Werken in de cloud: de voordelen en nadelen
Dé vaakst gestelde vraag over de cloud
Bedrijven stellen allemaal dezelfde vraag: kan alles naar de cloud?
Ons antwoord: dat kan, maar wel op de juiste manier. Er is voorbereiding nodig en je moet ook goed definiëren wat je bedoelt met de cloud.
Want je hebt enerzijds infrastructuur en anderzijds tools en manieren van werken. Dat leggen we bij EuroSys graag uit aan bedrijven. Dat de infrastructuur steeds meer verdwijnt en bedrijven vaker clouddiensten afnemen.
E-mails staan vandaag al in de cloud. ERP- en CRM-oplossingen ook steeds meer. Het stukje dat nog zelf bij een bedrijf staat wordt almaar kleiner, waardoor de stap naar de cloud ook makkelijker wordt.
De data zelf blijven vaak bij bedrijven op de server staan. Data die ze dagelijks gebruiken. Dat stapje naar de cloud is moeilijker. Dat bekijken we samen met bedrijven: hoe zit het met je gegevens, wat doe je allemaal? We analyseren hoe elk departement binnen het bedrijf werkt.
Vaak zijn er ook archieven waarvoor de server moet draaien. Dat kost energie en moet gemonitord worden. Die zaken steken we graag in de cloud.
De voordelen van de cloud
Het belangrijkste voordeel: je kan altijd en overal aan je data. Opmerkelijk: veel afgestudeerden zijn het gewend om in te loggen op eender welk toestel, op eender welke locatie. Ze vinden werken in de cloud vanzelfsprekend. Ze willen ook geen bedrijfslaptop meer, maar een eigen toestel. Liefst een iPad.
Dat strookt met hoe een moderne werkplek eruitziet. Je krijgt een platform waarop je inlogt en van daaruit kun je je werk doen: je kan aan je data, mails, contacten en je ERP-pakket via een link die je daar vindt. Met alle nodige security erachter.
Zo ’n platform kunnen we bij EuroSys volledig finetunen: per afdeling, per gebruiker. En je hebt toegang met eender welk toestel.
Nog een voordeel: voor stagiaires in je bedrijf hoef je niets apart op te zetten. Ze krijgen gewoon toegang tot het platform. Na hun stage hebben ze geen toegang meer. Je hebt dus meer controle.
De nadelen van de cloud
De cloud wordt gezien als een veilige omgeving. Maar dat is niet zo. Je bent als bedrijf nog altijd verantwoordelijk voor je data. Je hebt back-ups nodig en je kan altijd gehackt worden.
Tweede nadeel: bij heel complexe productieomgevingen zoals 3D-printing wordt de cloud een uitdaging qua snelheid. Want je bent afhankelijk van internetconnectiviteit. Zonder internet kan je niet werken, al zien we dat niet zo vaak meer gebeuren.
Voor grafisch werk was de cloud vroeger een uitdaging, maar dankzij krachtige computers is dat probleem van de baan.
“En waar staat mijn data?”
Microsoft heeft tientallen datacenters over de hele wereld. Onze data staan in Europese datacenters. Al weten we niet waar exact.Er komt binnenkort ook een Belgische datacenter. Veel bedrijven vragen daarnaar: ze hebben liefst dat hun data in eigen land staat. Wat dat geeft een prettig gevoel.
Stel: je data zitten buiten Europa. Dan heeft Microsoft genoeg documenten om aan te tonen dat de GDPR-regels ook buiten Europa gehandhaafd worden.
Is de cloud goedkoper?
Cloud is niet altijd goedkoper maar je kan wel flexibeler werken. Zo kan je ‘s nachts, in het weekend of afhankelijk van je gebruik toestellen uitschakelen om te besparen.
Je hebt dan geen stroom nodig, in je serverlokaal hoeft geen airco te draaien en er is geen noodgenerator.
Opgelet: niet alles kan in de cloud, sommige dingen blijven lokaal. Want je hebt nog altijd een firewall nodig.
Welke cloudtoepassingen passen bij mijn bedrijf?
