Terug naar overzicht

Toegepaste oplossingen

Maak een afspraak

Pellens Yvo bvba

Meer aandacht voor kernactiviteiten

Pellens Yvo: meer aandacht voor kernactiviteiten dankzij centraal beheerde IT-infrastructuur

Pellens Yvo, een KMO die elektriciteitswerken uitvoert, vroeg aan EuroSys om de verouderde IT-infrastructuur te vernieuwen. EuroSys installeerde een nieuwe server en configureerde Office 365. De nieuwe infrastructuur is beter beveiligd, biedt meer opslagcapaciteit en is uiterst betrouwbaar. EuroSys blijft instaan voor het IT-beheer ter plaatse en op afstand, zodat Pellens zich helemaal kan toeleggen op zijn klantenservice.

Pellens Yvo is een kleine onderneming maar de beschikbaarheid van de IT is essentieel voor de bedrijfsactiviteiten en de klantenservice. 

“Zonder onze software kunnen we simpelweg niet functioneren”, vertelt zaakvoerder Yvo Pellens. “We gebruiken namelijk een softwarepakket – Cafca -  voor onze werkplanning, de opvolging van de werven, het voorraadbeheer, de aankopen en de financiële opvolging. Als dat plat ligt, kunnen we dus niet werken.”

De server waar Pellens mee werkte, was verouderd en bood te weinig opslagcapaciteit. Het netwerk was ook onvoldoende beveiligd en er was te weinig aandacht voor de back-up. Bovendien had de onderneming zelf te weinig IT-kennis in huis om de steeds complexere IT-omgeving en de serverinfrastructuur optimaal te beheren. 

Externe kennis en betrouwbaarheid

“Het was voor ons dan ook duidelijk dat we dringend een professionele IT-partner nodig hadden om onze IT-infrastructuur te optimaliseren en te beheren”, aldus Yvo Pellens. “Een klant raadde ons EuroSys aan, maar we hebben ook nog vergeleken met een aantal andere partijen. EuroSys bleek niet de goedkoopste maar wel de beste op het vlak van kennis en betrouwbaarheid van de dienstverlening. Vandaar dat we besloten om met hen in zee te gaan. Hun aanbod beantwoordde ook helemaal aan ons verlanglijstje: ondersteuning van buitenaf, een partnership op langere termijn en een aantal mooie referenties. Ook hun locatie – niet te ver van ons bedrijf – was een belangrijk pluspunt.”

Vlekkeloze migratie

Om Pellens goed te kunnen ondersteunen, ging EuroSys van start met een aantal gesprekken om het bedrijf en zijn werkwijze grondig te leren kennen. Daarna volgde de behoeftenanalyse en stelde EuroSys de mogelijke oplossingen voor. Na akkoord van Pellens werd het project vlot uitgevoerd. Yvo Pellens bevestigt: “Het project is goed verlopen: EuroSys heeft alle afspraken opgevolgd en de migratie is zelfs beter gegaan dan we hadden verwacht. 

Pellens heeft nu een nieuwe centrale server waar alle software op draait en een tweede gespiegelde server op een andere plaats waarop EuroSys een keer per dag een geautomatiseerde back-up neemt. “Daarnaast heeft EuroSys ook Office 365 opnieuw voor ons geconfigureerd zodat we nu onder meer werken met e-mail via de cloud”, legt Yvo Pellens uit. “We hebben een grotere opslagcapaciteit, het netwerk werd gecontroleerd en er werden twee nieuwe pc’s geïnstalleerd. EuroSys zorgde ook voor de volledige installatie en configuratie van onze Cafca software.”

Efficiënter, veiliger en zonder onderbrekingen

Alle softwaretoepassingen draaien nu centraal op de server en niet langer op de pc’s. Daardoor zijn ook de back-up en beveiliging van alle gegevens efficiënter – centraal -  te organiseren en is de beschikbaarheid nu optimaal. Bovendien opent deze aanpak op termijn de mogelijkheid naar thuiswerken. 

Yvo Pellens: “De computergebruikers – vier van onze 12 medewerkers – kunnen nu sneller en efficiënter werken en we hebben allemaal meer tijd om ons toe te leggen op onze kernactiviteiten. We sloten met EuroSys ook een servicecontract waarbij elke maand een van hun specialisten bij ons langskomt voor het netwerk- en serveronderhoud.”

Managed Services in de cloud

De dagelijkse opvolging van de back-up, de rapportering, de updates en de monitoring van de server gebeuren via ‘ivITa’, het beheersysteem van EuroSys in de cloud. Door voortdurend een aantal parameters te controleren, kan EuroSys heel nauwkeurig de werking van alle netwerkonderdelen opvolgen. Als er een probleem opduikt, grijpen de technici van EuroSys onmiddellijk in door het op afstand op te lossen of indien nodig ter plaatse te komen. “We kunnen ook zelf telefonisch of via e-mail EuroSys contacteren als we hulp nodig hebben. Intussen hebben we één keer een acuut probleem gehad op zondag en dat werd snel opgelost”, verklaart Yvo Pellens.

Steeds meer digitaal

De nieuwe aanpak geeft ook een meer professionele uitstraling aan de onderneming. “We waren nochtans al vooruitstrevend op het vlak van IT”, zegt Yvo Pellens. “We maakten bijvoorbeeld onze planning digitaal. Nu willen we ook de facturatie volledig digitaliseren. Daarnaast willen we ook met onze toepassingen gaan werken op locatie, in eerste instantie voor het opstellen of aanpassen van offertes bij de klant. Dat zal onze efficiëntie sterk verhogen want momenteel moet de verkoper eerst terug naar kantoor om een offerte op te stellen of aan te passen op papier, en die dan per post te versturen.”

Acht maanden na de migratie wil Yvo Pellens absoluut niet meer terug naar de vroegere werkwijze. “We zijn heel tevreden over de dienstverlening van EuroSys”, zegt hij. “We beschouwen het dan ook als een partnership op lange termijn.”

Over Pellens
Pellens Yvo bvba is een bedrijf met 12 ervaren vakmannen die sinds 1988 samen met zaakvoerder Yvo Pellens elektriciteitswerken uitvoeren, domotica en zonnepanelen installeren en zorgen voor brandbeveiliging en sprinklerinstallaties.
www.pellensyvo.be