Hoe kiest u een CRM-systeem?

CRM-systemen bestaan er in alle vormen, maten en prijscategorieën. Welk CRM-pakket het best bij uw bedrijf past, is afhankelijk van de grootte en de noden van uw bedrijf. Maar wat is een CRM-systeem nu precies?

Wat is CRM?

CRM staat voor Customer Relationship Management. Met een CRM-systeem beheert u dus de relatie tussen u en uw klant. In zo’n systeem bewaart u de gegevens van uw klanten, maar ook contactmomenten, historiek en zelfs aantekeningen die u niet mag vergeten. Alle gegevens van uw klanten staan op één plaats en zijn gemakkelijker te beheren. Ook leads, leveranciers en andere contacten kan u beheren in dit systeem. Zo kan de tool u helpen om relaties op te bouwen en te onderhouden.

Waarom zou u voor een CRM-systeem kiezen?

Met alle gegevens van uw contacten op één plaats bespaart u veel tijd en geld. Maar er zijn nog meer redenen om te investeren in CRM:

• U kan uw contacten gemakkelijk structureren en extra informatie toevoegen indien nodig. Een CRM-systeem werkt eenvoudig met tags en custom fields om de database extra structuur te geven.
• Medewerkers kunnen de historiek van de contactmomenten raadplegen. Zo zijn ze meteen op de hoogte van de situatie. Collega’s moeten geen info meer uitwisselen en klanten moeten hun verhaal niet onnodig meerdere keren doen. 
• Het salesteam heeft nog extra voordeel van het CRM-systeem. Zij hebben een duidelijk overzicht van hun pipeline en kunnen gemakkelijk zien wanneer het tijd is voor opvolging en wat ze dan precies best doen. Zo kunnen ze beter verkopen. 
• Ook de klant achteraf tevreden houden, gaat vlotter dankzij een CRM-systeem. Doordat u in het systeem klantengroepen kan segmenteren op bepaalde kenmerken, kan u gemakkelijk de juiste klanten bereiken met de juiste berichten. U kan hen zo voorzien van updates en nieuwtjes.
• Facturen en offertes kan u ook eenvoudig via het systeem maken en versturen. Dat bespaart u niet alleen veel tijd, maar verkleint ook de kans op fouten.

Een CRM-systeem klinkt als een tool waar alleen grote bedrijven baat bij hebben, maar dat is slechts schijn. Zelfs een eenmansbedrijf heeft contacten met klanten en partners en kan efficiënter werken met een CRM-systeem. Dankzij dit systeem verliest u het overzicht niet en gaat belangrijke informatie niet verloren.

Opmerking: een CRM-systeem is niet hetzelfde als een ERP-systeem. ERP staat voor Enterprise Resource Planning en is meer geschikt voor de optimalisatie van bedrijfsprocessen. Daar waar het bij CRM draait om het beheer van contactgegevens, gaat het bij ERP meer om het beheer van voorraden. ERP combineert de gegevens van de administratie, de logistiek en de financiën.

Hoe kiest u een CRM-systeem?

Bij de keuze van een CRM-systeem moet u vooral goed op voorhand weten wat u wil dat de tool allemaal kan. Wat zijn uw doelen en hoe wilt u deze bereiken? Op basis van deze antwoorden kan u uw zoektocht starten. Stel u zeker altijd deze vragen bij de keuze van een systeem:

• Helpt de tool uw onderneming vooruit?

Een goed CRM-systeem helpt uw bedrijf om sneller en efficiënter taken uit te voeren. Bepaalde taken kunnen zelfs geautomatiseerd worden. Wat wilt u vooral bereiken? Het salesteam ondersteunen, de administratieve werklast verlagen, marketingacties eenvoudiger maken? Kies op basis van uw behoeften het beste CRM-systeem.
Ook voor beginnende bedrijven kan een goed CRM-systeem de kosten waard zijn. Omdat startende ondernemingen nog geen data hebben om hen te begeleiden bij hun beslissingen, is logica voor hen een belangrijke factor. Een goed CRM-systeem helpt u om inschattingen te maken voor de toekomst en om uw inzichten te verschaffen in de huidige situatie.

• Cloud software of on-premise?

Gaat u voor een online CRM-systeem in de cloud of heeft u liever een in-house server? Cloud software is meestal goedkoper, beter beveiligd, up-to-date en eenvoudiger in onderhoud. Bovendien heeft u meer uitbreidingsmogelijkheden voor opslag. Bij een on-premise CRM-systeem blijft de toegang van het systeem wel beperkt tot toestellen binnen het bedrijfsnetwerk. Weeg de voor- en nadelen tegen elkaar af voor u een keuze maakt.

• Is het eenvoudig te gebruiken en te implementeren?

Een CRM-systeem koopt u aan om uw workflow en efficiëntie te verhogen. Daarom is het belangrijk dat u voor een systeem kiest dat u gemakkelijk kan integreren in de bestaande workflow van uw bedrijf en dat eenvoudig is om te gebruiken. Een gebruiksvriendelijk CRM-systeem vertraagt uw werknemers niet. Integendeel zelfs.

• Kan het systeem meegroeien?

Bij de aankoop van een systeem houdt u rekening met het aantal medewerkers die de tool gaan gebruiken. Zo betaalt u zeker niets teveel. Maar wat als uw bedrijf groeit? Kan het systeem dat ook? Bekijk zeker hoeveel gebruikers er mogelijk zijn en wat de prijs hiervan dan is. Zorg er zeker voor dat u het systeem niet meteen kan ontgroeien.

• Is het de investering waard?

Hoelang doen uw medewerkers zonder CRM-systeem over hun taken? Hoeveel tijd zouden ze daar nog over doen met het systeem? Bereken hoeveel (tijd)winst de tool u zou opleveren en weeg dan af of deze investering waardevol is voor uw bedrijf.

Onze keuze: Teamleader CRM

Er zijn veel verschillende CRM-systemen op de markt, dus er zit zeker iets bij dat aan uw behoefte voldoet. Wij bij Eurosys raden Teamleader CRM aan. Dat is een online CRM-systeem dat zeer uitgebreid is. Zelfs projectmanagement en support zitten in het systeem vervat. De vele integraties die er mogelijk zijn bij Teamleader, zorgen ervoor dat het systeem snel in uw workflow toe te passen is. Verder werkt Teamleader met een abonnementsmodel dat u eenvoudig kan uitbreiden. Lees meer.

Bent u benieuwd naar Teamleader CRM? Contacteer ons dan voor meer info of een gratis demo.