Hoe u tot 40% kan besparen op uw printerpark

Als u binnen uw bedrijf regelmatig documenten print, kunnen de kosten van uw printerpark snel oplopen. Uit de vele gesprekken die we bij bedrijven hebben, weten we dat de kosten van de printers vaak nodeloos oplopen. We denken dan aan slapende en stilzwijgend verlengde contracten. Voeg daarbij jaarlijkse prijsstijgingen en u bent na enkele jaren flink wat extra geld kwijt voor uw printactiviteiten. Bovendien werkt u dan nog met printoplossingen van 5 of 6 jaar oud die niet meer voldoen aan hedendaagse beveiliging. Deze werken ook gewoonweg niet meer economisch. Hoge klikkosten en servicekosten kunnen zwaar op uw budget doorwegen. Koopt u zelf toners aan? Dan betaalt u ook daarvoor nog eens meer geld. Dit zijn allemaal overbodige kosten, waar u meteen iets aan kan doen. Maar hoe dan?

Directe besparingen

De meest directe kosten die u meteen kan verlagen, zijn deze van uw inkt. Hiervoor bieden wij hier bij EuroSys de oplossingen aan van KYOCERA en HP.

Driekleurenteller van KYOCERA (Pro Rato Colour Systeem)

KYOCERA werkt met een driekleurenteller. Hoe werkt dit precies? Bij overige fabrikanten betaalt u een vaste prijs voor elke pagina die u print. Bij het berekenen van deze prijs wordt uitgegaan van een gemiddelde kleurbedekking van de pagina. Of je nu maar één woord in kleur print, of een volledige pagina in kleur, de prijs is dezelfde. Bij KYOCERA lossen we dit probleem op door met drie tellers te werken. Elke teller geeft een verschillende bedekking in kleur weer: laag, normaal en hoog. Bevat uw geprinte pagina minder dan 6% totaal kleur? Dan valt die print in de categorie ‘Lage bedekking’. Tussen 6% en 30% spreken we van ‘normale bedekking’ en alles wat meer kleur bevat, is ‘hoge bedekking’. Deze procenten worden berekend door het totaal te nemen van de bedekking door de kleuren cyaan, magenta en geel. Zwart wordt niet meegerekend.

Een bedekking van 6% (Lage bedrukking) lijkt niet veel, maar toch valt maar liefst ~70% van alle prints in deze categorie. De gemiddelde dekking is goed voor ~25% van het drukwerk en maar ~5% van alle documenten die we printen bevat meer dan 30% kleur. Onderstaande voorbeelden geven een idee van de percentages in kleurbedekking (afgedrukt in A4-formaat). Aangezien de prijs wordt aangepast aan het reële tonerverbruik, kan u dankzij deze technologie tot wel 40% besparen.

HP Level Pay

Ook HP heeft een formule uitgewerkt om ervoor te zorgen dat u alleen betaalt voor wat u verbruikt. Met de formule Level Pay betaalt u alleen voor de geleverde supplies. De vaste maandelijkse prijs wordt jaarlijks opnieuw berekend. Heeft u op het einde van het jaar minder verbruikt? Dan wordt het verschil gecrediteerd en betaalt u volgend jaar een lager bedrag per maand. Heeft u toch meer verbruikt, dan betaalt u gewoon het extra verbruik eenmalig bij. Gelijkaardig aan uw stroomfactuur zeg maar. En hierdoor betaalt u enkel het reëel verbruik.

Indirecte besparingen

Naast de directe kost van inkt, zijn er nog tal van indirecte zaken waar u op kan besparen. Zo laat u best het managen van uw stock over aan ons. Wij zorgen voor een kosteloze levering van toners en het beheer van uw tonervoorraad. Gedaan met een overschot aan toners die u bij een defecte printer moet weggooien. Ook het pre-financieren van tonervoorraad valt hiermee weg.

Verder werken wij met ecologische machines. Dat houdt in dat de toestellen een hoge onderhoudscyclus hebben en dus veel langer meegaan. Bovendien maken onze machines bijna geen afval en het weinige afval dat toch bij de printer komt kijken, wordt steeds gerecycleerd. Wat goed is voor het milieu, is goed voor uw portemonnee. Langere levensduur betekent minder interventies en bijgevolg een lagere service-kost en lagere down time. 

Verantwoord printen

Waar kan u nog besparen? Op nutteloze prints die veel inkt en papier kosten en nergens voor dienen. Om ervoor te zorgen dat u meer gecontroleerd print, hebben wij de oplossing PaperCut. Dankzij de quota en het printbeleid van PaperCut gaat u meer verantwoordelijk printen. Bovendien zorgt de tool ook voor een uitgebreide rapportage van uw printgebruik, waarin u zelfs ziet hoeveel impact uw printactiviteiten op het milieu hebben.

Verder kan u met PaperCut het printbeleid in heel uw bedrijf doortrekken. Wilt iemand een document met meerdere pagina’s enkelzijdig afdrukken? Dan krijgt hij/zij een pop-up waarin de printopdracht bevestigd moet worden. Automatische printopdrachten kunnen ook standaard verwijderd worden als het verkeerde papierformaat ingesteld is. De mogelijkheden zijn eindeloos.

Voor vertrouwelijke documenten is PaperCut trouwens een goede oplossing, omdat gebruikers hun printopdrachten bij de printer moeten claimen voor de documenten ook echt afgedrukt worden. In het kader van de GDPR is dit een belangrijk aspect. Prints die op de printer blijven liggen, kunnen namelijk een potentieel gevaar zijn voor datalekken.

Probeer een gratis trial van Papercut (40 dagen).

Printing via EuroSys

U ziet het: EuroSys heeft alles in huis om de kosten van uw printerpark drastisch te doen dalen met aanzienlijke toegevoegde waarden op gebied van documentoplossingen.

En hoe zit dat met die stilzwijgend verlengde contracten? Wij bekijken naar het einde van elk contract of u nog steeds de meest voordelige oplossing in huis heeft. Zoniet, maken we u een besparend voorstel.  Bij ons vindt u geen slapende contracten die zomaar elk jaar duurder worden zonder dat u hiervan op de hoogte bent. Wij managen uw printerpark en evalueren al onze klanten minstens 6 maandelijks.

            

Op zoek naar een partner die meedenkt in uw printer infrastructuur, denkt in oplossingen en daarbovenop nog eens helpt met het realiseren van een besparing ? Wij komen graag langs om de huidige toestand te bekijken en geven een duidelijke evaluatie. Contacteer ons via [email protected].

Danny Willekens
Printing & Solutions consultant

[email protected]