Rusthuizen ZA

EuroSys realiseerde naadloze overschakeling van eigen serverroom naar private cloud Zorgcentra Zusters Augustinessen draaien volledig in the cloud 

De vier zorgcentra van Rusthuizen Zusters Augustinessen in Overpelt, Sint-Truiden, Alken en Hamont ‘draaien’ sinds september 2013 volledig op servers in het myWingu datacenter van EuroSys. Naast de dagelijkse monitoring stond EuroSys in voor een vlekkeloze overschakeling. “Anders dan wat veel mensen denken, overstijgt onze ICT het administratieve werk op gewone pc’s”, zo stelt algemeen directeur Guido Henckaerts. “De verzorging van onze bewoners verloopt via een individueel zorgplan dat onze verpleegkundigen draadloos en in real time via tablets opvolgen en registreren.”  

Al sinds 1977 werkt algemeen directeur Guido Henckaerts voor de Rusthuizen Zusters Augustinessen. In al die jaren zag hij enorm veel veranderen, niet in het minst op ICT-vlak. Als handelsingenieur met een afstudeeroptie in de richting van informatica, volgt hij sinds het prille begin de belangrijkste ICT-ontwikkelingen op de voet. Waar nodig speelt hij kort op de bal. “Ik herinner me hier nog de tijd voordat de eerste pc’s hun intrede maakten. Onze allereerste computer had geen harde schijf, maar werkte op floppy’s van een luttele 720 kilobytes. Zelfs van DOS als besturingssysteem was toen nog geen sprake.” 

Voorhoede in Vlaanderen
Net als in de pioniersjaren behoren de vier Rusthuizen Zusters Augustinessen op vlak van ICT nog steeds tot de voorhoede in Vlaanderen. Guido Henckaerts: “De verzorging en opvolging van onze bewoners verloopt via gespecialiseerde software. Elke bewoner heeft een persoonlijk zorgplan dat aangeeft welke verzorging er op elk moment van de dag nodig is. De verpleegkundige vinkt op een tablet af wat er al gebeurd is. Ook de registratie van kernparameters, bijvoorbeeld de bloeddruk, verloopt via deze toepassing. De diensthoofden behouden op elk moment het overzicht over hun afdeling en sturen bij waar nodig. Alle handelingen en gegevens worden real time verwerkt en in een centrale databank opgeslagen.”

Serverroom naast de stookplaats
Een tiental  jaar geleden besloot de directie om een centrale serverroom uit te bouwen voor de vier rusthuizen en voor de pc’s te werken met thin clients. De servers stonden eerst in Overpelt, maar verhuisden door de verbouwingen twee jaar geleden naar Sint-Truiden. “Noodgedwongen moesten we deze in de kelder vlakbij de stookplaats onderbrengen, een bijzonder ongelukkige locatie. Ook de brandweer vond dit geen ideale oplossing”, aldus Guido Henckaerts. Zowel voor de verhuis als het regelmatige onderhoud en de nodige updates van de servers konden de zorgcentra rekenen op de ondersteuning van EuroSys. 

Strategische beslissing
Toen de servers eerder dit jaar steeds meer slijtagetekenen vertoonden, stonden de zorgcentra voor een strategische beslissing. “Ofwel zouden we de servers vernieuwen en in eigen beheer houden, ofwel kozen we voor de volledige verhuis naar een extern datacenter.” Al snel koos de algemeen directeur voor de tweede optie. “Ik zag eigenlijk weinig tegenargumenten. De privacy van onze patiënten was gewaarborgd, bovendien winnen we intern aan efficiëntie. In het verleden combineerde een medewerker het beheer van onze ICT met boekhoudtaken. Door de stijging van de werkdruk moest hij zich voltijds kunnen wijden aan de boekhouding. Omdat alles nu vanuit het myWingu datacenter van EuroSys in België gebeurt en de technici van EuroSys alles monitoren, moet ik voor deze taken niet langer een personeelslid vrijmaken. Bij problemen verloren we vroeger veel tijd door de nodige verplaatsingen naar de serverroom, nu zit EuroSys er meteen bovenop.” 

Meer performantie
Ook de performantie van het dagelijks computergebruik ging sterk de hoogte in. “De laatste tijd hadden onze oude servers geregeld problemen om alles vlot te laten draaien. Met het nieuwe systeem vormt dit geen issue meer. Bovendien verlopen aanpassingen bijzonder eenvoudig. Dankzij de virtualisatie is het bijvoorbeeld een kleintje om wanneer nodig meer verwerkingscapaciteit te reserveren voor de SQL-databank van onze individuele zorgplannen.” 

Schaalbaarheid op hoger niveau
Deze vlotte schaalbaarheid geldt ook op een hoger niveau. “De sector van de woonzorgcentra is permanent in beweging. Op vrijwel al onze locaties zijn verbouwingen aan de gang. Mogelijk sluiten we in de toekomst associaties of samenwerkingsverbanden met andere groepen. Niemand weet wat op dat vlak de toekomst brengt. Kortom, we hadden op ICT-vlak nood aan flexibiliteit om snel uit te breiden of bij te sturen. Dankzij de combinatie van centrale servers in het myWingu datacenter, dataopslag in de cloud én snelle onderlinge dataverbindingen vormt flexibiliteit geen enkel probleem meer. Een nieuwe pc moeten we gewoon inpluggen en aansluiten op het netwerk. Als thin client draait deze meteen mee. Voor de dataverbindingen werken we via EuroSys samen met Destiny. Zij garanderen ons een performant stervormig netwerk waardoor al onze zorgcentra in permanente verbinding staan met elkaar en het myWingu datacenter.”

Besparen op printerinkt
Op hetzelfde moment als de overschakeling naar het datacenter vond een bijsturing van het printerverhaal plaats. “Alle printopdrachten verlopen nu via het datacenter. De persoonlijke inktjetprinters ruimden plaats voor gedeelde multifunctionals. We sloten met EuroSys een helder all-in printcontract en besparen zo dagelijks op cartridges van allerlei vormen en formaten.”

Vlekkeloze overschakeling
Algemeen directeur Guido Henckaerts zag de overschakeling naar het myWingu datacenter met ongerustheid tegemoet. “Ik vreesde de nodige problemen, maar niets was minder waar. We hebben er amper iets van gemerkt. De technici van EuroSys hadden vooraf een volledige kopie gemaakt van onze infrastructuur. Pas na de nodige testen, vond tijdens een weekend de geplande overschakeling plaats. Na een eenvoudige configuratieaanpassing op elk werkstation, was ook op dat vlak alles achter de rug. Dat het zo vlot zou verlopen, had ik nooit durven dromen.”