Terug naar overzicht

G Suite updates nazomer

g suite updates

Google heeft een aantal belangrijke wijzigingen en updates aangekondigd de afgelopen weken. Wij vatten de voornaamste even voor u samen.

Afscheid van Inbox by Gmail in maart 2019: meet the new Gmail!

Vier jaar na het oprichten van de speel- en experimenteertuin voor Gmail, Google Inbox, heeft Google beslist om de tool op te doeken in maart 2019. Google heeft naar eigen zeggen veel geleerd over hoe e-mail verbeterd kan worden en heeft een aantal populaire Inbox features naar de Gmail app gebracht. Gmail heeft intussen een make-over gekregen met een aantal extra functionaliteiten die de productiviteit verhogen. 

De Nieuwe Gmail wordt vanaf eind september naar alle gebruikers uitgerold. In de nieuwe Gmail kan u e-mails snoozen naar een later tijdstip. De mails verdwijnen dan uit het zicht tot de door u vooropgestelde datum en verschijnen dan automatisch weer in uw inbox. In de tussentijd rusten de gesnoozede mails onder een apart label, 'gesnoozed'.
Eveneens nieuw zijn de snelle actie-knoppen: wanneer u een e-mail aanwijst met de muis, verschijnen knoppen om te archiveren, verwijderen, markeren als (on)gelezen en daarnaast snoozen. De aanwezigheid van bijlagen is eveneens iets visueler geworden.

Nieuwe zijbalk in Gmail en Drive met snelle toegang tot Agenda, Keep en taken

Via de zijbalk in Gmail krijgt u snel toegang tot Agenda, Google keep, taken en Add-ons. Hierdoor kan u vanuit Gmail meteen een afspraak in de agenda boeken of wijzigen. In Keep maakt u checklists of kattenbelletjes aan. Uw to do lijst beheert u via de Taken-app.  Deze zijbalk is ook zichtbaar in Google Drive, docs, sheets en slides. 

Offline werken: schakel voor december over naar de nieuwe manier van offline werken in Gmail

In tegenstelling tot vroeger is het niet meer nodig om een aparte Chrome app te installeren om offline te werken in Gmail. Vanaf nu kan iedereen die via de Chrome browser (v61 of hoger) de nieuwe Gmail offline gebruikt, tot 90 dagen terug e-mails zoeken, schrijven, archiveren of verwijderen. 

Om deze nieuwe manier van offline werken te activeren gaat u naar het tandwiel en dan naar instellingen (settings) > Offline.

Werk native offline in de nieuwe Gmail

Wanneer u geen internetverbinding meer heeft, navigeert u simpelweg in Chrome naar mail.google.com en kan u verder werken zoals u gewoon bent. Mails die u offline klaarmaakt, blijven in Outbox staan totdat er weer internetverbinding is.

De oude Gmail offline app kan u deïnstalleren via de Chrome Apps pagina. Vanaf december zal deze stilaan uitgefaseerd worden. Zorg er dus voor dat u voor december de nieuwe methode activeert.
Google administrators dienen hiervoor manueel het offline gebruik eenmalig goed te keuren in hun domein. Hierover werd elke admin door Google zelf geïnformeerd (contacteer ons indien u hierover vragen heeft). 

Weldra een nieuwe rol in Team Drives: Content Manager

In oktober 2018 komt er een nieuwe rol bij voor de leden van Team Drives*, de zogenaamde Content Manager. Deze rol zal ook de standaard rol worden voor nieuwe leden van een Team Drive, in de plaats van de rol Volledige Toegang.

Leden met de rol van Content Manager kunnen bestanden bewerken, verplaatsen en verwijderen, maar kunnen geen aanpassingen doen aan de ledenlijst of de instellingen van de Team Drive.

Wanneer uw medewerkers gebruik maken van de Drive File Stream, dan zijn er nog enkele belangrijke verschillen op komst tussen de Content Managers en de gebruikers met bewerkingsrechten.

  • Content Managers kunnen bestanden verplaatsen en verwijderen in de Team Drive. Dit kan een lid met bewerkingsrechten niet
  • Content managers zullen lees- en schrijftoegang hebben vanuit Drive File Stream of via de webversie van Google Drive. Leden met bewerkingsrechten zullen steeds gebruik moeten maken van de webversie om wijzigingen door te voeren.

* Team Drives zijn beschikbaar voor G Suite Business, Enterprise en Education.

Macro's en andere nieuwigheden in Spreadsheets

Google heeft de laatste maanden extra inspanningen geleverd om met Spreadsheets meer gedaan te krijgen. Zo kan u repititieve taken sinds kort in Google Spreadsheets opnemen als macro. De macro's worden op de achtergrond omgevormd naar een Apps Script. U kan macro's nadien bewerken door het script te gaan wijzigen (voor de scripters onder ons) ofwel door de macro opnieuw op te nemen.

Het leuke aan deze Spreadsheet macro's is dat ze ingebouwd zijn in een cloud based bestand, waardoor u ze met meerdere tegelijk kan gebruiken. Macro bestanden moeten ook niet apart gedownload of doorgestuurd worden: alles zit in de cloud, waardoor u heel nauwkeurig kan instellen wie welke toegang heeft tot wanneer.

Sinds kort bestaat ook de optie om data in draaitabellen groeperen: creëer eerst de draaitabel, klik vervolgens rechts op één van de cellen die u wenst te groepren en kies Datumgroep voor draaitabel aanmaken of Regel voor draaitabelgroep als u geen datumgroep maar een numeriek interval wenst.

 

Enkele andere nieuwigheden: nieuwe grafiektypes (waterval en 3D), de mogelijkheid om grafieken te embedden zodat een link met brondata behouden blijft, de mogelijkheid om checkboxes toe te voegen in een  cel (insert > checkbox).

Dit is een greep uit de vele nieuwigheden die G Suite afgelopen zomer heeft gelanceerd. Ook nu worden er nog permanent vernieuwingen  en verbeteringen aangebracht. Het zou ons echter veel te ver leiden om ze hier allemaal te bespreken.

Wil u graag meer weten over G Suite of heeft u een vraag over één van de besproken apps? Twijfelt u of G Suite iets voor uw bedrijf is? Contacteer ons, wij zoeken samen met u naar de beste oplossing.

Wendy Daniels | Business Productivity Consultant  
[email protected]
Tel 011 24 69 59