Ons Dak

De sociale woonmaatschappij Ons Dak beheert ongeveer 2.100 sociale woningen en is daarvoor afhankelijk van een goed werkende IT-infrastructuur. Daarom vroeg de organisatie aan EuroSys om de volledige netwerk- en serverinfrastructuur te vernieuwen en achteraf ook te beheren.

“Als kleine organisatie met een dertiental bedienden heeft Ons Dak geen eigen IT-verantwoordelijke”, vertelt Koen Van den Bruel, directeur van Ons Dak. “Het is dus voor ons heel belangrijk dat we kunnen rekenen op de dienstverlening van een betrouwbare IT-partner. Als de IT-infrastructuur het laat afweten, kunnen we namelijk ook onze klanten niet helpen.”
 
Meer performantie en capaciteit nodig
De server van Ons Dak was na vier jaar aan vervanging toe, en ook het netwerk voldeed niet langer. De organisatie was namelijk overgestapt naar een nieuw softwarepakket dat voortdurend wordt gebruikt bij de dienstverlening voor de klanten. Koen Van den Bruel: “De nieuwe software vergde meer performantie en capaciteit van de server, waardoor het verouderde systeem erg traag werd en soms vastliep: heel vervelend voor de gebruikers en nefast voor onze dienstverlening. Bovendien groeit de hoeveelheid data elk jaar en zaten we ook op dat vlak aan de limieten van het systeem.”
 
Een partner voor alle IT-ondersteuning
Ons Dak ging op zoek naar een nieuwe IT-partner en vroeg offertes aan bij een vijftal IT-leveranciers. De offertes werden telkens ook uitgebreid besproken. “Het ging om meer dan een eenmalig project: de leverancier moest achteraf ook instaan voor onderhoud en ondersteuning”, verklaart Koen Van den Bruel. “EuroSys kwam als beste uit de bus: ze gaven ons een zeer overzichtelijke offerte en ze stelden een aanpak voor die ons aansprak, met een heel transparant onderhoudscontract. Ze kwamen ook heel professioneel over, wat ons veel vertrouwen gaf. Die indruk hebben ze bij de uitvoering waargemaakt. Ze gaven blijk van een grondige kennis en expertise, en ze treden op als een zeer betrouwbare en flexibele IT-partner.”
 
Update van de softwarelicenties
De vernieuwing van de IT-infrastructuur bij Ons Dak verliep heel vlot; op amper een maand tijd was alles rond. Na een gratis audit van de volledige IT-infrastructuur volgden een aantal gesprekken en op basis daarvan leverde EuroSys advies over de infrastructuur en software die het best zou aansluiten bij de behoeften van Ons Dak. Er werd ook bekeken in hoeverre de Microsoft-licenties nog up-to-date waren, waarna EuroSys die in orde bracht waar nodig. EuroSys maakte de juiste technologische keuzes en installeerde de nieuwe server. Ook de telecomlijnen werden omgeschakeld, de mailboxen gemigreerd naar een nieuw platform, de Wifi werd vernieuwd en er werd een nieuwe firewall geïnstalleerd.

Betrouwbare back-up en beveiliging
“Onze server staat hier lokaal bij ons maar EuroSys zorgde ook voor een betrouwbare back-up zodat we geen risico lopen op gegevensverlies”, zegt Koen Van den Bruel. “We hoeven ons nu nergens meer zorgen over te maken. Dat was ook de bedoeling, vandaar dat we kozen voor het pakket ‘Netwerk zonder zorgen’ van EuroSys, een onderhoudscontract waarbij ze het volledige netwerk beheren en eventuele problemen snel oplossen. Al onze gebruikers kunnen de servicedesk contacteren met IT-vragen. Zij zijn alvast erg tevreden over die service. EuroSys tracht alles zoveel mogelijk op afstand op te lossen maar komt indien nodig ter plaatse. Ze staan ook in voor de beveiliging, wat voor ons erg belangrijk is omdat we werken met zeer gevoelige informatie zoals gegevens over het inkomen van onze klanten. We halen rechtstreeks informatie uit de databanken van de overheid, waar we gegevens kunnen opvragen over - potentiële - huurders. Een snelle en veilige verbinding is daarbij cruciaal om correct en efficiënt te kunnen werken.”
 
Snelle reactie op elke vraag
Als overheidsinstelling is Ons Dak gebonden aan de wetgeving voor overheidsopdrachten, waarbij voor elk nieuw leverancierscontract een openbare aanbesteding moet worden uitgeschreven.
De sociale woonmaatschappij is op dit moment in ieder geval erg tevreden over de samenwerking met EuroSys. “Ze maakten een correcte analyse van onze situatie, ze volgden een gestructureerde aanpak, ze zorgen voor een persoonlijke opvolging en goede contacten, en ze werken heel transparant. Als we hen een vraag stellen, reageren ze altijd heel snel.”
 
Stabiele infrastructuur met ruimte voor groei
Veel ingrepen zijn er vooralsnog niet nodig geweest, want de nieuwe IT-infrastructuur is heel stabiel en biedt ook nog ruimte voor een verdere groei van de capaciteit. “Deze opstelling voldoet helemaal aan onze verwachtingen”, bevestigt Koen Van den Bruel. “De gespecialiseerde softwarepakketten die onze werking ondersteunen, evolueren voortdurend. EuroSys zal hier dus op moeten inspelen, maar we verwachten ook wat dat betreft geen problemen. Ook de voortdurende aangroei van onze gegevens blijft een uitdaging want we werken steeds meer digitaal. Daarnaast denken we eraan om een selfserviceportaal te ontwikkelen voor onze klanten. Op dat moment zullen de performantie en de beschikbaarheid van onze IT-infrastructuur nog belangrijker zijn voor onze dienstverlening.”
 
Over Ons Dak
Ons Dak is een sociale woonmaatschappij in de provincie Limburg. Ze beheert 2.100 woningen in Maaseik, Kinrooi, Dilsen-Stokkem, Bree en Meeuwen-Gruitrode.
www.onsdak.be