Cloud Collaboration & Communication

De meest gestelde vragen over Teams

Heb je een vraag over het gebruik van Teams? Op deze pagina kan je terecht voor meer informatie over de verschillende communicatiemogelijkheden in Microsoft Teams, van chats tot videogesprekken. Aan de hand van stappenplannen en tips leer je hoe je deze tool op een efficiënte en effectieve manier kan gebruiken. Bovendien wordt deze informatie steeds aangevuld met nieuwe vragen en uiteraard ook antwoorden. Check dus regelmatig onze pagina en word een echte Teams expert! 

Bovendien kan je ook altijd bij ons terecht voor een basisopleiding over Microsoft Teams.

Wendy Daniels

Business Productivity Consultant
Microsoft Teams
items: 

Hoe kan je een out of office instellen in Teams?

Een out of office status is handig om je teamgenoten op de hoogte te brengen wanneer je niet aanwezig bent en dus niet (of moeilijk) bereikbaar bent. Je collega’s zullen dan, wanneer ze je een chatbericht versturen of je profiel openen, automatisch een melding te zien krijgen dat je afwezig bent en mogelijk niet reageert op je berichten.

Hoe je dit precies doet, vind je terug op onze nieuwspagina

Hoe kan je iemand in de 'spotlight' zetten tijdens een Teams meeting?

Tijdens een videovergadering kan de organisator of presentator ervoor kiezen om de video van een bepaalde deelnemer weer te geven voor elke deelnemer in de vergadering. Dit wordt ook wel uitlichten (Spotlight) of aanbevelen genoemd.

Als organisator of presentator kan je ofwel je eigen video uitlichten, ofwel die van een andere deelnemer. We geven je voor beide opties weer op welke manieren je dit kan doen.

De video van een andere deelnemer uitlichten
Optie 1

  1. Klik met de rechtermuisknop op de video van de persoon die je wilt uitlichten
  2. Kies voor de optie ‘Spotlight’

Optie 2

  1. Kies ‘Deelnemers weergeven’. Zo krijg je een lijst te zien van alle deelnemers in de vergadering
  2. Klik met de rechtermuisknop op de naam van de persoon van wie je de video wilt uitlichten
  3. Kies voor de optie ‘Spotlight’

Je eigen video uitlichten

  1. Kies ‘Deelnemers weergeven’
  2. Klik met de rechtermuisknop op je naam
  3. Kies voor de optie ‘Spotlight mij’

Om het uitlichten te stoppen klik je op de rechtermuisknop en kies je voor ‘Spotlight stoppen’.

Wel zijn er nog enkele beperkingen om rekening mee te houden:

  • Wanneer de weergave ingesteld is op grote galerie of in ‘samenwerken’ modus, is het uitlichten van een video niet mogelijk
  • Je kan maar een video tegelijk uitlichten
  • Bij het opnemen van de vergadering, zal in de opname de uitgelichte video niet uitgelicht zijn

Hoe kan je aanwezigheidsrapporten downloaden in Teams?

Aanwezigheidsrapporten in Teams geven weer welke deelnemers de vergadering bijgewoond hebben en op welk tijdstip ze de vergadering hebben betreden en verlaten. Deze rapporten kunnen enkel gedownload worden door de organisatoren van de vergadering en wanneer je beheerder deze functie beschikbaar maakt.

Een aanwezigheidsrapport downloaden kan op 2 manieren:

  1. Via de chat van de vergadering:
    5 minuten na het beëindigen van de vergadering kan je hier het aanwezigheidsrapport downloaden.
  2. Via de uitnodiging van de vergadering:
    In je Agenda in Teams kan je de vergadering openen. Vervolgens kijk je bij het tabblad ‘Details’ en klik je op ‘Aanwezigheidsrapport’.

Het rapport wordt gedownload als CSV-bestand. Je kan het openen in Excel.

Wel zijn er nog enkele beperkingen om rekening mee te houden:

  • Wanneer er een kanaalvergadering plaatsvindt en er een tweede vergadering gestart wordt binnen hetzelfde kanaalgesprek, wordt er enkel een aanwezigheidsrapport opgesteld voor de tweede vergadering.
  • Deelnemers die alleen kijken worden hierbij wel niet opgenomen in het rapport. Dit geldt ook voor deelnemers die in de lobby van de vergadering wachten en niet toegelaten worden in de vergadering.
  • Op dit moment zijn aanwezigheidsrapporten nog niet mogelijk voor vergaderruimten. Dit zal binnenkort wel mogelijk zijn.

Hoe kan je je eigen computergeluid mee opnemen in je gedeelde scherm?

Wanneer je bij het delen van je scherm filmpjes wilt tonen aan de andere deelnemers, is het een goed idee om je computergeluid mee te delen. Op deze manier kunnen de deelnemers ook horen wat jij hoort, wanneer het filmpje zich afspeelt.

Hoe doe je dit?

Klik op ‘Inhoud’, om je scherm te delen. Vervolgens vink je ‘Computergeluid opnemen’ aan. Zo kunnen de deelnemers al de audio van je computer mee beluisteren, ook de meldingen die je ontvangt.

Opmerking: Het is belangrijk dat Teams en je computer op dezelfde luidspreker worden ingesteld. Dit kan je instellen bij de systeeminstellingen van je computer en de apparaatinstellingen in Teams.

Bovendien is het ook mogelijk om je computergeluid te delen nadat je je scherm al gedeeld hebt. Dit doe je door tijdens je presentatie ‘Computergeluid opnemen’ te selecteren, bovenaan je scherm.

