Terug naar overzicht
30-08-2019

In 4 stappen naar een Office of the Future

De manier waarop we werken verandert. Steeds meer werknemers zijn kenniswerkers en deze jobs zijn er alleen maar complexer op geworden. Niet alleen hebben we het soms moeilijk om bij te blijven, ook de combinatie werk-privé komt onder druk te staan. Zeker de jongere generatie wil dat werken en leven in elkaar overlopen en vraagt een evolutie van een work-life-balance naar een work-life-blend. Een andere belangrijke verandering die een bedrijf nodig heeft, is dat we moeten overschakelen van ‘moeten werken’ naar ‘willen werken’. Dat doen we best door een gezamenlijk doel, een ‘common purpose’, te creëren waar het hele bedrijf achter staat. Het gezamenlijk resultaat telt en de strenge regels rond arbeidsuren en thuiswerk worden achterwege gelaten. Samenwerking is de sleutel, zeker nu we voor het eerst met vier generaties tegelijk op de werkvloer staan. Slaagt u er als werkgever in om iedereen te laten samenwerken en elkaars sterktes te zien, dan zal u niet alleen sterker en innovatiever zijn, maar ook de ‘war on talent’ winnen. Deze wordt immers niet meer gewonnen door de werkgever die met het hoogste loonbriefje zwaait, maar door degene die voor de beste werkomstandigheden zorgt. 

Kortom, we staan voor een aantal veranderingen en er is nood aan een nieuwe werkplek. Deze werkplek heeft HP uitgetekend: The Office of the Future. Wij gingen eens kijken naar hun roadshow en delen graag met u welke aanpassingen er nodig zijn om van uw huidig kantoor een kantoor van de toekomst te maken. 

1. Gezonde werkomgeving

Het is hoe langer hoe belangrijker dat we kijken naar de gezondheid van de werknemer en hoe het kantoor daarin kan bijdragen. Dat begint bij goede luchtkwaliteit. Een goede ventilatie en luchtzuiverende planten zijn al een eerste stap in de goede richting. Ook voldoende natuurlijk licht en het gebruik van natuurlijke materialen, zoals hout, zorgt voor minder stress. Een andere belangrijke factor voor een gezonde werkomgeving: geluid. Teveel geluid zorgt voor een lagere productiviteit en dus ook voor stress. Om dat op te lossen kan u zorgen voor stille ruimtes of geluidsabsorberende panelen.

Als u nog verder wil gaan voor de gezondheid van uw werknemers, kan u ook technologie inzetten. Dankzij Internet-of-Things kan u verschillende factoren meten en hierop inspelen. Zo kan u bijvoorbeeld de temperatuur in een vergaderzaal meten en op basis daarvan extra frisse lucht en daglicht voorzien. U kan ook het licht in een bepaalde ruimte van intensiteit laten veranderen naar gelang het tijdstip van de dag of het aantal aanwezige personen in die ruimte.

office of the future vergaderzaal modulair

 

2. Aangepaste kantoorruimtes

Nu de job van de moderne werknemer complexer wordt, met meer specifieke taken, heeft hij nood aan een andere werkomgeving. Daarom werd het concept Activity Based Workspace (ABW) ontwikkeld, waarin er verschillende zones/ruimtes worden gecreëerd die aangepast zijn aan specifieke taken. 

Zo zijn de bureaus van morgen flexplekken waarbij een werknemer binnen seconden na aankomst aan het werk kan zijn dankzij eenvoudige connectie en snellere login-methodes.

In de vergaderruimte moeten we afscheid nemen van de grote vaste tafel. De nieuwe ruimte is modulair en kan snel aangepast worden aan de noden. Staand of zittend vergaderen, een training geven, de zaal is overal op voorzien. Grote touchscreens en smartboards zorgen voor een vlotte vergadering. Wilt u toch nog op een whiteboard schrijven? Zorg er dan voor dat u deze content kan vastleggen en bewaren voor later. 

Verder is er meer nood aan stille ruimtes. En dan niet alleen om omgevingsgeluid uit te schakelen, maar ook om bijvoorbeeld te videobellen, een presentatie te oefenen of om gewoon na te denken.

Bepaalde bedrijven kunnen ook baat hebben bij een Workshop. Dit is een ruimte waarin designers aan de slag kunnen met augmented en virtual reality en 3D-printing.

office of the future hp flexplekken

3. Mobiliteit: onderweg en home office

Werknemers werken tegenwoordig al lang niet meer alleen op kantoor. Ook onderweg hebben uw medewerkers daarom nood aan de nodige apparatuur om vlot te kunnen werken. Door bijvoorbeeld voor een convertible laptop te kiezen, ondersteunt u hen in de verschillende taken die zij willen uitvoeren. Een presentatie tonen aan een klant, een ontwerp schetsen of e-mails beantwoorden, een convertible laptop maakt het veel eenvoudiger voor uw werknemers. Let trouwens ook goed op de veiligheid van uw data als uw werknemers onderweg werken. Wij kunnen u hier altijd raad en ondersteuning in bieden.

Ook thuiswerk zit in de lift. Veel werknemers geven aan dat ze daar productiever zijn dan op kantoor, ondanks dat ze thuis vaak niet dezelfde uitrusting hebben. Zo ontbreekt vaak een extern scherm, een goed toetsenbord en muis en conferencing apparatuur. Van zodra uw medewerker 1 dag per week thuis werkt, is het een slimme investering om hem van de nodige apparatuur te voorzien. 

4. Nieuwe technologie

In de vorige stappen spraken we al eens over nieuwe technologie als VR en Internet-of-Things, maar het gaat nog verder dan dat. Zo begint ook voice control stilaan aan een opmars. En ook machine learning, big data en artificial intelligence vinden steeds meer hun weg in het bedrijfsleven. Denk bijvoorbeeld aan chatbots voor het oplossen van klantenvragen. Tenslotte kan ook augmented reality een toegevoegde waarde zijn voor uw bedrijf. Werkt u bijvoorbeeld met onderhoudstechniekers? Dan kunnen zij dankzij deze technologie aanwijzingen krijgen tijdens het uitvoeren van een onderhoud.

Hoe begint u nu aan uw nieuwe werkplek?

Om zelf een Office of the Future te creëren kijkt u best even naar uw werknemers en bepaalt u wat hun noden zijn. Op basis daarvan kan u beslissen hoe u hen het best kan ondersteunen en welke aanpassingen er nodig zijn in uw kantooromgeving. Bekijk voor de aankoop van nieuwe devices ook zeker een as-a-service model. Dankzij dit model kan u sneller inspelen op veranderende noden en krijgt u vaak betere technologie voor dezelfde prijs.

We weten dat het niet gemakkelijk is om meteen voor het kantoor van de toekomst te zorgen. Maar bedrijven die daar toch in slagen, hebben zeker wel een strategisch voordeel. Dankzij hun aangenamere werkomgeving kunnen ze meer uit het potentieel van hun werknemers halen.