Bespaar tijd dankzij efficiënte scanoplossingen
Documenten scannen en op de juiste plaats bewaren, kan een tijdrovend klusje zijn. U moet eerst uw document scannen naar een map of uw e-mailadres. Dan moet u het document zoeken op uw pc en indien nodig met de nodige aanpassingen in de juiste folder plaatsen. Dezelfde soort documenten moeten dan nog eens liefst op dezelfde manier benoemd worden. U kan zich zo inbeelden wat een werk dit vergt. Bovendien is dit een omslachtig proces en door de vele handmatige stappen gevoelig voor fouten. Vaak zijn er ook geen standaarden voor het opslaan van de documenten, wat zorgt voor een ongestructureerde opslag.
Gelukkig zijn er oplossingen om efficiënter te gaan scannen.
Hoe werkt zo’n scanoplossing?
Met een scanoplossing kan u eenvoudig documenten scannen, deze de juiste kenmerken toekennen en dan rechtstreeks naar de juiste map laten sturen. De naam van het document kan automatisch aangepast worden, zodat bv. alle facturen volgens dezelfde structuur gelabeld worden. Documenten gestructureerd opslaan is kinderspel met zo’n oplossing. Zo bespaart u niet alleen tijd, u voorkomt ook fouten.
Ook verschillende documenten tegelijk scannen, indexeren en opslaan is heel eenvoudig. Een groot aantal bestandsindelingen worden automatisch geconverteerd in een uniforme bestandsnaam en -indeling zonder tussenkomst van een gebruiker. Nadat de documenten zijn geconverteerd, gescheiden en geoptimaliseerd, kunnen ze tegelijkertijd naar meerdere bestemmingen verstuurd worden.Dankzij de communicatie tussen uw server, database en het scanapparaat kan u bestaande informatie gebruiken om de nieuwe documenten te benoemen en archiveren. U kan ook belangrijke gegevens toevoegen via handmatige invoer, barcodes of intelligente tekstanalyse.
Dankzij de scanoplossing bespaart u niet alleen tijd tijdens het scannen. Achteraf informatie in deze documenten zoeken, gaat ook eenvoudiger. De scanoplossing genereert immers doorzoekbare PDF’s en kan de documenten zelfs omzetten naar een Word of een Excel bestand. Een document scannen en deze als een Word-bestand in uw mailbox ontvangen, het is allemaal mogelijk. Ook kan de scanoplossing gegevens uit documenten halen om deze in andere systemen (database, ERP, SharePoint…) te gebruiken. Gedaan met zoeken in papieren documenten!
Scan procedures worden gestandaardiseerd voor alle werknemers, maar dankzij de persoonlijke profielen zijn de documenten wel beveiligd. Scanoplossingen zijn trouwens ook schaalbaar en dus op maat van elk bedrijf.
U merkt het, een goede scanoplossing kan de efficiëntie en productiviteit in uw kantooromgeving aanzienlijk verhogen. U heeft weer tijd voor uw kerntaken.
Wat kan u bereiken met een scanoplossing?
Er zijn verschillende redenen waarom een scanoplossing een goede investering is. Om het een beetje overzichtelijk te houden, sommen we ze graag even op:
- Handmatige processen op een goedkope manier versnellen: efficiëntie verhogen
- Het verwerken van binnenkomende papieren documenten eenvoudig en snel laten verlopen.
- Interne distributiekosten vermijden.
- Digitale documenten optimaliseren.
- Documenten opslaan volgens een vaste structuur.
- Documenten na het opslaan op tekst doorzoekbaar maken.
- Direct naar interne applicaties scannen.
- De bescherming van persoonsgegevens garanderen dankzij gebruikersautorisatie.
- Documenten compliant op te slaan.
- Veiligheid en geautomatiseerde back-up
Dankzij een scanoplossing kan u ook de scanresultaten optimaliseren. Zo kan u documenten automatisch scheiden, lege pagina’s verwijderen, vlekken en gaatjes verwijderen, automatisch roteren en rechttrekken, aparte namen geven en documenten omzetten in het gewenste bestandsformaat (vb. Word of Excel).
De oplossingen van EuroSys
Twee scanoplossingen die EuroSys aanbiedt, zijn Umango en Drivve | Image. Deze applicaties zijn eenvoudig te implementeren, te configureren en te gebruiken door elke werknemer. Verder zijn ze ook gemakkelijk aan te leren. Deze scanoplossingen hebben veel functionaliteiten gemeen, maar hebben ook hun eigen specifieke kenmerken, waardoor net de ene of de andere oplossing beter bij uw bedrijf past.
Drivve | Image
Drivve werkt met uitgebreide scan modules en eenvoudig aanpasbare scan workflows. U kunt er alle soorten digitale content en gescande afbeeldingen mee vastleggen, opslaan, zoeken, delen en beheren vanaf elk device. De oplossing werkt in een browser en maakt uw documenten direct toegankelijk binnen uw bedrijf en daarbuiten. Er is zelfs een cloud service van de software verkrijgbaar.
Via grote touchscreen knoppen op het display van de multifunctional heeft u toegang tot persoonlijke profielen.
Drivve kan zowel geïntegreerd worden in Microsoft Active Directory, Exchange en SharePoint als in print-copycontrol systemen zoals PaperCut.
Verder zijn er nog verschillende opties mogelijk bij Drivve zoals de integratie met e-mailoplossingen, het opslaan in DMS, CRM, ERP of andere systemen en het opslaan van documenten in systemen van derden.
Umango
Umango is wereldleider in de ontwikkeling van software voor het scannen van documenten, het omzetten van bestanden en imaging.
Deze tool heeft een optimale connectiviteit met Microsoft SharePoint, FileBound, Alfresco en nog tal van andere oplossingen. Snel en eenvoudig informatie oproepen is geen enkel probleem dankzij de nauwkeurigheid van Umango.
Met Umango kan u ook met een mobiel apparaat foto’s maken van documenten, barcodes of situaties en deze foto’s naar een geïntegreerde bestemming verzenden. Als u op locatie werkt, kan u deze synchroniseren wanneer u weer op kantoor bent.
Drivve en Umango zijn gelijkaardige oplossingen met kleine verschillen. Per klant gaan we kijken welke oplossing het best voldoet aan hun behoeften. Voor meer informatie over deze oplossingen staat ons printing team u graag te woord. Contacteer hen via ons contactformulier.