Hoe de wereld veranderde op enkele weken. Of toch niet?

Van thuiswerken naar ‘een digitale werkomgeving voor overal’

De afgelopen weken waren ongezien. Van vandaag op morgen moesten heel wat bedrijven en organisaties hun mensen van thuis laten werken. Geen meetings meer bij klanten, geen vergaderingen op kantoor, geen gesprekjes meer aan de koffiemachine, geen happy hour’s meer om het weekend in te zetten. In de plaats: van thuis uit werken. Voor sommige bedrijven en organisaties een schok en enkele dagen ‘improviseren’ om alles min of meer terug wat gestroomlijnd te krijgen.

De digitale revolutie kwam plots keihard binnen. Of toch niet? Sommigen onder ons waren wel voorbereid. Namelijk zij die al langer hadden ingezet op hun digitale transformatie. Bij EuroSys Business begeleiden we bedrijven en organisaties al een aantal jaren met hun omschakeling naar een meer digitale wereld. Wat we geleerd hebben in die tijd konden we nu goed gebruiken: voor onszelf én voor onze klanten.

Onze collega's werken van thuis uit.

Een stevige digitale omgeving

Een stevige digitale omgeving hebben is een noodzaak. Dat was de voorbije jaren al zo, dat is nu zo en dat is de volgende jaren zeker zo. Geen ontsnappen aan. Uit een recente bevraging van het advieskantoor BDO en het HR media HR Square die een 1.000-tal Belgen bevroeg, bleek dat de voordelen van thuiswerk niet zomaar meer weg te denken vallen. Zoals bijvoorbeeld minder woon-werkverkeer of minder tijd verliezen in dat woon-werkverkeer. De grootste groep van de ondervraagden vindt nu 2 dagen per week thuiswerk ideaal. Het wordt het nieuwe normaal. Het eerste wat je dan nodig hebt zijn sterke digitale tools om ‘van overal’ werken mogelijk te maken. We delen graag met iedereen een aantal van onze tools en ervaringen.

Tools

→ Al onze medewerkers beschikken over up-to-date hardware: laptops van HP of Dell met bijbehorende docking stations, toetsenborden en muizen van Logitech en soms een extra beeldscherm van Dell of HP.
 

→ We gebruiken Microsoft Office365 voor het dagelijkse werk. Dat is een cloud applicatie, zodat ‘samenwerken’ aan 1 document perfect mogelijk is. Om onze documenten op te slaan doen we beroep op een Microsoft omgeving, hierbij hebben we gekozen voor een hybride aanpak, gedeeltelijk op eigen servers, gedeeltelijk in de Microsoft Cloud. 
 

→ Voor vergaderingen met klanten of interne vergaderingen gebruiken we Microsoft Teams. Een hoofdtelefoon (headset) is altijd handig tijdens zo’n meetings. Daarvoor gebruiken we de hoofdtelefoons van Jabra, bij voorkeur bluetooth, zodat deze kunnen gebruikt worden voor gsm én notebook.
 

→ Al onze devices en toepassingen zijn sterk beveiligd – dat spreekt voor zich. We gebruiken daarvoor WatchGuard om onze servers te beschermen, en Bitdefender voor zowel het antivirus gebeuren als als extra filter voor binnenkomende spam of phishing mails.
 

→ Om alle gegevens van onze klanten en prospecten bij te houden en offertes te maken, gebruiken we het van oorsprong Belgische CRM-pakket Teamleader, volledig in de cloud, dus veilig en makkelijk van eender waar toegankelijk.

 

Links: inloggen met MFA van WatchGuard; rechts: een printer in een thuiskantoor
 

→ De meeste medewerkers hebben thuis een huis-tuin-en-keukenprinter. Maar voor kantoortaken is dat dikwijls niet voldoende. Ook thuis werken we met professionele print- en scanoplossingen van HP of Kyocera. Deze bieden voor alle behoeften zoals scannen naar een cloudomgeving of printen via een Citrix VPN etc goede oplossingen. Wie thuis werkt moet ook zeker zijn van een goede service en, uiteraard, de nodige supplies.
 

