Alles wat je wil weten over breakout rooms in Microsoft Teams
Goed nieuws! Vanaf nu zijn de breakout rooms beschikbaar in Microsoft Teams.
De uitrol hiervan is in november 2020 begonnen. Alle Teams-gebruikers kunnen nu de breakout rooms aanmaken, beheren en faciliteren.
In het Nederlands heet deze functie overigens ‘Vergaderruimten’. Ze zijn handig wanneer je een online meeting hebt met een grote groep. Je kan dan deze groep opsplitsen in kleinere groepjes om bijvoorbeeld over een onderwerp te discussiëren of over een thema te brainstormen.
De organisator
Als organisator van de geplande meeting is het de vereiste om de vergadering te starten vanuit de Teams desktop versie. De functionaliteiten voor het faciliteren van breakout rooms zijn voorlopig enkel in deze versie beschikbaar. Als organisator kan alleen jij de breakout rooms aanmaken. Je kan kiezen hoeveel rooms je wilt voorzien met een maximaal van 50 verschillende ruimten. De rooms krijgen automatisch een nummer: room 1, room 2, etc. Je kan ook elke ruimte hernoemen. Via de instellingen van de breakout rooms kan je kiezen of je de deelnemers automatisch of zelf in groepen wilt opdelen.
Tijdens de meeting heb je als organisator altijd zicht op de breakout rooms aan de zijkant van het Teams-gesprek en kan je alles monitoren. Bovendien kan je deelnemers toevoegen/verwijderen/switchen en rooms toevoegen of verwijderen. Uiteraard kan je ook zelf deelnemen in de verschillende breakout rooms en de chatfunctie gebruiken.
Welke andere opties zijn nog mogelijk?
Je kan een aankondiging naar alle rooms tegelijkertijd sturen. Zo kan je heel gemakkelijk aan iedereen laten weten dat het overleg weldra afgelopen is en dat iedereen terug in de algemene meeting moet komen. Dit laatste kan je ook zelf bepalen door de breakout rooms te sluiten, waardoor alle deelnemers naar de algemene meeting gestuurd worden. Een andere optie is het gebruiken van een afteltimer. Hiermee laat je de deelnemers weten dat het einde van de discussie of brainstorm nadert. Het is bovendien mogelijk om gasten en externe gebruikers te laten deelnemen in de breakout rooms.
Alles wat in de verschillende breakout rooms gecreëerd wordt, is achteraf steeds raadpleegbaar. Denk maar aan gedeelde documenten, whiteboard schema’s, enzovoort. Deze zaken kunnen in de algemene meeting gepresenteerd worden, bijvoorbeeld. Het is tevens mogelijk om de algemene meeting alsook de breakout rooms te recorden.
De deelnemers
De deelnemers kunnen deelnemen aan de breakout rooms vanuit alle mogelijkheden die Microsoft Teams biedt (desktop, browser, mobiel). In de breakout rooms hebben alle deelnemers presentatierechten. Dit betekent dat ze hun scherm, audio, video, bestanden en whiteboard kunnen delen. In principe zijn alle functies, die in een gewone meeting ook gebruikt kunnen worden, beschikbaar in de ruimten. Daarentegen zijn de deelnemers niet gemachtigd om anderen toe te voegen in de breakout room. Zij hebben geen toegang tot de meeting details. De breakout room verlaten en terug deelnemen is ook geen keuzeoptie voor hen.
Aandachtspunt. De IT-admin moet de breakout rooms-functie wel eerst inschakelen in de Teams meeting policy alvorens deze optie zichtbaar is voor iedereen in Microsoft Teams.
Versie 1 van de breakout rooms in Teams is een feit. Microsoft sleutelt ondertussen verder aan nieuwe functionaliteiten.
Veel succes!
Sara Leenaerts
Business Productivity Consultant
[email protected]
T. +32 11 24 69 22 | M. +32 477 67 49 48