Terug naar overzicht
Medewerker Tevona

Toegepaste oplossingen

Maak een afspraak

Tevona

Goedkoper en efficiënter communiceren

Zorgorganisatie Tevona telt een twintigtal locaties die intensief met elkaar samenwerken. EuroSys begeleidde Tevona bij de overstap naar IP-telefonie voor alle vestigingen, zodat medewerkers kosteloos met elkaar kunnen bellen. Bovendien worden bewoners en familie sneller en efficiënter geholpen. Daarnaast helpt EuroSys ook met andere IT-projecten die de kwaliteit van de diensten bij Tevona verbeteren, zoals de installatie van een interactief 80” touchscreen.

Bij Tevona kunnen volwassenen met een verstandelijke beperking terecht in wooncentra en voor dagactiviteiten. “Onze kernactiviteit is het zorgen voor onze bewoners, dus daar gaan de meeste middelen naartoe”, vertelt Miet Klaykens. Zij zorgt voor het telefonisch onthaal op de centrale dienst van Tevona. “Daarom was het voor ons ook een logische keuze om alle ICT-verantwoordelijkheid uit te besteden aan EuroSys, waarmee we al jaren samenwerken. Zij hebben een groot team specialisten, waardoor we toegang hebben tot alle expertise. Bovendien zijn ze altijd stand-by en geven ze ons advies over de nieuwste technologie en de beste keuzes.”

tevona

Voice over IP
Zo raadde EuroSys Tevona aan om over te schakelen van de bestaande, analoge telefooncentrale naar Voice over IP: telefoneren via het IP-netwerk. EuroSys installeerde de nieuwe IP-telefooncentrale en gebruiksvriendelijke toestellen van Innovaphone. De communicatie tussen de verschillende vestigingen verloopt snel en veilig dankzij MPLS-technologie. Gezien het grote aantal vestigingen van Tevona gebeurt de overschakeling naar IP-telefonie geleidelijk aan. Het project zal wellicht in de loop van 2018 volledig rond zijn.

Grote kostenbesparingen
“De telefoonfactuur zal in ieder geval scherp dalen,” verwacht Miet Klaykens, “want vroeger waren de gesprekken van de ene naar de andere vestiging externe verbindingen, terwijl ze nu allemaal via ons datanetwerk zullen verlopen en dus gratis zijn. Dat zal een groot verschil maken, want onze medewerkers bellen heel vaak met collega’s in andere vestigingen om afspraken te maken of te overleggen over bewoners. In het kader van onze zorg op maat zijn overleg en vergaderingen heel belangrijk. Ook handig aan ons nieuwe telefoonsysteem is de integratie met onze interne contactenlijsten zodat de gebruikers heel makkelijk kunnen bellen zonder extra opzoekwerk. Voor onze bewoners is dat gebruiksgemak zeker een groot pluspunt.”

Tijdswinst en snellere dienstverlening
Ook voor de medewerkers en hun familieleden is de nieuwe telefooncentrale een grote verbetering. “Als familieleden bellen voor een van onze bewoners dan moest ik vroeger het  telefoonnummer van die vestiging doorgeven, terwijl ik hen nu gewoon meteen kan doorverbinden”, legt Miet Klaykens uit. “Ook onze medewerkers komen veel sneller terecht bij de juiste contactpersoon. Zo wint iedereen veel tijd..”

telefonie tevona

Meteen hulp dankzij integratie met zorgsysteem
EuroSys integreerde de telefooncentrale ook met Ooperon, de nieuwe zorgsoftware van Tevona. Wanneer een bewoner in Tevona’s wooncentra voor senioren nu op zijn of haar persoonsalarm drukt, komt die oproep terecht op het telefoontoestel van de begeleider in het gebouw. Die kan meteen zien uit welke kamer de oproep komt en zo de bewoner snel hulp bieden. Ooperon omvat ook een camerasysteem om bewoners nog beter op te volgen. EuroSys heeft de nieuwe software eerst geïnstalleerd in één zorgcentrum, maar de bedoeling is om het ook op een tweede locatie te installeren.

Een megatouchscreen in de cafetaria
In de cafetaria van een ander dag/wooncentrum van Tevona installeerde EuroSys een groot touchscreen. Het 80” scherm heeft verschillende functies. Zo is het niet alleen een tv en een scherm met een internetverbinding, waarmee je bijvoorbeeld kan surfen naar krantensites of YouTube, maar toont het scherm ook elke dag het menu, de verjaardagen en speciale aankondigingen of thema’s.

“Dat kunnen we nu heel visueel aanpakken, met foto’s of illustraties. Zo kunnen ook de bewoners die niet kunnen lezen, het begrijpen”, zegt begeleider-opvoeder Hugo Eerdekens.

Scherm Eurosys bij tevona

Efficiënter presenteren
Het scherm wordt ook gebruikt tijdens presentaties voor bezoekers en voor opleidingen aan het personeel. “Via de server kunnen we een document of presentatie vanop onze laptop laten zien op het grote scherm”, legt Hugo Eerdekens uit. “Alle medewerkers hebben daarvoor een eigen inlogcode. Tijdens een presentatie bedienen we het scherm via de aanraakfunctie, wat heel makkelijk werkt. Vroeger was het veel omslachtiger: toen moesten we een laptop en een beamer gebruiken.”

Niet meer in de potten kijken
In de cafetaria - die een capaciteit heeft van 80 à 90 mensen - is het nieuwe scherm een maand na de installatie al helemaal ingeburgerd. De bewoners komen niet langer de keuken binnen om te kijken wat de pot schaft, maar hebben al de gewoonte om het scherm te checken. “Toen het scherm een dag niet aan stond, kwamen de bewoners aan ons vragen wat we zouden eten en wie er jarig was”, vertelt Hugo Eerdekens. “Het is voor ons nu veel eenvoudiger om dingen te visualiseren, omdat we snel symbolen en foto’s kunnen opzoeken en weergeven op het scherm. We illustreren bijvoorbeeld ook speciale dagen zoals de Dag van Vrede, Moederdag of Wapenstilstand. Vaak is dat voor de begeleiders een mooie aanleiding om over dat thema te praten aan tafel, zodat het spontaan meespeelt in de vorming.”

Ondersteuning op afstand en ter plaatse
Ook over dit project is Tevona tevreden met de begeleiding door EuroSys. Als er toch problemen opduiken, worden die gebundeld en aan EuroSys voorgelegd. “Volgens de afspraken in ons service-contract komen ze elke maand langs voor IT-onderhoud en het oplossen van niet-dringende problemen”, zegt Miet Klaykens. “Voor dringende problemen kunnen we altijd hun servicedesk contacteren. Bovendien monitoren ze onze servers op afstand met hun beheersysteem ivITa. Via ivITa kunnen ze ook onze computers overnemen om problemen op te lossen, zodat we snel worden geholpen. Op die manier kunnen we altijd rekenen op een goed functionerende infrastructuur en vallen onze dienstverlening en communicatie niet stil.”

Over Tevona
Tevona vzw ondersteunt volwassen personen met een verstandelijke beperking door een sterk gedifferentieerd zorgaanbod voor wonen, dagactiviteiten en vrije tijd. Tevona is actief op een twintigtal adressen in de provincie Limburg. De centrale diensten zijn gehuisvest in Hasselt.
www.tevona.be

tevona

Neem vrijblijvend contact op voor advies op maat via: T. 011 60 90 10 of [email protected]