→ Wie op kantoor een technisch mankement heeft of een vraag over een software toepassing wandelt meestal naar de support dienst. Iets moeilijker natuurlijk van thuis uit. Wij hebben ervoor gezorgd dat ons support team het computerscherm probleemloos kan overnemen om te checken wat er mis is. Idem voor de hardware: vanop afstand kunnen ze helpen. Onze eigen Support & Helpdesk diensten bieden we ook aan onze klanten aan.
 

→ Voor het opzetten van een professioneel webinar (met deelnemerslijsten, een automatische opname, mogelijkheid om vragen te stellen, met meerdere een presentatie te geven, 1 webinar-coördinator te hebben etc.) gebruiken we LiveStorm of WebinarJam.
 

→ Om onze klanten relevante informatie te sturen of op de hoogte te houden van bijvoorbeeld ‘dringende veiligheidsrisico’s’ (in geval van malware aanvallen etc.) gebruiken we Activecampaign en WhatsApp.
 

→ Om onze medewerkers toegang te verlenen tot hun specifieke HR-gegevens zoals vakantiedagen, evaluaties, loonbrieven etc. gebruiken we Officient. Hier worden ook alle contracten, policies en afspraken rond assets digitaal getekend.
 

Extra oplossingen

Omdat we tijdens onze vele digitale transformatietrajecten in de afgelopen jaren ook andere oplossingen voor klanten realiseerden, vermelden we er nog een aantal hieronder.
 

• Om boodschappen naar verschillende beeldschermen te sturen vanuit één centraal punt gebruiken we de software Enplug. Hiermee kan je online beeldschermen sturen en beheren. We noemen dit ook Digital Signage.

• Internetconnectie zelf: Destiny & Telenet

• Een goede internetconnectie is uiteraard belangrijk. Maar nog belangrijker is om die ‘internet connectie’ sterk te houden in verschillende ruimten. Daarvoor gebruiken we de Wifi producten van Cisco/Meraki.

• Als een bedrijf of organisatie haar lokale, eigen toepassingen remote ter beschikking wil stellen op mobile devices van medewerkers via één centrale workspace maken we gebruik van Awingu.

• Niet iedereen gebruikt de online toepassingen van Microsoft. Google heeft ook een uitstekende set van toepassingen, inclusief een toepassing voor video-bellen: GSuite en Google Hangouts.

• Voor het implementeren van een extranet of intranet maken we gebruik van Microsoft Sharepoint.

• We hebben ook een echte digitale vergaderruimte, maar dan wel op kantoor. Als een aantal mensen samenzitten en digitaal willen vergaderen met anderen kan dat perfect met Logitech MeetUp in combinatie met grote beeldschermen (denk: 70 inch) van bijvoorbeeld HP of Dell. Zo’n grote schermen make de ‘vergader’-beleving super realistisch.

• We kunnen nog een stap verder gaan in het inrichten van een digitale vergaderruimte door het toevoegen van interactieve beeldschermen van i3. Ideaal om bijvoorbeeld met een enkele klik een presentatie vanaf je laptop op een centraal scherm in de meeting room te presenteren en te bewerken.
   

Ervaringen die we graag met je delen

→ Leer de tools gebruiken:
Een sterke digitale omgeving met de juiste tools is nog geen garantie op succes. De ‘adoptie’ van de omgeving, je er gewoon aan maken, de tools goed leren gebruiken en beheersen is even belangrijk. Dikwijls gebeurt die ‘adoptie’ door het gewoon regelmatig te doen (van op afstand werken) en de tools te gebruiken. Het beste voorbeeld hiervoor van de afgelopen weken zullen de video-calls geweest zijn. Wie de 1ste keer een video-call opzet (met 1 of meerdere personen) merkt al snel dat één en ander niet verloopt zoals verwacht of dat de ‘bekendheid’ met de software toepassing niet op punt staat. Een goede voorbereiding, een korte training of zelf proberen – op voorhand -  is altijd het beste.
 

