Samen met mijn accountmanagers, kom ik bij heel wat klanten en prospecten over de vloer. Eén klantvraag is me deze week in het bijzonder bijgebleven. Een middelgroot bedrijf was gestart met thuiswerken voor een selectief, beperkt aantal mensen. Vanuit het management werd gevraagd of IT kon onderzoeken of er software bestond waarmee je aan de hand van het aantal toetsaanslagen en muisbewegingen kon afleiden hoe lang zo'n thuiswerker effectief aan zijn PC had gewerkt. Na een beetje doorvragen bleek eigenlijk dat men enkele "stouteriken" ervan verdacht dat ze meer bezig waren met het onderhoud van hun tuin en het opvoeden van de kinderen, dan met het échte werken vanop afstand. De oplossing leek dan ook voor de hand te liggen: controlesoftware en de confrontatie aangaan...

Is het zo eenvoudig?

Als IT bedrijf wordt er bij ons regelmatig van thuis uit gewerkt. Als ik zelf sleutel aan een groot project, een presentatie maak of gewoon geconcentreerd en ongestoord wil werken, doe ik dat ook thuis. Ik merk dat ik simpelweg meer gedaan krijg op dezelfde tijd! Mijn mensen doen dit op dezelfde manier. Wij hebben intern de afspraak dat men "Work @ Home" in de agenda zet en daarmee is de kous af. Agenda's zijn gedeeld en zo zien we wel wie waar zit. De vraag om scherm en muisbewegingen te meten is dan ook nog nooit bij me opgekomen.

Wanneer iemand fulltime van thuis werkt, dan liggen de kaarten uiteraard nog wel wat anders. Al blijf ik van mening dat er andere manieren zijn om ervoor te zorgen dat zowel management als medewerkers de voordelen van thuiswerken optimaal kunnen benutten. Enkele tips bespreek in deze blog.

1.Choose wisely

Het begint met werving en selectie! Niet iedereen is gemaakt om te "kunnen" thuiswerken. Hiervoor zijn er bepaalde skills nodig zoals zelfmotivatie, time-management en "plantrekkerij". Als thuiswerker heb je immers geen onthaal, koffiedame, onsite helpdesk, ... ter beschikking. Je staat er immers alleen voor! Je moet ook bestand zijn tegen alle vormen van afleiding zoals spelende kinderen, groeiend gras, de was, zeurende partners, ...  ;-) Thuiswerken is immers niet hetzelfde als verlof!

2. Professionele werkomgeving

Het wil niet zeggen dat als medewerkers thuiswerken ze ook zelf moeten zorgen voor hun werkomgeving. Als werkgever moet je zorgen voor de juiste "tools" zodat men ook thuis efficiënt kan werken. Een snelle up-to-date werkpost, snel internet, goede wifi, een vaste telefoon of softphone waarop men intern voor collega's bereikbaar is en vlot contact met klanten kan opnemen, en courante software om vlot te kunnen werken.

3. Stay connected

Vandaag bestaan er hulpmiddelen om in teamverband te kunnen werken, onafhankelijk van locatie. Google Apps for Work en Office365 zijn hier al mooie voorbeelden van. Hiermee kan je samenwerken aan documenten en ze beschikken beide over een chat/videochat/voice functionaliteit. Vandaag de dag komt Slack meer en meer op als hét communicatiemiddel over teams heen waarbij je op basis van "kanalen" informatie kan delen met collega's, relaties en klanten.

4. HR uitdaging

Aangezien je thuiswerkers niet meer of heel weinig op het bedrijf komen, is HR een extra uitdaging. Organiseer dan ook een wekelijkse 1-on-1. Dit kan perfect via videoconferencing (Google Hangouts, Skype, Facetime, ...), waarbij de leidinggevende de voorbije en de volgende week overloopt met de medewerker. Wat is er uitgevoerd, staat er op de agenda, zijn er bezorgdheden, zijn er positieve zaken, werkpunten, ... Gebruik als leidinggevende dit moment ook voor een stukje "social talk". Hoe gaat het met de kinderen, hoe was de vakantie, ...  uiteindelijk werken we met mensen en mag het menselijk aspect niet over het hoofd gezien worden.

Om tevredenheid van werknemers (op afstand) te meten zijn tools als Bonus.ly en OfficeVibe uitermate geschikt. Met Bonus.ly kunnen medewerkers en management elkaar punten geven, deze punten kunnen dan gebruikt kunnen worden om "prijzen" te kopen. Deze prijs kan een cadeau zijn, maar bijvoorbeeld ook een etentje met de CEO of een teambuilding met collega's. OfficeVibe meet continue de tevredenheid van je medewerkers via een geautomatiseerd vraag en antwoord systeem en geeft het bedrijf een eNPS score (Employee Net Promoter Score).

5. Fun!

Doordat je medewerkers verspreid zitten, is het een extra uitdaging om een team te creëren. Hierin kunnen sociale netwerken zoals Facebook of Google+ een belangrijke rol spelen. Het delen van vakantiefoto's of het volgen waar collega's in hun privé-tijd mee bezig zijn zorgt voor een extra betrokkenheid, een extra band, een teamgevoel. Stimuleer dit daarom als werkgever!

Organiseer teambuildings, personeelsfeesten, werkactiviteiten. Het is zinvol om dit méér te doen dan in een klassieke werksituatie. Minstens 2 keer per jaar een activiteit is zeker nodig, maar één keer per kwartaal is niet te veel.

6. Meten is weten

Voor een thuiswerker heeft het geen zin om te meten hoe lang men werkt. Oordeel en beoordeel op basis van meetpunten. Dit kan gaan van het aantal uitgestuurde telefoontjes, klantenbezoeken, offertes, orders tot omzet of marge in €. Dikwijls bestaan er reeds KPI's. Gebruik deze zeker om thuiswerkers te evalueren.

7. Support van management en topmanagement

Thuiswerken kan alleen slagen als dit door de volledige organisatie wordt gedragen. Als zowel de medewerkers als het management hier achter staan. Vertrouwen speelt hierin een grote rol, net als het uit handen geven van een stuk controle. Als topmanagement dit vertrouwen niet heeft en deze controle niet uit handen kan geven, zal dit een impact hebben op de succeskans en is het eigenlijk zelfs verloren moeite om met thuiswerken te starten. Dan kan men beter wachten tot de organisatie hier klaar voor is.

Besluit

Thuiswerken is geen privilege, het is een way of work, een manier van werken. Dit zorgt voor een hogere productiviteit en heeft als groot voordeel dat het woon-werkverkeer wegvalt en dat een medewerker zelf de dag kan indelen. Dit heeft in veel gevallen een positief effect op de work-life-balance, met als resultaat een groter engagement van de medewerkers.

Oh ja, of er een tool bestaat waarmee je toetsenbordaanslagen en muisbewegingen kan meten? Die bestaat! Je kan zelfs zien welke websites er bezocht zijn, hoe lang men op deze websites actief was, hoe lang programma's gebruikt zijn, welke chat & mailcommunicatie gevoerd werd en welke bestanden er op USB stick geplaatst zijn. Deze tool heet Softactivity. Laat ons hopen dat we deze nooit nodig hebben ;-)

Mark Aerts
Commercieel Directeur B2B - Bestuurder

Tel +32 11 60 90 09 | Gsm +32 474 96 36 00
[email protected]