Naast Microsoft Cloud zijn er ERP-pakketten waar je een goede analyse op kan maken. Kijk wat 100% native cloudtoepassingen zijn, waarbij je geen server nodig hebt en gewoon inlogt.
Voor back-ups zijn er cloudbackupoplossingen: dus je brengt de data van de ene cloud naar de andere. Kortom: je plaatst je data bij Microsoft maar je back-up net niet.
Als je checkt welke cloudtoepassing past bij jouw bedrijf, stel jezelf deze vragen: heb ik servers nodig, moet er iets in de cloud, of zijn mijn applicaties al extern gehost per definitie?
Een analyse voor de juiste cloudtoepassing duurt wel even. Bij EuroSys gaan we het hele bedrijf door want departementen hebben hun eigen manier van werken, hun eigen tools.
We werken liefst met kernteams: een aantal mensen uit verschillende afdelingen brengen we samen. En we vragen: wat gebruik je vandaag, wat zoek je, waar loop je tegenaan? We lopen soms een hele dag mee met mensen. Waarmee ben je bezig? Hoe verzamel je je vragenlijst? Hoe kunnen we dat optimaliseren binnen Microsoft?
Vanuit een productiviteitsscore genereren we een rapport: in hoeverre gebruik je je tools optimaal? En daarmee maken we een stappenplan. Bijvoorbeeld: migreren naar Sharepoint of een opleiding Teams.
Het begint met inspiratie maar daarna gaan we mensen ook trainen. Het is bijzonder moeilijk om iemand die al tientallen jaren op eenzelfde manier werkt klaar te stomen voor de cloudomgeving. Het is belangrijk dat de begeleiding gebeurt voor we de transitie doen. Die begeleiding, dat traject stopt ook nooit.
Hybride-omgeving: lokaal en cloud
Je kan toepassingen overbrengen via de cloud naar de lokale omgeving zodat je de twee luiken niet meer hebt.
Stel: je moet een machine besturen en dus lokaal werken. En je moet straks een Teams-meeting doen. Dan gaan we bij EuroSys via het platform de lokale omgeving raadplegen. Je krijgt een hybride omgeving waarmee je het meeste via de cloud doet. De gebruiker ziet geen verschil.
Er zijn bepaalde ERP-pakketten die op een oude versie van Windows draaien, die vandaag niet meer ondersteund worden. En dan kunnen die pakketten niet naar de cloud migreren. Ook daar gaan we kijken of je die applicatie nog nodig hebt of enkel de data binnen die applicatie. Vaak is het enkel de data. Die kunnen we wel naar cloud migreren.
Wat is de rol van de IT-partner in die migratie naar de cloud?
Bij EuroSys gaan we analyseren hoe je vandaag werkt en kijken of het wel in de cloud kan. Het laatste wat we willen is alles naar de cloud brengen en voor gebruikers een hel creëren, waarbij ze toch niet flexibel en efficiënt kunnen werken.
Soms willen bedrijven naar de cloud maar lukt het niet. In dat geval werken we hybride want de e-mail blijft staan. Vooral in grafische omgevingen gebeurt dat omdat de performantie toch niet optimaal is. Of ze dachten dat de cloud goedkoper was maar dat is niet altijd zo.
En de kostprijs van de cloud?
De cloud werkt met licenties. Je kan je maandelijkse kost voor de cloud heel goed budgetteren per gebruiker. Ook de IT-kost van je bedrijf kan je goed maken.
Die kostenanalyse nemen we bij EuroSys ook op ons. Stel: je gebruikt een server maar voor de helft. Dan kunnen we die terugschalen naar een lager model. Of opschalen voor extra performantie. Ook handig: als je geen cloudomgeving meer nodig hebt, dan kan je die in principe uitzetten.
Enkele gouden tips als je wil starten met cloud:
- Schakel een goede partner in die samen met jou de analyse maakt.
- Neem elk detail van je organisatie onder de loep.
- Contacteer cloudleveranciers en vraag of je wel naar de cloud kunt gaan.
- Neem je telefooncentrale ook mee in je analyse en kijk of het ook in de cloud kan.
- Ook printing kan in de cloud.