Terug naar overzicht
26-01-2021

Excel versus Teamleader als projectmanagementtool

Bijna iedereen heeft wel eens een project beheerd of geprobeerd te beheren met behulp van Microsoft Excel. Dit spreadsheet programma wordt vandaag de dag gebruikt door miljoenen gebruikers over de hele wereld voor verschillende doeleinden. Het is een uitstekende software voor het maken van spreadsheets en het berekenen en visualiseren van data.

Echter, Excel is niet ontwikkeld voor projectmanagement. Hieronder een aantal nadelen voor het gebruik van Excel als projectmanagementtool.

1. Excel is niet gemaakt voor projectsamenwerking

Voor individueel gebruik kan Excel een oplossing zijn voor het beheren van een project. Excel is perfect bruikbaar om het overzicht te bewaren in taken en voortgang voor één gebruiker. Bij de projecten die bedrijven initiëren, plannen, uitvoeren en opleveren, zijn echter meestal teams met meerdere leden betrokken. Soms zelfs meerdere teams binnen de onderneming. Excel heeft niet de tools of functies om automatisch de coördinatie en het bijwerken van de status van verschillende taken, die door meerdere mensen worden uitgevoerd, af te handelen.

2. Excel is beperkt als gegevensopslag

De hoeveelheid projectgegevens kan erg snel groeien. Excel kan als zelfstandig programma slechts bepaalde soorten gegevens en informatie bevatten. De teams zullen dus andere toepassingen of oplossingen moeten gebruiken om hun andere projectdocumentatie te beheren. Het kan moeilijk en verwarrend zijn om deze documenten los van de andere projectinformatie in de spreadsheet te vinden en bij te werken.

3. Excel mist de nodige transparantie in projectmanagement

Vaak is het de taak van de projectmanager om de projectspreadsheet up-to-date te houden. Het bijwerken van de Excel-projectspreadsheet over de voltooiing van taken, de voortgang van het project, de werkelijke uren die door elk teamlid zijn gepresteerd en andere belangrijke informatie is tijdrovend voor de projectmanager. Dit proces is foutgevoelig en de gegevens geven niet altijd de ware status van het project weer.

4. Excel is niet ideaal voor projectrapportage

In Excel zijn er verschillende mogelijkheden voor rapportage en visualisatie van data. Deze opties zijn echter niet door iedereen gekend. Vaak is er slechts één persoon in de organisatie die in Excel gegevens kan analyseren en visualiseren. Daarenboven hebben verschillende personen verschillende weergaven van het project nodig. Dit alles geeft extra last voor de Excel-krak in de organisatie.

Teamleader

projectmanagementtool teamleader

Al deze nadelen van Excel als projectmanagementtool kan je vermijden door gebruik te maken van een zogenaamde project managementtool zoals Teamleader. Teamleader is een cloud-oplossing waarin de teamleden de status van hun eigen taken kunnen updaten, eenvoudig tijdregistratie kunnen indienen, gegevens en documenten kunnen delen en kunnen communiceren met elkaar door gebruik te maken van een internetbrowser of de mobiele applicatie op hun smartphone.

De cloudgebaseerde oplossing omvat het platform om in realtime informatie vast te leggen en bij te werken voor facturering en andere doeleinden. Teamleader bevat ingebouwde tools om projecten te plannen, zoals Gantt-grafieken en andere aanpasbare templates. Dit helpt om snel een project te kunnen starten, omdat je niet eerst alles opnieuw moet bouwen. Bovendien heeft het de rapportagetools die gemakkelijk de gezondheid van het project kunnen tonen zonder een specialist te hoeven vragen om de benodigde weergaven te creëren. En al deze informatie is zichtbaar voor alle leden met de juiste rechten en toegangen.

Voordelen bij het gebruik van Teamleader als projectmanagementtool

Behalve dat Teamleader een gebruiksvriendelijke samenwerkingstool is, heeft het ook functies die zijn ontworpen om best practices voor projectbeheer te ondersteunen, die het succes van projecten helpen verzekeren:

  • Project management: overzicht en beheer van projecten van A tot Z
  • Resource management: geavanceerde hulpmiddelen voor resourceplanning
  • Reporting: bijhouden en rapporteren van projectprestaties
  • Toegankelijkheid: 24/7, werk wanneer en waar je wil
  • Andere: kalenderoverzicht, custom fields, notificaties, …

In het Teamleader-pakket komen er bovendien nog enkele nieuwe features aan, zoals o.a. de nieuwe tijdslijn op projecten. Deze tijdslijn is een eenvoudige visuele weergave van al je projecten door het gebruik van kleurcodes en extra informatie zoals deadline, beschrijving, fase, en budgetindicatie.

teamleader projectmanagement

Overstappen van Excel naar Teamleader is een goede investering die op lange termijn een sterke impact kan hebben. Projectinformatie wordt transparanter, processen kunnen efficiënter worden uitgevoerd en mensen zullen effectiever met hun tijd omgaan. Al deze productiviteitswinsten kunnen leiden tot meer succesvolle projecten en ook een gelukkiger projectteam.  

Heb je interesse in het gebruik van Teamleader? Vraag vrijblijvend een demo aan. 

Bij vragen, helpen wij je graag verder. 

Sara Leenaerts 
Business Productivity consultant