Stiemerheide

Het Limburgse hotel Stiemerheide stapte, met de hulp van EuroSys, over van papieren dossiers en lokale IT naar een cloudaanpak voor gegevensopslag en de digitale opvolging van offertes, klantenrelaties en reservaties. Daardoor werkt iedereen veel efficiënter en correcter en krijgen de klanten een betere service.

“Ikzelf ben de enige IT-medewerker in het hotel en ik heb naast IT nog andere taken die tijd van mij vragen. Vandaar dat we ondersteuning en advies krijgen van de experts bij EuroSys”, zegt Jim Broux, Hoofd boekhouding, personeel en IT bij Stiemerheide. “EuroSys leverde vroeger onze printers en die samenwerking liep heel goed, vandaar dat we ook aan hen vroegen om de migratie naar G Suite te begeleiden.” G Suite, het cloudplatform van Google, omvat onder meer een mailprogramma, een agenda, een online opslagruimte om documenten te delen en geïntegreerde kantoortoepassingen tegen een vaste maandelijkse kostprijs per geactiveerde gebruiker. Stiemerheide hoeft dus zelf niet langer te investeren in zware servers en in het onderhoud van de hardware en software. 

Veilig online samenwerken
“We gebruiken momenteel vooral Gmail – en de online opslagruimte Google Drive”, verduidelijkt Jim Broux. “We maakten de keuze voor de Google cloudsoftware omdat onze server dringend aan vervanging toe was. In plaats van een nieuwe te kopen, opteerden we voor de cloud. We gingen voor Google-technologie omdat we een programma zochten waarin we met een zestal verschillende mensen tegelijk in een bestand zouden kunnen werken en dat was toen alleen mogelijk met Google. In Google Drive bewaren we nu al onze belangrijke documenten en andere bestanden, wat veel efficiënter is omdat iedereen op elk toestel beschikt over dezelfde informatie. Ook samenwerken kan op die manier veel doeltreffender. En als er een update komt, hoeven we niets te installeren. We zijn er bovendien van overtuigd dat onze gegevens nu veel beter beveiligd zijn dan wanneer we zelf zouden instaan voor back-up en beveiliging. Dat is alvast een grote zorg minder, want het gaat om gegevens die cruciaal zijn voor onze dagelijkse werking, zoals menu’s, facturen, offertes en reservaties. Alleen voor twee specifieke softwareprogramma’s hebben we nog een eigen kleine server staan; onze twee grote servers van vroeger zijn de deur uit. Die twee hotelprogramma’s hebben we nodig voor het beheer  van de reservaties en voor de boekhouding. Hopelijk komt er ook van die programma’s snel een cloudversie, zodat we niets meer lokaal hoeven te houden.”

De servicedesk is altijd bereikbaar
Dankzij de ondersteuning van EuroSys verliep de overstap naar G Suite zonder problemen. EuroSys gaf een opleiding aan de 15 computergebruikers bij Stiemerheide en ook het beheer van G Suite is achteraf uitbesteed aan EuroSys. “Aangezien het hotel ook in het weekend en op feestdagen open is en ik zelf niet altijd bereikbaar kan zijn, voorziet ons servicecontract met EuroSys een permanente beschikbaarheid van hun servicedesk als er problemen zijn”, legt Jim Broux uit.

Van papier naar cloud 
Naast de overstap naar G Suite voor mail en opslag, zocht Stiemerheide ook een nieuw CRM-systeem dat te integreren was met G Suite. Op aanraden van EuroSys koos het hotel voor Teamleader CRM, dat de verwachtingen helemaal inloste.

“Vroeger hadden we heel veel manueel werk en papieren documenten: we maakten offertes, verstuurden die als bijlagen via e-mail en drukten ze zelf af om alles te klasseren in mappen”, vertelt de General Manager van Stiemerheide. “Ook bevestigingen of wijzigingen in de reservatie hielden we bij op papier in onze mappen. We spendeerden dus veel tijd aan klasseren en printen. Bovendien gebeurt het regelmatig dat we achteraf documenten fysiek terug moeten gaan opzoeken. We hadden wel een database van onze bestaande klanten maar daarin zaten alleen de contactgegevens. Omdat er geen andere software aan die database aan gekoppeld was, moesten we de informatie telkens manueel overnemen, met de nodige risico’s op vergissingen.” 

Begeleiding van begin tot eind
EuroSys centraliseerde al die informatie in Teamleader en begeleidde het project van begin tot eind. De instellingen werden aangepast en er was een opleiding voor de gebruikers. Vanuit de centrale klantendatabase in Teamleader kunnen ze nu dossiers aanmaken, aanpassen en opvolgen. Het is bijvoorbeeld mogelijk om aan een klantencontact een offerte te koppelen en die meteen door te sturen. Ook alle e-mails worden automatisch bijgehouden, zodat elke gebruiker kan checken wat de status is en welke wijzigingen er zijn.

Beter zicht op klantenhistoriek
“Deze werkwijze levert ons een enorme tijdswinst”, verklaart de General Manager. “Er zijn veel minder misverstanden en we hebben een pak minder papierwerk. Bovendien is er geen risico meer dat iets zoekraakt. We vinden alles makkelijk en snel terug zodat we productiever zijn en dus ook kosten besparen.”

Vooral de drie vaste verkopers en de boekhouders werken nu intensief met het programma. Daarnaast is het handig voor de mensen van de receptie dat ze bijvoorbeeld in het weekend, wanneer er grote feesten zijn, de planning van het menu of andere afspraken kunnen checken. “Ikzelf kan uit Teamleader goede rapporten genereren die bijvoorbeeld prognoses geven over de hotelbezetting van de komende periode. Zo weten de verkopers waar ze nog een extra inspanning moeten doen”, zegt de General Manager. “We hebben ook een veel beter zicht op onze goede klanten en op de klantenhistoriek.”

Tevreden klanten
“In het begin was het even wennen”, geeft de manager toe. “We moeten nu allemaal de discipline hebben om systematisch alle gegevens van de klant in te vullen, in plaats van snel zomaar een mailtje te sturen. Vooral voor kleinere bestellingen moesten we hier op letten. Maar dat was een kwestie van gewoonte: na een paar maanden liep alles vanzelf en inmiddels merken we dat de foutenmarge beduidend lager ligt dan in ons papieren tijdperk. En ook al merken ze er zelf niet expliciet iets van, die efficiëntie resulteert zeker in een grotere klantentevredenheid.”

Over Stiemerheide
Hotel Stiemerheide is een groot, sfeervol hotel met 70 hotelkamers en suites, goed voor 20.000 gasten per jaar. In het Limburgse hotel werken 85 mensen en kunnen gasten komen eten, logeren en feesten, zowel privé als voor zaken.
www.stiemerheide.be 

Neem vrijblijvend contact op voor advies op maat via: T. 011 60 90 10 of [email protected]