Je kan het delen van je geluid stoppen, door opnieuw op de knop te klikken.

Hoe kan je inhoud delen in een Teams-vergadering?

Tijdens een Teams-vergadering kan het handig zijn als je deelnemers mee kunnen kijken op jouw scherm. Dit doe je door te klikken op ‘Inhoud’. Let er wel op dat je, indien je de webversie van Teams gebruikt, gebruik maakt van Google Chrome of de nieuwste versie van Microsoft Edge (anders kan je je scherm niet delen).

Vervolgens kun je een van de volgende opties kiezen om je scherm te delen:

  • Hele bureaublad: wanneer je meerdere vensters wilt te delen
  • Een venster: wanneer je één venster wilt delen
  • Een Powerpoint-bestand: wanneer je een presentatie wilt delen, waarbij de anderen op hun tempo door de presentatie kunnen gaan. Opmerking: Je kan ook tegengaan dat andere deelnemers door jouw presentatie kunnen bladeren. Dit kan vooraf ingesteld worden, door in de instellingen de Persoonlijke weergave uit te vinken: 

  

              Of je kan dit ook doen tijdens de presentatie, door te klikken op het ‘oogje’:

 

  • Een whiteboard: wanneer je schetsen of notities wilt delen tijdens de vergadering

Je kan het delen van je scherm stopzetten, door te klikken op ‘delen stoppen’.

Hoe kan je instellingen voor deelnemers wijzigen voor een Teams-vergadering?

De IT-beheerder van jouw bedrijf legt de standaardinstellingen van deelnemers aan vergaderingen vast. Maar dat wil niet zeggen dat je die niet kan veranderen. Via de vergaderopties kan je per meeting al heel wat machtigingen op voorhand instellen. Dat kan handig zijn voor meetings met veel mensen en/of externen. Of voor het geven van opleidingen of webinars via Teams. Let op: je moet hiervoor wel organisator zijn van de vergadering.

Hoe doe je dit? 

Selecteer in je agenda de vergadering en klik dan op vergaderopties.

instellingen Microsoft Teams vergadering veranderen

Je krijgt dan dit te zien:

instellingen Teams meeting wijzigen

Hier kan je dus eenvoudig de gewenste opties aanduiden.

Wat zijn nu die opties?

  • Kiezen wie de lobby kan omzeilen
    Je kan hier bepalen wie rechtstreeks toegang krijgt tot de vergadering en wie moet wachten tot iemand hem/haar binnenlaat.
     
  • Kiezen dat mensen die deelnemers die inbellen met de telefoon de lobby kunnen omzeilen
    Deze optie kan je alleen selecteren als niet iedereen rechtstreeks toegang heeft tot de vergadering. Wanneer deze instelling is ingeschakeld, kunnen mensen die telefonisch inbellen, deelnemen aan de vergadering zonder dat ze moeten wachten tot iemand ze toelaat. 
     
  • Kiezen om op de hoogte te worden gebracht wanneer bellers deelnemen of de meeting verlaten
    Je ontvangt dan een melding wanneer iemand via een telefoon deelneemt of terug uit de meeting vertrekt.  
     
  • Kiezen wie kan presenteren
     
  • Voorkomen dat deelnemers zelf het dempen kunnen stoppen
    Wil je ruis en afleiding voorkomen, dan kan je bepalen wanneer deelnemers kunnen dempen of het dempen kunnen stoppen. Met deze optie kan je voorkomen dat deelnemers dat zelf kunnen stoppen.
     
  • Kiezen om chatberichten uit te schakelen
    Dat kan je bijvoorbeeld doen als je geen afleiding wilt tijdens de vergadering.
    Voor deze optie zijn er 3 keuzes:
    • Ingeschakeld (standaard): Deelnemers kunnen chatten vóór, tijdens en na de vergadering.
    • Uitgeschakeld: Niemand kan chatberichten verzenden. Ook de organisator niet.
    • Alleen tijdens de vergadering: Deelnemers kunnen chatten tijdens de vergadering, maar de organisator kan op elk moment berichten verzenden.

Hoe kan ik een poll lanceren tijdens een Teams-meeting?

Om een poll te kunnen maken en lanceren in een Teams-meeting, moet je de organisator of presenter zijn van deze meeting. Je kan de polls op voorhand via een integratie met Microsoft Forms klaarzetten in de meeting zodat je deze tijdens de meeting op het juiste moment live kan gooien. Je kan de poll ook al op voorhand delen of pas na de meeting.

Hoe je dat precies doet, leggen we uit in onze uitgebreide blog.

poll tijden microsoft teams vergadering

Wat zijn breakout rooms in Teams?

Breakout rooms zijn 'vergaderruimten' in Teams die je kan aanmaken wanneer je een online meeting hebt met een grote groep. Dankzij deze aparte 'ruimtes' kan je de groep opsplitsen in kleinere groepjes om zo gemakkelijker over een bepaald onderwerp te discussiëren of over een bepaald thema te brainstormen. Vanuit deze breakout rooms kunnen de deelnemers ook terug naar de algemene meeting.

Hoe deze breakout rooms precies werken? Daar hebben we een uitgebreide blog over geschreven die je hier kan lezen.

Hoe kan je emoticons toevoegen aan de naam van een kanaal in Teams?

Wanneer je een nieuw Teamskanaal aanmaakt en je daar een emoticon aan wil toevoegen, gebruik dan de toetsencombinatie Windowsteken + . (punt). Je krijgt dan een overzicht van de beschikbare emoticons waar je uit kan kiezen.

emoticons in naam Teamskanaal