Hoe maak je een back-up van je Teamleader-gegevens?

Doel van een back-up

Een back-up is een reservekopie van jouw bestanden en gegevens. Het is belangrijk een back-up te maken, want door onvoorziene omstandigheden (virus, computercrash, onbedoelde verwijdering van data, …) kan je documenten of gegevens in één klap verliezen. Het hoofddoel van een back-up is dit te voorkomen. Het maken van regelmatige back-ups van jouw data zorgt bovendien ten allen tijde voor bedrijfscontinuïteit in geval van dataverlies of -corruptie. Door een back-up te maken wordt jouw data op een tweede locatie bijgehouden. Via de back-up kan je je gegevens opnieuw herstellen of ophalen.

Back-up maken in Teamleader

Teamleader, als bedrijf zijnde, maakt ook een back-up van al jouw gegevens in Teamleader. Hiertoe hebben ze helaas geen toegang. Hun back-up kan slechts gebruikt worden in geval van datacorruptie door hackers op hun eigen platform, bijvoorbeeld. In geval van dataverlies door een Teamleader-gebruiker kan Teamleader niet grijpen naar hun gemaakte back-up. Het is dus aan te raden om altijd zelf, op regelmatige basis, een back-up in Teamleader te maken.

In Teamleader zijn er twee mogelijkheden om een back-up te maken.

Optie 1: Exportfuncties

In de verschillende Teamleader-modules kan je gebruik maken van de exportfuncties om een back-up te maken van de gewenste gegevens. Om dit te kunnen doen, heb je de juiste exportrechten nodig. Deze instelling vind je terug bij Instellingen > Medewerkers. Na deze activatie zal je zien dat de exportoptie ‘Exporteren naar Excel’ beschikbaar is in de volgende modules:

• Contacten
• Bedrijven
• Agenda
• Deals
• Facturen
• Projecten
• Artikelen
• Tickets

Door op de knop ‘Export’ te klikken en het juiste segment en/of de gewenste kolommen te selecteren, exporteer je jouw data naar Excel. Daarna kan je het Excel-bestand downloaden en bewaren.

Optie 2: Mijn back-ups

In Teamleader is het ook mogelijk om een back-up te maken van al je gegevens in één keer, die in een .zip-bestand bewaard worden. Hiervoor ga je naar Instellingen > Overzicht en zoek je naar back-up in de zoekbalk.

Klik op het plusteken onder ‘Mijn back-ups’ om een back-up aan te maken. Teamlader zal je een melding geven als de back-up voltooid is.

Aandachtspunten

• Enkel de Admin-gebruiker is gemachtigd om een back-up aan te maken.
• De back-up functie is niet beschikbaar in een demo-account.
• Teamleader kan maximaal 3 bestanden bewaren gedurende 24 uur. Het beste is om de back-up direct te downloaden en op te slaan.
• De gegevens van het gehele Teamleader-account worden bewaard, niet enkel van de gebruiker die de back-up start.

Er zijn een aantal zaken die niet mee in de back-up geëxporteerd worden:

• De activiteit/historiek op elk niveau.
• De artikellijnen op offertes/facturen. Deze kan je wel handmatig exporteren via de exportfunctie.
• De PDF-documenten gegenereerd in Teamleader. Factureren kan je wel in bulk exporteren via de exportfunctie.
• Andere bestanden die je hebt opgeslagen bij ‘Files’. Deze documenten kan je wel synchroniseren naar je computer door middel van een integratie met een externe applicatie, bv. Dropbox.
• De ingestelde targets.
• De inhoud van de tickets. Enkel de ticketeigenschappen worden bewaard.
• De back-up slaat enkel de timesheets van het afgelopen jaar op. Meer timesheetdata kan je exporteren via de exportfunctie.

 

Heb je hierover bijkomende vragen of heb je hulp nodig bij het instellen van jouw back-up? Wij helpen je graag verder. Contacteer ons.