Lenteschoonmaak in je papieren archief. Hoe begin je eraan?

Nog niet begonnen aan de lenteschoonmaak in je papieren archief of weet je niet hoe hieraan te beginnen? Of wil je gewoon starten met het digitaliseren van documenten, de tekst doorzoekbaar maken en snel kunnen terugvinden zonder hiervoor in kasten, ringmappen, kelder of op zolder te moeten gaan zoeken? Met Umango bieden we een flexibele maatoplossing met tal van mogelijkheden. Van eenvoudig OCR-en van documenten tot barcode en QR-code herkenning zijn enkele basisprocessen die mogelijk zijn met een Umango Software.

Hoe werkt Umango?

Als input kan een document van een scanner of MFP komen. Ook folders waarin documenten gedropt worden, kunnen continu bekeken en opgepikt worden (zgn. watch-folders). E-mailboxen kunnen eenvoudig door Umango uitgelezen worden en behandeld worden. Tal van mogelijkheden langs input of “source” zijde.

Het hart van de Umango software is een continue ge-update Abbyy engine die zorgt voor de verwerking van het document. Zo kan er uiteraard een OCR en barcode/QR-code herkenning gedaan worden. Maar ook optimalisatie van de te verwerken documenten behoort tot de mogelijkheden. Denk dan aan ontruisen, rechtzetten, kwaliteitsverbetering, instellen belichting... Alles is te beheren via een gebruiksvriendelijke webbased user interface.

Het eindresultaat is van groot belang bij een archiveringssoftware

De output of het resultaat van de archiveringssoftware is uiteindelijk waar het om draait. In deze fase moet het document voorzien zijn van alle gewenste toegevoegde waarden om het snel en makkelijk terug te vinden. Ook inhoudelijk moet alle nodige info snel en accuraat teruggevonden kunnen worden. Ten slotte moet het digitale archief “ergens” op een veilige plek opgeborgen kunnen worden, waar het voor de juiste gebruikers beschikbaar moet zijn.

Met Umango kan de output een lokale folder(s), een cloud omgeving (O365, SharePoint, Google...), document management systeem of database zijn. Toevoeging van XML- en/of metadata behoren tot de mogelijkheden alsook het meegeven van data of verificaties via een MFP/scanner.

Kortom met Umango bieden we een maatoplossing voor ieder bedrijf en zijn de functionaliteiten nagenoeg onbegrensd. Het opzoeken van documenten wordt vergemakkelijkt, vereenvoudigd en versnelt. Wat zeker een extra troef is nu we door COVID-19 massaal thuiswerken. En of het nu gaat om een low-entry oplossing binnen een KMO-omgeving of een zeer uitgebreid proces, mits de juiste aanpak en het juiste presales traject kunnen we iedereen hiermee ontzorgen en ons steentje bijdragen aan een groenere en meer papierloze omgeving.

Heb je vragen, weet je niet hoe eraan beginnen of wens je gewoon meer info? Dan helpen we je graag verder in je zoektocht naar een optimalisatie in je archivering en digitaliseringsproces,

Contacteer me vrijblijvend voor meer info.

Danny Willekens
Printing & Solutions consultant

[email protected]