruikte elke vestiging daarvoor een eigen webmailsysteem”, verklaart Koen Van Bossche.

Nu alle collega’s met G Suite mailen, zitten alle interne contactgegevens in dezelfde adressenlijst. “Daardoor kunnen we veel eenvoudiger met elkaar communiceren of bijvoorbeeld een videoconference organiseren”, aldus Koen Van Bossche. “We hebben bovendien een kalendersysteem voor de hele groep. Dat gebruiken we onder meer om een plaats te boeken in een van onze satellietkantoren die we gebruiken voor teleworking – zo vermijden we de files in en rond de stad. In de kalender kan je ook de beschikbaarheid van collega’s checken, zodat we veel minder moeten bellen en heen en weer mailen dan vroeger.”

Maximale beschikbaarheid en waterdichte beveiliging

Ook het werk van de ICT-verantwoordelijken verloopt nu een stuk efficiënter. Koen Van Bossche: “Vroeger waren er vier verschillende – soms verouderde - mailsystemen maar nu moeten we nog maar één mailplatform beheren. Terwijl we vroeger alleen al in Kruibeke vijf servers ter plaatse hadden staan voor de mail, hoeven we ons nu over de hardware helemaal niet meer te bekommeren: het serveronderhoud en de security zijn voorzien door Google. Zij zorgen ook voor alle software updates. Als grote partner blijven ze altijd mee met de nieuwste technologieën zodat we kunnen rekenen op een maximale beschikbaarhei en een uiterst betrouwbare beveiliging. De beveiligingsniveaus en instellingen kunnen we overigens per vestiging bepalen. Een van de voordelen bij G Suite is dat alles standaard is voorzien in één geïntegreerde oplossing, ook de antivirussoftware en de spamfilter bijvoorbeeld. Vroeger hadden we daarvoor een aparte software nodig, zodat we werkten met allerlei losse componenten. Ook het hele beheerplatform van G Suite is erg goed. Nieuwe gebruikers toevoegen en andere beheertaken kunnen we eenvoudig zelf uitvoeren, we zijn daarvoor niet afhankelijk van een externe partij.”

Goede communicatie naar de eindgebruikers

Het succes van een migratieproject staat of valt met de acceptatie – of nog beter: het enthousiasme – van de gebruikers. Een verandering van werken wordt meestal niet meteen door alle eindgebruikers met open armen aanvaard. Het change management was dus cruciaal. EuroSys zorgt ook op dat vlak voor begeleiding. “EuroSys bezorgde ons een aantal standaardmails over de migratie die wij konden personaliseren en versturen naar de eindgebruikers”, vertelt Koen Van Bossche. “Daardoor wisten ze heel goed wat ze konden verwachten. Dat heeft ons echt geholpen bij de interne acceptatie. De overstap werd ook vergemakkelijkt doordat elke gebruiker zijn mail in G Suite zelf kan indelen zoals hij of zij wil – het is erg flexibel.”

Over Masters in Innovation

Masters in Innovation is een Europese innovatiegroep die producten ontwikkelt voor bedrijven van elke omvang. De groep ontstond vanuit de firma Verhaert in Kruibeke, waar nu de hoofdzetel van de groep is gevestigd. In de hele groep werken ongeveer 200 mensen.

https://mastersininnovation.com/

Neem vrijblijvend contact op voor advies op maat via ons contactformulier.