Terug naar overzicht
IN-Z

Toegepaste oplossingen

Maak een afspraak

In-Z

Versterking dynamische bedrijfscultuur

“Intuïtieve manier van werken versterkt onze dynamische bedrijfscultuur”

De vzw IN-Z schakelde vorig jaar zijn volledige mailverkeer, alle agenda’s en contacten over naar Google Apps for Business. Dankzij de professionele begeleiding en ondersteuning door EuroSys verliep de overstap voor de 110 administratieve medewerkers vlekkeloos. “We stonden voor een volledige vernieuwingsoperatie van onze IT-infrastructuur”, vertelt ICT-medewerker Jo Smolders. “Een gelijktijdige overstap naar Google Apps kwam als meest voordelige en kwalitatief beste oplossing uit de bus.”

IN-Z, met hoofdkantoor in Genk, biedt als organisatie in de sociale economie een brede waaier aan dienstverleningen: poetshulp, huishoudhulp, seniorenoppas en persoonlijke assistentie,... De organisatie werkt sterk waardegedreven. Het ondernemen gebeurt zonder commercieel belang. Investeren in mensen en hun leefomgeving staat centraal. 
IN-Z startte op in 1996. Inmiddels telt de organisatie meer dan duizend werknemers, allen met een bediendecontract voor onbepaalde duur. IN-Z bezit een erkenning als initiatief lokale diensteneconomie en als onderneming voor dienstencheques.

Frustraties alom 
Tot voor kort gebruikten de administratieve medewerkers Outlook als mail- en agendatool. “Ons netwerk en server konden het toenemende aantal gebruikers en het gestegen dataverkeer amper nog verwerken”, aldus Jo Smolders. “Dit leidde tot dagelijkse frustraties en frustrerend tijdverlies bij onze werknemers. Zelfs een simpel mailtje opmaken en versturen, verliep tergend traag. Soms zaten we voor het scherm echt te wachten om te kunnen beginnen met typen. Zo’n zaken zijn nefast voor de werkmotivatie.”

Het beheer van de eigen server en de gebruikers groeide bovendien qua complexiteit boven het hoofd van de eigen IT-afdeling. Ook dit vormde een belangrijk argument. “Tijdens de doorlichting door EuroSys bleken de kosten van een nieuwe eigen mailserver vergelijkbaar met de licentiekosten van Google Apps. De tijdswinst en de bijhorende daling van de beheerskosten overtuigden ons helemaal”, aldus Sonja Swerts, binnen IN-Z onder andere verantwoordelijk voor ICT.  “Google Apps had meer dan alles in huis om onze behoeftes in te vullen. Aangezien we nog met Office 2003 werkten, moesten we sowieso veranderen. In plaats van iedereen telkens opnieuw de laatste versie van Office aan te leren, brak het ideale moment voor Google Apps aan. “

Klaar voor de toekomst 
Met de overschakeling naar Google Apps loste IN-Z niet alleen de bestaande problemen op, de organisatie stoomde zich ook klaar voor de toekomst. “Naast het enthousiasme voor Gmail als mailtoepassing, bieden ook de andere tools zoals Agenda, Sites en Drive een grote meerwaarde. Ook het mobiel werken – iets waar we voorlopig meer en meer nood aan hebben – wordt met deze oplossing perfect mogelijk.”

Pilot-users 
In aanloop naar de volledige overschakeling werden uit verschillende takken van de organisatie een tiental pilot-users aangesteld. Deze mochten met een kritisch oog de overgang van Outlook naar Gmail uittesten. Ook de Agenda-toepassing en het uitbouwen van een intranet met Google Sites werden uitvoerig uitgeprobeerd. Sommigen gingen al aan de slag met Google Docs, maar dat werd in eerste instantie enkel gebruikt voor het be¬heer van de vergaderzalen.

Opleidingsfase 
Eurosys leidde een eerste groep op. Deze mensen stonden vervolgens in voor de verdere interne opleidingen, waarbij ze konden rekenen op de ondersteuning van EuroSys. In groepjes van 10 tot 13 medewerkers maakte iedereen kennis met de basismogelijkheden”, zegt Sonja Swerts. Tijdens deze opleidingsfase konden gebruikers zowel met Outlook als Gmail werken. Daarna mocht iedereen ook de Agenda-toepassing gebruiken. “Alles verliep bijzonder vlot. Op termijn gaan we Google Docs intensie¬ver gebruiken zodat alle medewerkers op elke locatie aan de gewenste informatie kunnen en het samenwerken aan documenten veel gemakkelijker verloopt.”

De overstap 
Na de uitgebreide voorbereiding en testfase, begon de migratie. De ervaring van EuroSys met het implementeren van Google Apps, niet in het minst in de eigen onderneming, vormde de beste garantie voor een probleemloze overschakeling. Het vernieuwen van de servers, de conversie van Outlook naar Gmail en de migratie van mails, agenda en contactpersonen verliepen gelijktijdig.

Sneller en beheersbaar! 
“Over deze overstap hebben we niets dan lof”, aldus Sonja Swerts. “Onze interne en externe samenwerking verloopt veel efficiënter. Momenteel zijn we bezig aan de ontwikkeling van een Intranet via Google Sites om een nog betere interne communicatie en onderlinge samenwerking te verkrijgen. De veranderingen zijn enorm, maar de overstap zelf had amper impact op onze werking. De snelle en intuïtieve manier van werken versterkt onze bestaande bedrijfscultuur. En alles is veel beter beheersbaar en sneller”, aldus Sonja Swerts.

“Het beheer van gebruikers doen we zelf, want dat is met Google Apps een fluitje van een cent. Iets wat vroeger veel arbeidsintensiever was, zoals het aanpassen van handtekeningen, gebeurt nu in één keer. We realiseerden enorme kostenbesparingen, zowel op het vlak van systeemresources als voor het operationeel beheer. Zo spenderen we veel minder tijd aan de support van het mailsysteem”, zegt Jo Smolders.

EuroSys als partner 
Sonja Swerts: “Sinds een zestal jaar werken we nauw samen met EuroSys. We zijn tevreden iVITa-gebruikers en ook onze antivirus-programma’s worden door EuroSys geleverd. EuroSys luistert naar onze noden en speelt hier gericht op in. We waarderen enorm de flexibiliteit en het respect voor afgesproken deadlines. Ook de conversie naar Gmail binnen Google Apps verliep volledig volgens afspraak. Graag willen we in de toekomst blijven samenwerken met EuroSys.