→ Structuur, structuur, structuur: 
Wie naar kantoor moet komen heeft een dagelijks ritme en structuur. Voor thuis blijven werken is dat evenzeer nodig, anders verval je mogelijks snel in een pyjama-werker. In deze periode hebben we dan ook met onze medewerkers bij Eurosys intensief contact gehad. Elke vrijdag voor zien we virtuele teammeeting, via regelmatige emails houden we iedereen op de hoogte van de stand van zaken, we organiseren gezamenlijke e-lunches en e-aperitieven etc. 
 

→ ‘Een gezonde geest in een gezond lichaam’:
Iedereen kent het wel. We zorgen dat onze medewerkers dit zowel op kantoor als thuis kunnen beleven. Elke dinsdagmiddag kunnen onze medewerkers een online yoga-sessie volgen.
Kom alvast even tot rust door zelf één van onze yogasessies te volgen. We hebben ook een virtueel Fitness Bootcamp georganiseerd om mensen te laten bewegen. Onze gezondheidscoach heeft iedereen gecontacteerd om te polsen hoe het was, of er nog behoefte was aan praktische gezondheidstips of extra begeleiding. 

Wat we zelf nog geleerd hebben de afgelopen weken

Bij EuroSys Business waren we goed voorbereid op ‘telewerken’ of ‘van thuis werken’ maar, omdat één en ander nu drastisch moest toegepast worden (m.a.w niet een paar medewerkers die een paar dagen van thuis werken maar ‘iedereen’ die alle dagen thuis werkt) hebben we ook nog zaken geleerd waar we in de toekomst verder willen op inzetten om onze digitale transformatie verder te zetten. Hieronder 2 ‘learnings’:
 

Links: Ook thuis is een goede houding belangrijk; rechts: een vergadering via Microsoft Teams

→ Ergonomie is ook thuis belangrijk.

Op kantoor zijn we al enige tijd ‘ergonomie’-bewust. Bureau’s, stoelen etc. zijn gekozen met ‘ergonomie’ in het achterhoofd. Maar thuis heeft niemand echt het soort bureau of bureaustoelen als op het werk. Thuis zitten we dikwijls allemaal terug aan een tafel met een gewone stoel. Niet goed. We moeten - als we onze mensen regelmatig thuis laten werken - ook aandacht hebben voor het ergonomisch aspect van de ‘thuisomgeving’ of een andere ‘remote’ omgeving. We gaan dit zeker verder bekijken.
 

→ Nood aan ‘remote digital leadership’

In een face-to-face (F2F) meeting kan je ook een pak non-verbale communicatie oppikken. Zo ‘zie’ je’ aan de manier waarop iemand binnenkomt, of wat gromt aan de koffiemachine, of zuchtend achter zijn computer zit, hoe het met de persoon in kwestie gaat. In een remote wereld ‘zie’ je dat veel minder tot helemaal niet. Dan komt het erop aan om dit op andere manieren te detecteren. Ook de manier waarop een verkoper zijn klant, die ook ‘remote’ zit, moet benaderen kan en zal anders zijn dan in de F2F-wereld. Als manager moet je ‘anders’ managen dan wat je tot nu toe gewoon was. Dat vergt ‘aanleren’ van nieuwe ‘remote digital leadership’ vaardigheden. Ook hier gaan we meer werk van maken.

Conclusie

Deze ‘uitdagende tijden’ zullen onze manier van werken waarschijnlijk definitief veranderen. De digitale push die al op vele plaatsen in gang was heeft een flinke duw voorwaarts gekregen. Bedrijven en organisaties die er nog niet zo heel veel mee bezig waren beseffen nu het belang ervan. Zoals Winston Churchill in de jaren 40 van vorige eeuw al zei: ‘Never let a good crisis go to waste’. Dit is hét moment om 100% in te zetten op de digitale transformatie van je bedrijf of organisatie. Als we je kunnen helpen: graag.

 

Heb je vragen over één van de tools of ervaringen in dit document: contacteer ons!
[email protected] - T. 011 60 90 10 of via Microsoft Teams. Wij zijn maximaal digitaal bereikbaar voor de gewenste inspiratie, innovaties én realisaties. 

Wil je zelf al bepaalde tools ontdekken? Check dan onze webinars over verschillende topics.

Hoe ben jij met de Covid-19 lockdown omgegaan? Dat zouden we graag van je weten. Achteraf delen we onze inzichten met jou!